14. POPIS INSTITUCE SPRAVUJÍCÍ ARCHIVÁLIE: ARCHIVNÍ PRŮVODCE

Tato kapitola je věnována popisu archivů a kulturně vědeckých institucí (muzea, knihovny, galerie, památníky, veřejné výzkumné instituce a vysoké školy), které uchovávají archiválie.

Popis institucí, které v souladu s legislativními předpisy uchovávají archiválie a pečují o ně, je na mezinárodní úrovni specifikován standardem ISDIAH – International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Mezinárodní standard pro popis institucí uchovávajících archiválie). Tato norma podává praktický návod, jak sestavit jednotný popis institucí, který je možné využít k vytvoření podrobného adresáře archivů a kulturně vědeckých institucí na národní úrovni. Účel adresáře spočívá v možnosti poskytnout veřejnosti na jednom místě základní informace o příslušných institucích doplněné o nejrůznější kontakty tak, aby se potencionální zájemci o výzkum snadno zorientovali v síti archivů a dalších paměťových institucí pečujících o archiválie.

Popis instituce podle standardu ISDIAH je členěn do šesti základních oblastí obsahujících celkem 31 popisných elementů. Informace zaznamenávané v popisu se týkají vždy identifikace instituce (označení, současného názvu, dobových názvů, právních předchůdců, typu instituce), kontaktních údajů (adresy instituce, kontaktů na příslušné osoby), popisu působnosti, historie a organizačního členění instituce, přístupnosti pro veřejnost (otevíracích hodin v podatelně/studovně, omezení přístupnosti), poskytovaných služeb (v oblasti bádání a reprodukcí archiválií a dalších dostupných služeb) a správy příslušného popisu (informací o vytvoření a úpravě popisu instituce). Na závěr definuje standard ISDIAH pomocí čtyř elementů vztahy mezi popisem institucí na jedné straně a popisem archiválií a původců na straně druhé.

V kontextu návrhu nových Základních pravidel byl na základě uvedené struktury nejprve vytvořen obecný návrh popisu instituce. V diskusi, která proběhla nad jejich tvorbou, bylo mj. rozhodnuto, že specializované a soukromé archivy, které jsou (s výjimkou Národního filmového archivu) organizačními součástmi svých zřizovatelů, zde budou vystupovat samostatně. Popis instituce byl přizpůsoben českému prostředí, doplněny byly některé údaje vyplývající výhradně z české legislativy (údaje o akreditaci, údaje o zřizovateli, směřování evidence NAD do druhotné evidence, zasílání výročních zpráv, oprávnění k provozování digitálního archivu apod.).

Níže uvedená tabulka uvádí v prvním sloupci seznam elementů popisu. Druhý sloupec uvádí případnou podrobnější charakteristiku těchto prvků. Třetí sloupec ukazuje, které prvky jsou převzaty ze standardu ISDIAH (číslo prvku v ISDIAH) a které jsou naopak české, tj. domácí provenience (D). Čtvrtý sloupec uvádí, které prvky jsou povinné (P), případně za jakých podmínek, a které volitelné (V).

Popis institucí, které uchovávají archiválie, lze využít v několika oblastech.

Popsaná struktura může být použita k vytvoření a udržování registru těchto institucí, usnadnit tak orientaci badatelské veřejnosti a umožnit tak vytváření stále aktuálních adresářů v reálném čase. Registr je jednoduchou webovou aplikací, do které může vkládat údaje jak správní orgán na úseku archivnictví, tak zástupci jednotlivých archivů, kteří pak odpovídají za jejich aktualizaci. Zmíněný registr je zároveň možno využít jako základní vrstvu pro napojení archivních pomůcek v digitální podobě k institucím, čímž by vznikl celostátní „průvodce po archivech a kulturně vědeckých institucích“ v digitální podobě. Registr lze využít i jako zdroj informací pro úřady i pro jednotlivé archiváře. V tomto ohledu může navázat na některé již existující, avšak pouze interně využívané registry, např. číselník archivů, správních archivů a kulturně vědeckých institucí udržovaný odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Konkrétní podoba a možnosti využití registrů budou nepochybně v budoucnu ještě předmětem diskuse mezi archiváři.

Z širšího pohledu lze z navržené struktury čerpat rovněž při tvorbě webových stránek archivů, případně dalších podob prezentace jednotlivých archivů. Údaje mohou rovněž tvořit základ pro referenční pomůcku průvodce po archivu. Funkčnost těchto nástrojů je nicméně vždy podmíněna aktuálností informací, které obsahují.

Popis instituce – elementy popisu	Podrobnější charakteristika elementu popisu			Prvek ISDIAH	Závaznost
1.1 Oblasti identity				5.1	P
1.1.1 Identifikátor				5.1.1	P
1.1.2 Autorizovaná forma názvu				5.1.2	P
1.1.3 Jiná/Paralelní forma(y) názvu				5.1.3	V
1.1.4 Odkazy viz též – názvy	Názvy předchůdců archivu s odkazem na databázi CAM			5.1.4	V
1.1.5 Typ instituce s archiváliemi				5.1.5	P
1.2 Oblast kontaktů				5.2	P
1.2.1.1 Typ adresy a její pořadí (opakuje se podle počtu adres, pořadí adresy vyznačuje předposlední číslice)	Poštovní adresa/sídlo/druhá badatelna apod.			5.2.1	P
1.2.1.1.1 Ulice				5.2.1	P (pokud existuje)
1.2.1.1.2 Číslo popisné				5.2.1	P (pokud existuje)
1.2.1.1.3 Číslo orientační				5.2.1	P (pokud existuje)
1.2.1.1.4 PSČ				5.2.1	P
1.2.1.1.5 Lokalita				5.2.1	P
1.2.1.1.6 Část lokality/Okres				5.2.1	P
1.2.1.1.7 Poštovní přihrádka				5.2.1	P (pokud existuje)
1.2.2 Spojení				5.2.2	P
1.2.2.1 Telefon				5.2.2	P
1.2.2.2 Fax				5.2.2	P
1.2.2.3 E-mail				5.2.2	P
1.2.2.4 URL				5.2.2	P (pokud existuje)
1.2.2.5 ID datové schránky				D	P (pokud) existuje)
1.2.3 Kontaktní osoby	Jméno (s aktuálními tituly)	E-mail	Název funkce (uvádí se pouze v případě jiné funkce)	5.2.3	P
1.2.3.1 Ředitel/vedoucí/jiná funkce				5.2.3	P
1.2.3.2 Badatelna				5.2.3	P
1.2.3.3 Podatelna				5.2.3	P (pokud existuje)
1.2.3.4 Spisová služba a předarchivní péče				5.2.3	P (pokud vykonává zvlášť určená osoba)
1.2.3.5. Evidence NAD				D	P (pokud vykonává zvlášť určená osoba)
1.3 Oblast popisu				5.3	P
1.3.1 Dějiny instituce, její předchůdci a jejich historické vazby				5.3.1	P
1.3.2 Mandáty/Zdroje autority (Uvádí se zdroje, ze kterých vyplývají, pravomoci, věcná i teritoriální působnost atd. Zpravidla je uváděna příslušná legislativa nebo dokumenty, ve kterých jsou předmětné charakteristiky uvedeny.)				5.3.3	P
1.3.3 Administrativní struktura a začlenění uvnitř instituce				5.3.4	V
1.3.4 Dohled nad spisovou službou původce a akviziční politika				5.3.5	P
1.3.5 Budova(y)				5.3.6	P
1.3.6 Archiválie a jiné zdroje				5.3.7	P
1.3.7.1 Průvodce				5.3.8	P (pokud existuje)
1.3.7.2 Publikace o archivu				5.3.8	P (pokud existuje)
1.3.7.3 Informační systém				D	V
1.4 Oblast přístupnosti				5.4	P
1.4.1 Otevírací hodiny (1.4.1 - opakuje se podle počtu badatelen)				5.4.1	P
1.4.2 Data uzavření badatelny				5.4.1	P
1.4.3 Podmínky a požadavky na přístup a využití	Občanský průkaz či jiný průkaz totožnosti, na jehož základě lze vystavit badatelský list. (Tato věta je zde vždy) + doplňující charakteristika.			5.4.2	P
1.4.4 Dostupnost (Popis cesty k instituci, která pečuje o archiválie, charakteristika budovy, její vybavení ve vztahu k dostupnosti (parkoviště, výtah, dopravník pro osoby s fyzickým postižením apod.) Údaj byl po diskusi rozdělen do bodů 1.4.4.1, 1.4.4.2, 1.4.4.3.)				5.4.3	P
1.4.4.1 Popis cesty				5.4.3	P
1.4.4.2 GPS				5.4.3	V
1.4.4.3 Mapa				5.4.3	V
1.5 Oblast služeb				5.5	P
1.5.1 Badatelské služby				5.5.1	P
1.5.1.1 Předkládání archiválií	Okamžitě/Ve lhůtě			5.5.1	P
1.5.1.2 Nutnost objednat místo dopředu	Ano/Ne			5.5.1	P
1.5.1.3 Formuláře ke stažení				5.5.1	V
1.5.1.4 Vybavení badatelny				5.5.1	P
1.5.1.4.1 Počítač	Ano/Ne			5.5.1	P
1.5.1.4.2 Čtečka	Ano/Ne			5.5.1	P
1.5.1.4.3 Možnost připojení notebooku do elektrické sítě	Ano/Ne			5.5.1	P
1.5.1.4.4 Možnost připojení k internetu	Ano/Ne + charakteristika připojení (např. Wifi)			5.5.1	P
1.5.1.4.5 Možnost použít vlastní reprodukční zařízení	Ano/Ne/Jaké			5.5.1	P
1.5.1.4.6 Filmování archiválií	Ano/Ne/Podmínky			5.5.1	P
1.5.1.4.7 Rešerše	Ano/Ne/Podmínky			5.5.1	P
1.5.1.4.8 Omezení přístupu	Fyzický stav archiválií			5.5.1	P
1.5.1.4.9 Další podmínky nutné k zpřístupnění archiválií	Povolení vlastníka			5.5.1	V
1.5.2 Reprodukční služby				5.5.2	P
1.5.2.1 Kopírka	Ano/Ne			5.5.2	P
1.5.2.2 Kopie z mikrofilmu	Ano/Ne			5.5.2	P
1.5.2.3 Digitální reprodukce	Ano/Ne			5.5.2	P
1.5.2.4 Mikrofilm	Ano/Ne			5.5.2	P
1.5.2.5 Termín vyhotovení reprodukcí				5.5.2	V
1.5.2.6 Ceník služeb	odkaz na URL			5.5.2	P
1.5.3 Veřejné oblasti (unifikovaný příklad)	Badatelna archivu je umístěna v druhém patře bez výtahu. Do budovy je bezbariérový přístup, na schodišti do vyšších pater je výtah pro vozíčkáře. Před budovou archivu je placené parkoviště. V archivu se nachází bufet a sociální zařízení. Na vyžádání je možno zakoupit publikace z produkce archivů a odboru archivní správy a spisové služby MV. Archiv pravidelně pořádá výstavy s regionální tématikou.			5.5.3	V
1.6 Oblast kontroly (uváděny jsou údaje nezbytné pro identifikaci záznamu na místní a lokální úrovni)				5.6	P
1.6.1 Identifikátor popisu				5.6.1	P
1.6.2 Identifikátor instituce				5.6.2	P
1.6.3 Použitá pravidla nebo konvence				5.6.3	P
1.6.4 Status				5.6.4	P
1.6.5 Úroveň vnoření				5.6.5	P
1.6.6 Data vytvoření, opravy nebo vymazání				5.6.6	P
1.6.7 Jazyk(y) a písmo(a)				5.6.7	P
1.6.8 Zdroje				5.6.8	V
1.6.9 Udržovací poznámky				5.6.9	V
1.7 Oblast akreditace a vztahů				D	P
1.7.1 Typ akreditace	ze zákona/udělením			D	P
1.7.2 Datum udělení akreditace				D	P
1.7.3 Datum vstupu akreditace v platnost				D	P
1.7.4 Datum odnětí/odevzdání akreditace				D	P
1.7.5 Zřizovatel, resp. instituce plnící funkci zřizovatele	Ministerstvo vnitra			D	P
1.7.6 Příslušný správní úřad	OASS MV/NA/příslušné SOA			D	P
1.7.7 Nadřízený kontrolní orgán	OASS MV/NA/příslušné SOA			D	P
1.7.8 Adresát výroční zprávy	OASS MV/příslušné SOA			D	P
1.7.9 Povinnost zasílat do druhotné evidence NAD	Ano/Ne + zkratka archivu, který vede druhotnou evidenci, v případě volby Ano.			D	P
1.7.10 Udělení oprávnění k provozování digitálního archivu	ze zákona/udělením			D	P
1.7.11 Datum udělení oprávnění				D	P
1.7.12 Datum vstupu oprávnění v platnost				D	P
1.7.13 Datum odnětí/odevzdání oprávnění				D	P