1. ÚVOD

1.1. Okruh působnosti

Základní pravidla pro zpracování archiválií (dále jen „ZP“) obsahují návod pro praktickou práci s archiváliemi a stanovují pravidla pro evidenci a popis archiválií včetně tvorby, správy, uchovávání, sdílení archivních autoritních záznamů a vytváření přístupových bodů.

1.2. Důvod vydání

Toto vydání ZP vychází ze zkušeností s implementací prvního a druhého vydání ZP (2013 a 2015) do archivní praxe, která mimo jiné poukázala na význam sdílených a kooperativně vytvářených archivních autoritních záznamů v rámci sítě českých archivů a vybraných kulturně vědeckých institucí, které mají ve své péči archiválie. Cílem tohoto popisu je zrychlení, zjednodušení a zpřesnění jmenovaných procesů v oblasti popisu entit. ZP původně počítala s nasazením projektu Interoperabilita v paměťových institucích (dále jen „INTERPI“), potřeby archivní komunity si však vyžádaly specifické řešení. Dále ZP reflektují proces vydávání metodických pokynů pro zpracování jednotlivých typů archivních souborů.

1.3. Vazba na jiné standardy, metodiky a informační systémy

ZP nadále vychází ze Všeobecného mezinárodního standardu pro archivní popis ISAD(G), Mezinárodního standardu pro archivní autoritní záznamy korporací, osob a rodů ISAAR(CPF) a Me­zinárodního standardu pro popis archivů a kulturně vědeckých institucí, které uchovávají archiválie ISDIAH, a tyto normy dále rozvádí. Struktura záznamu původce je českou modifikací mezinárodního standardu ISAAR(CPF), což je standard pro tvorbu záznamů korporací, osob a rodů v oboru archivnictví, vydaný Mezinárodní archivní radou.

ZP dále vychází ze zásad společných všem nebo většině metodických pokynů ke zpracování jednotlivých typů archivních souborů, které ve větší míře začaly vznikat po roce 2013, a zohledňují výsledky projektu INTERPI.

Podle těchto ZP jsou vytvářeny sdílené archivní autoritní záznamy, které jsou ukládány v „Centrálním archivním modulu“ určeném pro tvorbu a správu archivních autoritních záznamů (dále jen „IS CAM“).

Tyto záznamy vznikají v referenčním klientovi IS CAM, v systému Program pro Evidenci Národního archivního dědictví (dále jen „IS PEvA“) a v externích aplikacích archivů a vybraných kulturně vědeckých institucí, které mají ve své péči archiválie. Externími aplikacemi jsou míněny zejména ty, které slouží ke zpracování nebo prezentaci archiválií. Předávání záznamů a komunikace mezi všemi těmito systémy probíhá za podmínek stanovených jinými předpisy.

Při importu záznamů entit z informačního systému, který při jejich tvorbě používá jiná pravidla než ZP (například knihovnické autority), musí dojít k transformaci těchto záznamů podle ZP.

IS CAM je zdrojem archivních autoritních záznamů, resp. popisu entit pro lokální informační systémy archivů a pro mezioborové systémy (například INTERPI), neeviduje však informace o použití jím spravovaných archivních autoritních záznamů v jiných informačních systémech. Jednotná identifikace nicméně umožňuje použít archivní autoritní záznam jako přístupový bod, který odkazuje na jiné informační zdroje vytvářené v popsaných procesech, primárně tedy na evidenci NAD, archivní popis (včetně archivních pomůcek), případně na další zdroje (např. u digitálního archivu na digitální archiválie).

Správu a provoz IS CAM upravuje příloha č. 7 a jiné předpisy.

Podstatnější změny těchto pravidel oproti vydání ZP 3.0 jsou vyznačeny červeným písmem, nepodstatné změny, jako jsou opravy překlepů nebo nově doplněné či upravené příklady a komentáře, vyznačeny nejsou.

1.4. Struktura metodiky

Struktura ZP byla vytvářena takovým způsobem, aby alespoň v základních rysech kopírovala jednotlivé etapy archivářovy práce. Text byl současně koncipován tak, aby vlastní teoretické jádro bylo co nejstručnější a umožňovalo co nejrychlejší orientaci. Teoretické jádro je doplněno rozsáhlým souborem příloh, ve kterých si čtenář může vyhledat konkrétní příklady použití pravidel. ZP nově předpokládají zpracování archiválií ve specializovaných databázových aplikacích. Samozřejmostí je jak tištěný výstup pomůcky, tak výstup v datovém formátu XML. Předpokládá se využití mezinárodního výměnného formátu EAD3, celostátních soupisů matrik, vedut a pečetí a projektu národního digitálního archivu.

Archivář, který pracuje s těmito pravidly, by se měl nejprve seznámit s druhou kapitolou pravidel, která je věnována kontextu zpracování a evidenci archiválií. Teoreticky jsou v ní řešeny otázky vymezení archiválie, jejích vlastností ve vztahu ke sbírkovým předmětům a knihovním dokumentům. Stručně je zde popsán vznik archiválií a archivních souborů, určování původců, kodifikovány jsou nástroje pro jejich evidenci a způsob strukturování archivních souborů, především evidenční jednotky a jednotlivé druhy archivních pomůcek.

Třetí kapitola definuje úrovně popisu vycházející z mezinárodního standardu popisu ISAD(G) a stanovuje některé jeho obecné principy. V kapitole je zároveň určena závazná hloubka popisu pro jednotlivé druhy archivních pomůcek.

Ve čtvrté a páté kapitole je stanoven popis a závaznost prvků, které jsou vztaženy k jednotlivým druhům archivních pomůcek a archiválií. Čtvrtá kapitola obsahuje výčet základních povinných i nepovinných prvků popisu používaných pro všechny úrovně popisu a pro všechny druhy archiválií a evidenčních jednotek. Pátá kapitola je tvořena výčtem povinných i nepovinných prvků popisu specifických pro některé druhy archiválií, evidenčních jednotek a archivních pomůcek (především pro katalog) a pro popis vztahu korporací, fyzických osob, geografických objektů a dalších entit k jednotkám popisu. U rolí entit došlo oproti předchozímu vydání ZP k dílčím úpravám (sjednocení názvů typů entit a typů rolí do singuláru) a k přidání několika rolí. Název typu role „ostatní entity zachycené jednotkou popisu“ byl nahrazen termínem „související entita“.

Šestá kapitola je věnována archivním autoritním záznamům. Definuje entity, jejich role a způsoby využití, dále obecné zásady pro popis entit a pravidla kooperativní tvorby archivních autoritních záznamů. U původců předpokládá oddělení popisu původce od popisu archiválií při zachování popisu původce v archivní pomůcce. Vazba mezi původcem a archiválií se vyjadřuje vztahem mezi záznamem o původci a záznamem o jednotce popisu, kterou tvoří zpravidla archivní soubor nebo série. Popis vychází z mezinárodního standardu ISAAR(CPF).

Sedmá až třináctá kapitola specifikuje pravidla pro jednotlivé třídy entit (osoba/bytost, rod/rodina, korporace, událost, dílo/výtvor, geografický objekt, obecný pojem) a jejich podtřídy.

Čtrnáctá kapitola je věnována popisu archivů a kulturně vědeckých institucí, které uchovávají archiválie. Registr těchto institucí je zároveň možno využít jako základní vrstvu pro napojení archivních pomůcek v digitální podobě k těmto institucím. Lze jej využít i jako zdroj informací pro veřejnou správu a pro jednotlivé archiváře. Popis institucí, které v souladu s legislativními předpisy uchovávají archiválie a pečují o ně, je specifikován standardem ISDIAH.

Základní text pravidel doplňují přílohy obsahující především konkrétní příklady aplikace ZP. Vzhledem k rozsahu některých dokumentů a různé míře očekávaného využívání byl u části příloh zvolen způsob zveřejnění formou souboru stažitelného na stránkách ministerstva vnitra. Přímo v tomto textu jsou prezentovány například ukázky jednotek a úrovní popisu pro jednotlivé druhy archiválií a evidenčních jednotek a příklady popisu původců a archivních autoritních záznamů. Uveden je i výběr doporučených zdrojů informací.

Schéma XML pro ukládání a zasílání archivních pomůcek podle těchto pravidel je řešeno samostatným metodickým návodem. Dále viz přílohu č. 6.

Z důvodu zapisování obsahu prvků popisu do informačních systémů se v některých případech využívá zápis odlišný od pravidel českého pravopisu nebo od typografických pravidel (například pomlčky a spojovníky, čárky, mezery v číslech a datacích apod.).