4. PRVKY POPISU ARCHIVÁLIÍ

4.1. Úvod

Tato kapitola obsahuje výčet a charakteristiku univerzálních povinných i nepovinných prvků popisu používaných pro všechny úrovně popisu (viz kapitolu 3) a pro všechny druhy (resp. většinu druhů) archiválií a evidenčních jednotek (viz kapitolu 2). Ostatní prvky popisu specifické pro některé druhy archiválií, archivní pomůcku katalog a prvky popisu rolí korporací a fyzických osob ve vztahu k archiváliím jsou uvedeny v kapitole 5 (pravidla pro tvorbu autoritních záznamů pak v kapitole 6). Prvek popisu 4.3.1 Dějiny původců jednotky popisu vychází z pravidel uvedených v kapitolách 6 až 10.

Povinnost prvků je vztažena k druhům archivních pomůcek a některým druhům archiválií (viz kapitoly 2 a 3), při tvorbě archivního popisu musí být vždy využity pouze ty prvky, které jsou pro příslušný druh archivní pomůcky povinné. Nejméně povinných položek má pochopitelně manipulační seznam, nejvíce katalog, používání prvků v jiných než určených druzích pomůcek však není vyloučeno.

Povinné prvky musí být použity při tvorbě archivního popisu vždy, plné uplatnění škály prvků se předpokládá při zpracování pomocí speciálních (databázových) aplikací.

V souladu s normou ISAD(G) se kontext a struktura archivního souboru (viz kapitolu 3.3), který má být podle příslušné legislativy uveden v úvodech archivních pomůcek, popisuje přímo na úrovni archivní soubor, série, složka a jednotlivost. Pokud to bude účelné (například u tiskových výstupů), není vyloučen jejich přenos do příslušných kapitol úvodu.

U prvků jsou uváděny definice, povinnost použití v příslušných archivních pomůckách, pokud to bylo třeba, pak i specifikace pravidel použití a konkrétní příklady. Pokud není uvedeno jinak, je příslušný prvek opakovatelný.

Názvy prvků jsou orientační a lze je přiměřeně upravit, musí být však ošetřena kompatibilita (databázových)

struktur na úrovni národní a mezinárodní evidence.

K níže uvedeným prvkům popisu lze na základě specifických potřeb archivu přidat další, jejich náplň se však nesmí ani částečně překrývat s prvky jinými a je třeba vzít v úvahu, že nebude zaručen jejich přenos při výměně nebo publikování dat. Prvky popisu archiválií uvedené v této kapitole tedy neomezují využívání prvků popisu vyžadovaných speciálními standardy, které používají specializované archivy (například systém archivů sdružených v Mezinárodní federaci filmových archivů – FIAF).

Pokud se hovoří o kopiích archiválií bez bližší specifikace, jsou tímto termínem myšleny kopie a reprodukce v nejširším slova smyslu, tj. analogové i digitální, rukopisné i vytvořené prostřednictvím techniky.

Pro archivní pomůcky jsou použity zkratky MS (manipulační seznam), I (inventář), K (katalog). Způsob citace archiválií je uveden v prvku 4.2.1.

Pokud není uvedeno jinak, jsou příklady jen ilustrativní, nikoli závazné.

4.2. Univerzální prvky popisu – oblast identifikačních informací

4.2.1. Referenční označení (Pořadové číslo pro manipulační seznam)

Obsah prvku: Referenční označení je řetězec znaků, který identifikuje místo uložení jednotky popisu (stát, archiv) a vyjadřuje umístění jejího popisu v hierarchické struktuře příslušného archivního souboru (archivní soubor, tj. fond nebo sbírka, část archivního souboru evidovaná na dílčím listu NAD, série, podsérie, složka, podsložka, jednotlivost, část jednotlivosti). Umožňuje jednoznačně identifikovat jednotku popisu pro účely citace archiválií a výměny popisných záznamů o nich. V případě nižších úrovní popisu může sloužit referenční označení k objednávání archiválií.

Pravidla:

Referenční označení plní mimo jiné funkci dosavadních inventárních čísel, katalogových čísel, signatur vytvořených zpracovatelem archivní pomůcky a signatur daných celostátně platnou metodikou vzniklou před vznikem těchto Základních pravidel.

Označení instituce, která archivní soubor vede v základní evidenci NAD a země, ve které instituce působí, se uvádí jen jednou na úrovni archivního souboru, na dalších úrovních se dědí v souladu s principem víceúrovňového popisu. Přes označení se provádí napojení popisu archiválií na popis instituce, která archivní soubor vede v základní evidenci NAD.

Pro označení země se v mezinárodním měřítku používá kód země tzv. alpha-2 podle ČSN ISO 3166: například CZ = Česká republika, SK = Slovenská republika.

Pro instituce se používá číselné označení registru institucí, které mají ve své péči archiválie. Registr institucí vede podle archivního zákona Ministerstvo vnitra (například 215000010 = Státní oblastní archiv v Hradci Králové).
Označení umístění jednotky popisu se skládá z:

Čísla evidenčního listu NAD (u archivů a kulturně vědeckých institucí).

Čísla dílčího listu NAD – tento případ nastává pouze tehdy, pokud se archivní pomůcka váže k části archivního souboru evidované na dílčím listu NAD. Pokud tomu tak není a k jednomu archivnímu souboru se váže více archivních pomůcek, tvoří každá z nich samostatnou sérii.

Čísel, vyjadřujících strukturu a umístění záznamů v rámci příslušné větve (větví) popisu (viz příklad).

V rámci referenčního označení má každá úroveň popisu svou pevně danou pozici. Úrovně složka a jednotlivost sdílejí společnou pozici a v prvku referenční označení se již nerozlišují. Vnořování je vyjádřeno oddělovači – dvě lomítka ohraničují příslušnou úroveň popisu, jedno lomítko vyjadřuje vnořování v rámci této úrovně: země a instituce (zapisuje se bez mezery):

//archiv

//číslo NAD

/číslo dílčího listu NAD

//série, případně série 1. úrovně, 2. úrovně atd.

//složka

/podsložka 1. úrovně

/podsložka 2. úrovně atd.

//jednotlivost – zde je jednotlivost podřízena podsložce

/část jednotlivosti

/část jednotlivosti 1. úrovně

/část jednotlivosti 2. úrovně atd.

//složka

//jednotlivost– zde je jednotlivost podřízena složce

/část jednotlivosti

/část jednotlivosti 1. úrovně

/část jednotlivosti 2. úrovně atd.

//jednotlivost – zde je jednotlivost podřízena sérii na stejné úrovni jako složka

/část jednotlivosti

/část jednotlivosti 1. úrovně

/část jednotlivosti 2. úrovně atd.
V rámci archivního souboru se řetězec referenčního označení neopakuje a umožňuje jednoznačnou identifikaci jednotky popisu. Referenční označení je tvořeno zpravidla po dokončení tvorby archivní pomůcky.
V případě doplnění záznamu do archivní pomůcky k již existujícím záznamům se použije rozšíření stejného pořadového čísla, jako měl předchozí záznam s použitím znaku + nebo - (viz příklad). Záznam se vkládá na místo, kam logicky patří, nikoli na konec řady záznamů příslušné úrovně (s výjimkou případu, kdy má být v systému logického uspořádání skutečně záznamem posledním).
V případě přesunu jednotky popisu v rámci archivního souboru, nebo v případě delimitace mimo archivní soubor se dosavadní referenční kód přesune do prvku Jiné označení a přidělí se nové označení. Tato operace by měla být spíše výjimečná než obvyklá.

Povinnost: I, K a všechny úrovně popisu.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný, hodnoty musí být jedinečné.

Závazný příklad:

Pro zjednodušení byla označení země a instituce z níže uvedených příkladů vypuštěna (pro uživatele může být v konkrétní aplikaci nebo v tištěném výstupu část referenčního označení – země, archiv, číslo NAD – kvůli přehlednosti volitelně skryta).

**

Archivní soubor se samostatně uloženými a spravovanými fotografickými archiváliemi:

Úroveň hierarchického popisu	Slovní vyjádření jednotky popisu	Referenční označení na jednotlivých úrovních popisu
		1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
Archivní soubor: s číslem EL NAD 742 – jediný záznam na první úrovni	Klub česko slovenských turistů	742
Dílčí list NAD číslo 1	Fotografie	742	1
Série 1. úrovně – v pořadí první záznam na třetí úrovni	Oddělení karpatoruské	742	1	1
Série 2. úrovně – v pořadí patnáctý záznam na čtvrté úrovni	Rusínské spolky na Podkarpatské Rusi	742	1	1	15
Série 3. úrovně – v pořadí druhý záznam na páté úrovni	Spolek učitelů na Podkarpatské Rusi	742	1	1	15	2
Složka – v pořadí první záznam na šesté úrovni	Účastníci kongresu, výstava	742	1	1	15	2	1
Jednotlivost – fotoalbum – v pořadí desátý záznam na sedmé úrovni	„Spolek \| 742 učitelů na \| Podkarpatské\| Rusi 1937“ \|		1	1	15	2	1	10
Část jednotlivosti – fotografie v albu – dodatečně doplněný v pořadí první záznam na osmé úrovni	Výstava u \| 742 příležitosti\| kongresu, \| pohled na \| expozici \|		1	1	15	2	1	10	1-1
Část jednotlivosti – fotografie v albu – v pořadí původně první záznam na osmé úrovni	Skupinová fotografie, zaplněný jednací sál	742	1	1	15	2	1	10	1

Příklad úplného referenčního označení pro výše uvedenou část jednotlivosti (Výstava u příležitosti kongresu, pohled na expozici): CZ100000010//742/1//1/15/2//1//10/1-1. V tištěném výstupu může referenční číslo vypadat následovně: 742/1//1/15/2//1//10/1-1. Způsob citace této archiválie badateli je následující: Národní archiv, fond Klub československých turistů, Praha, Klub československých turistů - fotografie, Praha (uvádí se pouze v případě, existuje-li dílčí list), referenční označení 1/15/2//1//10/1-1. Z uvedeného je patrné, že u tohoto způsobu citace se referenční označení uvádí až od série níže. Zkrácená citace téže archiválie: NA, fond KČsT, KČsT-foto, ref. 1/15/2//1//10/1-1. V případě potřeby je možné uvádět ukládací jednotku (číslo) nebo jiné identifikační údaje. U nezpracovaného fondu se referenční označení nahrazuje jinými evidenčními údaji (například číslem přírůstku). Pokud existuje k jednomu archivnímu souboru více archivních pomůcek, může se před celým referenčním označením uvádět též číslo archivní pomůcky z evidence archivu, který vede danou pomůcku v základní evidenci.

Další použití prvku: Prvek se dále povinně používá pro pořadové číslo v MS, kde referenční označení není přípustné.

4.2.2. Jiná označení

Obsah prvku:

Identifikační označení jednotky popisu:

přidělená původcem: signatury, ukládací znaky podle spisového plánu, čísla jednací, spisové značky, čísla vložek úředních knih (například vodní knihy), identifikační čísla a kódy negativů, pozitivů, zvukových a filmových záznamů, ISBN, ISSN, ISMN atp.,
přidělená při předchozím odborném zpracovávání, která ztratila původní význam nebo byla zneplatněna například při reinventarizaci nebo opravě chyby (již neplatná referenční označení, inventární čísla, katalogová čísla, signatury přidělené zpracovatelem archivní pomůcky, přírůstková čísla atp.),
pořadové číslo jednotky popisu pro odkazy rejstříkových hesel v tištěné archivní pomůcce.

Pravidla ad a) a b):

K jedné jednotce popisu se může vztahovat více označení různých typů i více označení jednoho typu. V tom případě se jako první uvádí označení, podle kterého byla jednotka popisu zařazena do struktury archivního souboru.

Pokud jednotka popisu zahrnuje velké množství dokumentů, uvede se například jen nejdůležitější (první) část označení nebo rozsah čísel v rámci označení.

Pravidla ad c):

Pořadové číslo jednotky popisu je alternativou pro případ, že v tištěné podobě archivní pomůcky nebudou použity odkazy hesel v rejstřících na referenční označení. Pravidla pro tvorbu tohoto čísla si stanovuje každý archiv, může se například jednat o prosté přírůstkové číslo. Nic to však nemění na pravidlu, že v informačním systému musí rejstříky povinně odkazovat na referenční označení.

Povinnost:

MS, pokud se jedná o spisový znak.

I, K, pokud má jejich uvádění význam (pokud jsou signatury použity pro strukturování fondu, pokud je třeba zachovat vazbu na registraturní pomůcky, pokud je třeba zachovat vazbu na starší citace archiválie atp.) a pokud není případná změna označení takového typu a rozsahu, že konkordance ztrácí smysl nebo je neproveditelná.

Příklady: [1]

Typ označení	S pecifi kace	Hodnota
Signatura přidělená původcem	sign. pův.	XIII/2
Signatura přidělená při zpracování archiválie	sign.
Ukládací/Spisový znak	uk l./sp. znak	302.1
Číslo jednací	čj.	125/2008
Spisová značka	sp. zn.	C128/1978
Číslo vložky úřední knihy	č. vl.	204
Přírůstkové číslo	č. př.	2009/001
Neplatné pořadové číslo manipulačního seznamu (ze zrušené pomůcky)	nepl. poř. č.	7
Neplatné inventární číslo (ze zrušené pomůcky)	nepl. inv. č.	25
Signatura přidělená při předchozím zpracování	nepl. sign.	138
Delimitovaná úřední kniha nově inventarizovaná (údaj „Státní oblastní archiv v Hradci Králové, Sbírka pozemkových knih, PozK Hlinsko“ se uvádí v prvku popisu 4.3.2 Dějiny jednotky popisu)	nepl. sign.	č. 75 (2022)
Neplatné referenční označení	nepl. ref. ozn.	CZ 321100010//4//2//38
Jednotka se dvěma signaturami přidělenými původcem (na prvním místě je signatura, podle které byla jednotka zařazena do struktury fondu)	sign. pův.	X/5, II/1
Jednotka s velkým množstvím dokumentů s různými signaturami	sign. pův.	X/5/2-158, II/17-38
Jednotka s více jednacími čísly	čj.	53-1580/1908, 2-45/1909
Pořadové číslo pro tisk	poř. č.	1
Číslo pohlednice nakladatelství Orbis (kód pomáhá určit mimo jiné dataci pohlednice)	nakl. č.	1-78132, 151 10 202 1, 20 8517 1276
Číslo negativu	č. neg.	2001/88
Číslo produkce CD	č. prod.	WR2CD-5034
Kódy ISBN, ISSN, ISMN	ISBN	80-85499-07-X
Matriční číslo (propůjčeného vyznamenání)	matr. č.	237

4.2.3. Obsah, regest

Obsah prvku: Identifikace podstaty, která uživateli umožňuje určit význam jednotky.

Pravidla:

Neopakují se informace, které jsou uvedeny v jiných prvcích a na vyšších úrovních popisu.
Hloubka popisu v této položce je odvozena od typu archivní pomůcky (obvykle nejpodrobnější je v pomůcce typu katalog), dále od obsahu a formy jednotky popisu, předpokládaného využití informací v ní obsažených a od dalších okolností s jednotkou popisu souvisejících. Zohledňovat by se měla skutečnost, že jednotka popisu obsahuje části nebo informace, které ze zařazení do pořádacího schématu nevyplývají a jsou tak pro uživatele archivní pomůcky bez bližší specifikace ztraceny.
Zpracovatel nemusí v obsahu vyjadřovat, do jaké míry byla skutečnost v něm uvedená naplněna. Například regest „Technická dokumentace stavby hasičské zbrojnice v obci Blato“ nemusí být doplněn informací, že ke stavbě nedošlo, u soudních spisů nemusí být uváděn výsledek soudního řízení apod.
Preferováno je používání geografických názvů v aktuálně platném znění, dále pak klíčových jmen a názvů v prvním pádě, nesmí se to však dít na úkor srozumitelnosti a pravidel spisovného jazyka (pravidly zápisu se zabývá také kapitola 6).
V inventáři se v tomto prvku uvádějí informace o částech jednotky popisu významných z hlediska případného využití nebo vyžadujících specifickou péči či ochranu. Náleží sem mimo jiné části jednotky popisu, které by byly, pokud by netvořily součást jiného dokumentu, popsány jako jednotlivost, resp. evidenční jednotka (například fotografie vlepená do kroniky). Toto pravidlo neplatí pro K, při níž je každá taková jednotlivost popisována v samostatném záznamu jako část jednotlivosti (naopak části jednotky popisu, které nemohou tvořit jednotlivost, se i při katalogizaci popisují společně se svou jednotkou popisu).

Příklady:
- Obsahuje vyobrazení uděleného znaku.
- Papír označen vodoznaky papírny Svídnice.
- Přitištěna pečeť cechu.
- Obsahuje technické výkresy.
- Připojena magnetofonová páska.
- Součástí je poštovní obálka se známkou.
- Listina byla opatřena nálepkou Národopisné výstavy v Praze 1895, jež byla při restaurování v roce 2001 oddělena.
- Obsahuje rejstřík míst a osob.
- Vlepený obsah kroniky: fotografie, pohlednice, malby, kresby, výstřižky z časopisů, losy, sázkové tikety a různé další tiskoviny, účtenky, pivní tácky, etikety, ubrousek, složenka, podací lístek, pozvánky, poštovní známky.
- Obsah dokumentace: pohledy, řezy, půdorysy, technická zpráva, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí.
- Obsah mapy (prvky legendy): vodní toky, královská a poddanská města, vesnice, císařské silnice, kláštery, pevnosti, způsob zachycení terénu: vrstevnice, typ a umístění mapové legendy: parergon.
- Filmové záznamy: obsahuje titulky.
V případě potřeby se v tomto prvku uvádějí rovněž:
- Časové hiáty uvnitř intervalu datace. Například: chybí zápisy z let 1920 a 1925. Nebo: obsahuje zápisy z let 1900–1912, 1915, 1918–1945. Pro výčet hiátů může být rovněž použit prvek 4.2.6.
- Údaje o vybavení jednotky popisu.
- Údaje vztahující se k otázce pravosti jednotky popisu (včetně citací příslušných zdrojů informací), pokud existují podezření nebo důkazy o falzifikaci, padělání apod.
- Údaje o verzi a platnosti dokumentu.
- Způsob promítnutí u technických výkresů (například půdorys, bokorys, nárys, řez).
- Údaje o předchozím vydání u tisků do roku 1800.
- Nominální hodnoty cenných papírů a numizmatických předmětů.

Povinnost: Prvek je povinný pro všechny typy archivních pomůcek a úrovně popisu kromě případů, kdy má zůstat v důsledku pravidla neopakování informací z vyšších úrovní prázdný.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

4.2.4. Formální název jednotky popisu

Obsah prvku: Za formální názvy se považují názvy archivních souborů, původní názvy dokumentů (například názvy městských úředních knih) a názvy autorských děl.

Pravidla:

Tvorba názvů archivních souborů se řídí příslušnou metodikou.
Pokud není formální název nebo název autorského díla znám, nebo jej lze těžko určit, uměle se nevytváří.
Legenda na grafických listech a kresbách se popisuje v prvku 5.11.1 Legenda.
Název se přepisuje přesně, pokud jde o stylizaci (znění), slovosled a pravopis, ale není nezbytné dodržet interpunkci a velikost písmen (velká/malá). Velmi dlouhý formální název je možné zkrátit, pokud se tím neztratí podstata informace. Zkrácení na konci názvu se vyznačuje třemi tečkami, zkrácení v názvu třemi tečkami v kulaté závorce. Tato pravidla platí pro české i cizojazyčné názvy. V případě, že existuje pouze cizojazyčný formální název, do českého jazyka se nepřekládá.

Povinnost: MS, I, K na úrovni archivní soubor. V I a K se název eviduje, pokud má odpovídající informační hodnotu.

4.2.5. Datace vzniku jednotky popisu

Obsah prvku: Datace okamžiku, v němž jednotka popisu vznikla, nebo období, v němž se obsahová nebo formální stránka podstatným způsobem měnila, nebo datace vzniku zaniklé archiválie, pokud je jednotkou popisu kopie, která byla prohlášena za archiválii nahrazující archiválii zaniklou. Dataci vzniku je třeba odlišit od jiných datací uvedených v kapitole 5.2.1.

Pravidla:

Základní časovou stupnicí je gregoriánský kalendář. Přepočet z juliánského do gregoriánského kalendáře není povinný. Pokud je potřeba uvést dataci vzniku podle jiných kalendářů, uvádí se formou doplňujícího slovního zápisu k základní dataci vzniku v prvku 4.2.6. Textový způsob zápisu datace.
Pokud je dochován spolehlivý údaj o čase vzniku, může se datace uvádět včetně hodiny a minuty (například u digitálních fotografií), případně i sekundy. Rok, měsíc a den (a to i u časových rozsahů) se uvádí vždy při popisu listin a při katalogizaci, pokud je to účelné.
Datace se uvádí ve formě solitérního údaje (století, rok, měsíc, den, hodina, sekunda) nebo časového intervalu. U neznámé a nejisté datace se uvádí kvalifikovaný odhad. Čím menší je jistota o dataci, tím širší časový rozsah odhadu se uvádí. Odhadem může být i jen dolní či horní mez časového intervalu.
Do datace vzniku se promítá podstatná změna obsahu či formy jednotky popisu.
Časové hiáty uvnitř intervalu datace se v případě potřeby vyjadřují buď pozitivním, nebo negativním výčtem v prvku 4.2.3. Obsah, regest nebo v prvku 4.2.6. Textový způsob zápisu datace.

Povinnost: MS, I, K na úrovních popisu archivní soubor, složka, podsložka, jednotlivost a část jednotlivosti. Uvádění datace prior a posterior na nižších úrovních, než je úroveň popisu archivní soubor, není povinné.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

Příklady interpretace strojového zápisu:

Smyslem příkladů je ukázat, že původní význam následně uložený do strojového zápisu je nutné zpětně vhodně interpretovat pro účely prezentace (např. pro publikační systémy, tiskové výstupy). Neklade si za cíl stanovit jeden přesný úzus, umožňuje více závazných variant interpretace strojového zápisu, avšak všechny tyto varianty by měly vyjadřovat totéž. Proto není podstatné, zda je použit jako oddělovač spojovník či pomlčka, zda jsou měsíce vyjádřeny řadovou číslovkou či slovně, zda jsou použity lomené či hranaté závorky apod.

Příklady – data, letopočty, století, datum a čas:

Význam	Interpretace strojové datace (umožněno více variant)
ledna 2005	23.1.2005 2005 ledna 2005
leden 2005	leden 2005
rok 2005	2005
jednadvacáté století	st. stol. století
23. ledna 2005, 12 hodin, 20 minut, 15 sekund	23.1.2005 12:20:15 2005 12:20:15 ledna 2005 12:20:15
rok 221 před naším letopočtem – záporný letopočet	221 př. n. l.

Odhad se vyjadřuje rovnými nebo hranatými závorkami nebo slovním vyjádřením (asi apod.). V případě časových rozsahů se mezi horní a dolní mez časového rozsahu vkládají spojovníky či pomlčky.

Příklady – časové rozsahy a odhady časového rozsahu:

Význam	Interpretace strojového zápisu (uvedené řešení variant je závazné)
od roku 1960 do roku 1990 – časový rozsah (nikoli odhad)	1960-1990
od roku 1960 do roku 1990 – odhad časového rozsahu	[1960-1990] /1960-1990/ asi 1960-asi 1990
od 2. ledna 1945 do 15. ledna 1945 – časový rozsah (nikoli odhad), zadaný konec a začátek intervalu je součástí intervalu	2.1.1945-15.1.1945 1945-15. 1. 1945 2. ledna 1945-15. ledna 1945
od 2. ledna 1945 do 15. ledna 1945 – odhad časového rozsahu	[2.1.1945-15.1.1945] /2.1.1945-15.1.1945/ asi 2. 1. 1945-asi 15. 1. 1945 + varianty se slovním vyjádřením názvů měsíců
16. až 18. století – časový rozsah (nikoli odhad)	16.-18. st. 16.-18. století
16. až 18. století – odhad časového rozsahu	[16.-18. st.] /16.-18. st./ asi 16. st.-asi 18. st. + varianty s nezkráceným výrazem „století“
první dvacetiletí 20. století – časový rozsah (nikoli odhad)	1901-1920
první dvacetiletí 20. století – odhad časového rozsahu	[1901-1920] /1901-1920/ asi 1901-asi 1920
dvacátá léta 20. století – časový rozsah (nikoli odhad)	1921-1930
dvacátá léta 20. století – odhad časového rozsahu	[1921-1930] /1921-1930/ asi 1921-asi 1930
první polovina 9. stol. – časový rozsah (nikoli odhad)	801-850
první polovina 9. stol. – odhad časového rozsahu	[801-850] /801-850/ asi 801-asi 850
leden až březen 1945, tj. 1. čtvrtletí 1945 – časový rozsah (nikoli odhad)	leden 1945-březen 1945
leden až březen 1945, tj. 1. čtvrtletí 1945 – odhad časového rozsahu	[leden 1945-březen 1945] /leden 1945-březen 1945/ asi leden 1945-asi březen 1945
před 1. dubnem 1900 (a po roce 1850) – odhad časového rozsahu	[1850-1.4.1990] /1850-1.4.1990/ asi 1850-asi 1. 4. 1990 + varianty se slovním vyjádřením názvů měsíců
asi v roce 1950 – odhad časového rozsahu	[1950] /1950/ asi 1950
pravděpodobně v dubnu 1961 – odhad časového rozsahu	[duben 1950] /duben 1950/ asi duben 1950
po roce 1900 (a před rokem 1945) – odhad časového rozsahu	[1900-1945] /1900-1945/ asi 1900-asi 1945
kolem roku 1900 (po roce 1898 a před rokem 1902) – odhad časového rozsahu	[1898-1902] /1898-1902/ asi 1898-asi 1902
bez data (19. století) – odhad časového rozsahu	[19. st.] /19. st./ asi 19. st. + varianty s nezkráceným výrazem „století“
asi od roku 1850 do roku 1904 (přesně) – odhad dolní hranice časového rozsahu	[1850]-1904 /1850/-1904 asi 1850-1902
od roku 1878 (přesně) do pravděpodobně roku 1890 – odhad horní hranice časového rozsahu	1878-[1890] 1878-/1890/ 1878-asi 1890

Závazné příklady použití:

Listina vydaná 1. ledna 1400, na níž se nachází nálepka Národopisné výstavy roku 1895: 1. 1. 1400.

Mapa s datací obsahu k 31. 12. 1980 vydaná v roce 1985: 1985.

Kronika vedená v letech 1970 až 1980, jež obsahuje vlepenou fotografii z roku 1895 a záznam o kontrole kroniky v roce 1981: 1970-1980.

Soudní rejstřík vedený v letech 1950 až 1955 obsahující nepodstatné poznámky z roku 2004: 1950-1955.

Matrika narození vedená v letech 1850–1910 obsahující dodatečný zápis (opravu) z roku 2000: 1850-1910.

Fotografie z roku 1900 prohlášená za archiválii nahrazující zničenou listinu z roku 1400: 1400.

Kniha z roku 1900 s věnováním autora z roku 1910: 1900.

Pohlednice vyrobená v roce 1920, která byla odeslána až v roce 1934: 1920.

4.2.6. Textový způsob zápisu datace

Obsah prvku: Prvek slouží k slovnímu doplnění datace vzniku jednotky, slouží například pro zápis prior a posterior nebo datace v jiném kalendáři, než je gregoriánský nebo juliánský, nebo pro zápis hiátů. Pro výčet hiátů může být rovněž použit prvek 4.2.3.

Pravidla: Pokud je slovní zápis použit, musí popis jednotky popisu vždy obsahovat kromě něj i strojově čitelný zápis v prvku 4.2.5.

Povinnost: Prvek je nepovinný.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

4.2.7. Úroveň popisu

Obsah prvku: vyjádření vertikální úrovně jednotky popisu (viz kapitolu 3) v hierarchii archivního popisu za účelem pochopení funkce popisu příslušné jednotky popisu v rámci archivního souboru.

Povinnost: MS, I, K a všechny úrovně popisu.

Povinně užívané termíny: archivní soubor, část archivního souboru na dílčím listu NAD, série, složka, podsložka, jednotlivost, část jednotlivosti. V případě, že se úrovně popisu série, podsložka a část jednotlivosti dále vertikálně člení, doplňují se uvedené termíny o specifikaci úrovně, tj. například: série 1. úrovně, série 2. úrovně, podsložka 1. úrovně, podsložka 2. úrovně, část jednotlivosti 1. úrovně, část jednotlivosti 2. úrovně.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

4.2.8. Evidenční jednotka – druh

Obsah prvku: Druhy evidenčních jednotek příslušejících jednotce popisu podle kapitoly 2.9.3.

Pravidla:

Jedna evidenční jednotka se může vztahovat k více jednotkám popisu a naopak.
Pro evidenční jednotky se používají zkratky uvedené v kapitole 2.
U evidenčních jednotek se v samostatných prvcích (4.2.9) evidují jejich počty a součty.

Povinnost: MS, I, K na příslušných úrovních popisu (viz prvek 4.2.9).

4.2.9. Evidenční jednotka – počet

Obsah prvku: Počet evidenčních jednotek příslušejících jednotce popisu.

Pravidla:

Od úrovně popisu archivní soubor do úrovně série včetně jde vždy o součty evidenčních jednotek z bezprostředně podřízených úrovní. Na úrovních popisu složka a jednotlivost jde vždy o počty v rámci dané úrovně. Pokud složka obsahuje podsložky, uvádí se počet na úrovni podsložka.
Pokud má více složek u evidenční jednotky karton a fascikl společnou ukládací jednotku (číslo), vyplňuje se hodnota 1 jen u první složky. U jednotlivostí se vždy vyplňuje příslušný počet evidenčních jednotek na dané úrovni.

Povinnost:

V MS se zapisuje do tohoto prvku povinně:

Součet evidenčních jednotek na úrovni popisu archivní soubor, pokud archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor, nebo součet evidenčních jednotek na úrovni popisu nejvyšší série, pokud archivní pomůcka eviduje jen část archivního souboru.

V I a K se zapisuje v tomto prvku povinně:

Součet evidenčních jednotek na úrovni popisu archivní soubor, pokud archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor, nebo součet evidenčních jednotek na úrovni popisu nejvyšší série, pokud archivní pomůcka eviduje jen část archivního souboru.
Počet evidenčních jednotek na úrovni popisu podsložka (popřípadě složka) a jednotlivost.

Uvádění jiných součtů než výše uvedených není povinné ani v informačním systému, ani v tištěné archivní pomůcce.

Příklad nejnižší úrovně popisu s více druhy evidenčních jednotek v manipulačním seznamu:

Úroveň popisu	Obsah	Druh EJ	Počet
Složka manipulačního seznamu	Film X	kar	1
		fsn	2
		kza	3
		pkt	2

Příklad nižší série s jedním druhem evidenční jednotky v inventáři:

Úroveň popisu	Obsah	Druh EJ	Počet	Ukládací jednotka (číslo)
Série 2. úrovně	Zápisy ze schůzí	ukn*	2
Jednotlivost	Zápisy ze schůzí, ročník 1900	ukn	1	1
Jednotlivost	Zápisy ze schůzí, ročník 1901	ukn	1	2

Příklad nižší série s více druhy evidenčních jednotek rozepsané do úrovně jednotlivostí v inventáři:

Úroveň popisu	Obsah	Druh EJ	Počet	Ukládací jednotka (číslo)
Nejnižší série	Film X	kar* fsn* kza* pkt*	4 2 3 2
Složka	Scénáře filmu X
Podsložka	Scénáře, verze 1 a 2
Jednotlivost	verze 1	kar	1	1
Jednotlivost	verze 2	kar	0	1
Podsložka	Scénář, verze 3	kar	1	2
Složka	Smlouvy
Jednotlivost	Smlouva 1	kar	0	2
Jednotlivost	Smlouva 2	kar	0	2
Složka	Vyúčtování	kar	1	3
Složka	Fotografie z natáčení
Jednotlivost	Fotografie 1	fsn	1	4
Jednotlivost	Fotografie 2	fsn	1	4
Složka	Záznamy filmu X
Jednotlivost	Filmový záznam verze 1	kza	1	5
Jednotlivost	Filmový záznam verze 2	kza	1	5
Složka	Film o filmu X
Jednotlivost	Scénář filmu o filmu X	kar	1	6
Jednotlivost	Záznam filmu o filmu X na jednom DVD	kza	1	6
Složka	Plakáty
Jednotlivost	Plakát 1	pkt	1	7
Jednotlivost	Plakát 2	pkt	1	7

* Nepovinně.

4.2.10. Ukládací jednotka (číslo)

Obsah prvku: Jednoznačný identifikátor fyzického uložení jednotek popisu v rámci archivního souboru včetně odkazů na národní digitální archiv u archiválií v digitální nebo hybridní podobě.

Pravidla: Způsob tvorby, zápisu a případných změn upravují interní pravidla archivu. K jednomu ukládacímu číslu se může vztahovat více jednotek popisu.

Povinnost: MS, I, K.

4.3. Univerzální prvky popisu – oblast kontextu a struktury

Prvky 4.3 a prvek 4.5.2 jsou povinné vždy na úrovni popisu archivní soubor (pokud archivní pomůcka eviduje celý archivní soubor), nebo nejvyšší série (pokud archivní pomůcka eviduje jen část archivního souboru). Na dalších úrovních jsou tyto prvky povinné pouze tehdy, je-li třeba specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní.

V informačním systému (elektronické podobě archivní pomůcky) se prvky vždy nacházejí na odpovídajícím místě struktury archivního souboru. V tištěné podobě archivní pomůcky se údaje zapsané do těchto prvků na úrovni popisu archivní soubor, resp. nejvyšší série (viz výše) slučují do příslušných kapitol úvodu (viz odkazy na čísla kapitol v definicích), na nižších úrovních se zvolí vhodnější z obou uvedených variant (například s ohledem na přehlednost tištěného výstupu). Údaje v kapitolách úvodu u těchto nižších úrovní odkazují na pořadové číslo (u manipulačních seznamů) nebo na referenční číslo (u inventářů a katalogů).

4.3.1. Dějiny původců jednotky popisu

Obsah prvku: Základní údaje o původci (definici viz v kapitole 2.6) nebo původcích archiválií popisovaných v archivní pomůcce, a to včetně prior a posterior (na úrovni archivní soubor náleží do 1. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: Struktura a obsah zápisu je uveden v kapitolách 6 až 10. Informace se vyplňují nebo převezmou z IS CAM technickými prostředky v digitální podobě nebo na základě tiskové sestavy v případě archivních pomůcek analogových.

Záznamy o původcích jsou všeobecně sdíleny, v případě totožných původců v různých institucích (archivech) se starší záznam převezme, popřípadě doplní. V archivních pomůckách sbírek vzniklých neorganicky (mimo úřední činnost původce), zejména sbírek archivních, postačí pro popis původce uvádět pouze minimální údaje (v rozsahu preferovaného označení, sídla a data vzniku/zániku, popř. působnosti od / působnosti do, a identifikátoru z databáze CAM). Obdobně lze postupovat i u torzovitě dochovaných osobních a rodových archivních fondů (kdy je fond tvořen jen několika jednotlivinami, případně jedním typem archiválie – například fotografiemi apod.), u původců prior a posterior nebo v případě manipulačního seznamu.
V archivní pomůcce se uvádí popis jednotlivých původců odděleně, za sebou a ve struktuře uvedené v kapitolách 6 až 10.

4.3.2. Dějiny jednotky popisu

Obsah prvku: Informace významné pro doložení věrohodnosti, celistvosti a dějin jednotky popisu (na úrovni archivní soubor náleží do 2. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: Zaznamenávají se informace (včetně časového určení) o vývoji vlastnictví, odpovědnosti a institucionálním uložení dokumentů a údaje o nakládání s nimi před předáním do archivu nebo kulturně vědecké instituce zpracovávající archivní pomůcku, tj. existence skartačního a spisového plánu, ukládací systémy ve spisovně, úbytky u původce s výjimkou zničených, poškozených nebo ztracených dokumentů, u kterých nebyl proveden výběr archiválií. U elektronických archiválií se uvádějí údaje o informačním systému spravujícím dokumenty u původce.

4.3.3. Způsob uspořádání jednotky popisu

Obsah prvku: Informace o vnitřní struktuře, uspořádání, vnitřní skartaci nebo způsobu roztřídění jednotky popisu, u archiválií přijatých z jiného archivu nebo kulturně vědecké instituce informace o nakládání s nimi před delimitací apod. (na úrovni archivní soubor náleží do 3. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla:

Zaznamenávají se údaje o archivním zpracování:

Důvody reinventarizace.
Vnitřní struktura archivního souboru, popis použitého pořádacího systému (podle registraturního systému původce dokumentů, umělého schématu podle příslušné metodiky, na základě pertinenčního principu apod.) a zdůvodnění jeho aplikace vzhledem ke struktuře a obsahu archivního souboru, popis členění inventárního seznamu.
Stav zachovalosti archivního souboru z hlediska časového a obsahového.
Způsob a rozsah vyřazení dokumentů (vnitřní skartace, delimitace, extradice, přesun do jiných archivních souborů apod.), záznam o vnitřní skartaci, rozdíly v metráži, počtu evidenčních jednotek a celkové dataci způsobené zpracováním archivního souboru a vyřazením dokumentů.

A dále:

Informace o rejstřících k archivní pomůcce (a to i v případě, že budou vyhotoveny pouze v elektronické podobě).
Fyzický stav archiválií, restaurační nebo konzervační zásahy provedené v době uložení v archivu.

4.3.4. Tematický popis jednotky popisu

Obsah prvku: Informace o obsahu jednotky popisu a jeho relevanci ve vztahu ke studiu (na úrovni archivní soubor náleží do 4. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: Zaznamenávají se informace o obsahu, časovém a geografickém rozsahu archiválií (včetně upozornění na výjimky z běžného časového rozsahu archiválií, například u prior a posterior) a formě archiválií. Upozorňuje se na možnost využití dochovaných archiválií pro různé okruhy historického bádání nebo jiné využití, a pokud je to účelné i na jednotlivé významné archiválie, korporace, osoby, události, místa a témata, jichž se archiválie týkají.

4.3.5. Přímý zdroj akvizice

Obsah prvku: Informace o bezprostředním zdroji příjmu archiválií, jejich výběru a dalších okolnostech přijetí do archivu nebo kulturně vědecké instituce zpracovávající archivní pomůcku (na úrovni archivní soubor náleží do 2. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: Zaznamenávají se všechny údaje (včetně časových) o přírůstcích a okolnostech výběru a předání archiválií do archivu nebo kulturně vědecké instituce (odkazy na protokoly o výběru archiválií, záznamy o předání či jiné dokumenty, na jejichž základě se předání uskutečnilo) včetně upozornění na použití vzorkování a výběru ukázek nebo výběru pouze podle seznamu dokumentů.

4.3.6. Budoucí přírůstky

Obsah prvku: Informace o uzavřenosti jednotky popisu a předpokládaných dalších přírůstcích včetně datace, obsahu, frekvence nebo množství předpokládaných přírůstků (na úrovni archivní soubor náleží do 3. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

4.4. Univerzální prvky popisu – oblast podmínek přístupnosti a využití

4.4.1. Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci

Obsah prvku: Identifikace držitelů vlastnických, autorských a jiných práv a informace s příslušným zdůvodněním o tom, že jednotka popisu nebo její reprodukce je pouze částečně přístupná nebo zcela nepřístupná, upozornění na statut archivní kulturní památky a národní kulturní památky.

Pravidla: Údaje se zaznamenávají, pokud to vyžaduje:

platná legislativa (ochranné lhůty, osobní údaje, citlivé údaje, obchodní, bankovní, státní a jiná tajemství, autorská a jiná práva, existence studijní kopie apod.),
fyzický stav,
jiná okolnost (smlouva o úschově, podmínky stanovené při předání do archivu, technologické omezení apod.).

Povinnost: Prvek je povinný:

Pokud by byla zpřístupněním jednotky popisu badatelům nebo jiným způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena příslušná práva.
Pokud by byl ohrožen fyzický stav jednotky popisu.
Pokud existuje studijní kopie.
Pokud je údaj podstatný pro zpřístupnění (například informace o technickém zařízení, které je třeba použít při zpřístupnění).
Příklady:
- Obsahuje osobní údaje.
- Nepředkládat, existuje studijní kopie.
- Nepředkládat z důvodu poškození.
- Kroniky nepřístupné do roku 2035 na základě protokolu o předání čj. 158/2000.
- Záznam je interpretovatelný pouze v přehrávači pro formát Hi8.
- Přehrávací rychlost záznamu 45.
- Archiválie uloženy ve vzdáleném depozitáři, dostupné 48 hodin po objednání.
- Vlastník autorských práv neznámý.
- Archivní kulturní památka: Archivní kulturní památka, 11. 5. 1992, č. 107 – Listiny Archivu české provincie augustiniánského řádu do r. 1526.
- Případ, kdy byla archivu poskytnuta omezená licenční práva: Státní okresní archiv Pardubice (licenční práva poskytnuta autorem pouze pro publikování archivem protokolem čj. 328/2000), Novák Josef, Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice, *1958, fotograf. Údaj nelze zveřejnit.
- Případ žijícího autora: Autorská práva: Novák Josef, Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice, *1958, fotograf. Údaj nelze zveřejnit.
- Případ zemřelého autora bez dědiců nebo s neznámými dědici autorských práv: Autorská práva: Novák Josef, Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice, +1998, fotograf, bez dědiců. Údaj lze zveřejnit.
- Případ dědiců autorských práv: Autorská práva: Nováková Eva, Čapkova 15, Choltice, okres Pardubice, dědička Josefa Nováka zemřelého v roce 1965. Údaj nelze zveřejnit.
- Případ vlastníka jednotky popisu uložené v archivu na základě depozitní smlouvy: Vlastnické právo: Římskokatolická církev, Farní úřad Raná, depozitní smlouva z 12. 1. 2008. Údaj lze zveřejnit.

4.4.2. Možnost zveřejnění informací o jednotce popisu

Obsah prvku: Informace o tom, že záznam o jednotce popisu lze zveřejnit.

Povinnost: Prvek je povinný, pokud by byla zpřístupněním záznamu badatelům nebo jiným způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena příslušná práva charakterizovaná v prvku 4.4.1.

Příklady:

Záznam lze zveřejnit bez prvku Podmínky přístupu.

Záznam nelze zveřejnit.

4.4.3. Možnost zveřejnění reprodukce jednotky popisu.

Obsah prvku: Informace o tom, že reprodukci jednotky popisu lze zveřejnit.

Povinnost: Prvek je povinný, pokud by byla zpřístupněním reprodukce badatelům nebo jiným způsobem zveřejnění ohrožena nebo poškozena příslušná práva.

Příklady:

Reprodukci lze zveřejnit pouze v badatelně.

Reprodukci nelze zveřejnit.

4.4.4. Fyzický stav jednotky popisu a technické požadavky

Obsah prvku: Informace o fyzickém stavu nosiče informace a látky záznamu jednotky popisu, okolnostech majících vliv na její fyzický stav a o nutnosti či provedení restaurátorských a konzervátorských zásahů (na úrovni archivní soubor náleží do 3. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: U sfragistického materiálu se zachycují základní údaje dle příkladů a) až d), pro jeho podrobný popis je určena speciální aplikace celostátního soupisu sfragistického materiálu.

Povinnost: Prvek je povinný pro:

Archiválie akutně ohrožené zničením nebo nenávratným poškozením v důsledku špatného fyzického stavu.
Archiválie restaurované.
Archiválie vystavované.
Příklady:
1. Popis fyzického stavu: mírně poškozený, silně poškozený, velmi silně poškozený.
2. Pokyny k nakládání s materiálem: Knihu je nutné pro nahlížení umístit na molitanovou klínovou podložku.
3. Informace o restaurování a konzervaci jednotky popisu:
  - Komplexní restaurátorský zásah provedl Karel Šimáček, Břeclav, květen 1998, restaurátorská zpráva čj. 1238/1998.
  - Dezinfikováno etoxenem v září 1999.
4. Informace o okolnostech majících vliv na fyzický stav:
  - Listina byla vystavena 28. září 2008.
  - Fotografie byla vystavena od února do března 1998 a od června do srpna 2002 v místnosti s odstíněným ultrafialovým zářením.
  - Mapa byla poškozena při povodních v roce 2002, rozmražena a restaurována v roce 2009.

4.5. Univerzální prvky popisu – oblast doplňujících materiálů

4.5.1. Identifikace předlohy kopie

Obsah prvku: Identifikace předlohy jednotky popisu, pokud je jednotkou popisu kopie prohlášená za archiválii nahrazující zaniklou předlohu.

Povinnost: Prvek není povinný.

Příklad: Opis kroniky, z něhož byla pořízena kopie, poskytl Novák Josef, Havlíčkova 358, Holice, okres Pardubice. Originál kroniky byl zničen v květnu roku 1945 při bombardování Holic. Údaj lze zveřejnit na základě protokolu čj. 152/2002.

4.5.2. Odkazy na příbuzné dokumenty, archiválie a pomůcky pro vyhledávání

Obsah prvku: Důležité odkazy na jiné dokumenty, archiválie nebo evidence, které s jednotkou popisu obsahově, formálně nebo fyzicky souvisejí. Může jít o dokumenty mimo archivní soubor i archiválie v rámci téhož archivního souboru (na úrovni archivní soubor náleží do 3. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla:

Souvislost musí být dostatečně přímá a významná.
Zaznamenává se existence a místo uložení souvisejícího materiálu a vztah k popisované jednotce popisu, který vytváří příslušnou souvislost. Související materiál by měl být citován způsobem, který zaručí jeho dohledatelnost.
Vyhledávacími pomůckami jsou myšleny všechny pomůcky, které vznikly v průběhu péče o materiál. Jsou jimi registraturní pomůcky původce (například podací deníky, elenchy, rejstříky), předávací seznamy (pokud již nejsou nahrazeny archivní pomůckou), archivní pomůcky (například inventáře, katalogy, soupisy dokumentů), tak i různé prospekty a informační letáky určené k propagaci a využití archiválií. Citace archivních pomůcek a informačních dokumentů se zaznamená podle příslušných norem. Registraturní pomůcky se uvádějí odkazem na příslušnou jednotku popisu zpravidla prostřednictvím referenčního označení.
Při odkazu na archiválie textovým způsobem se používá způsob citace uvedený v kapitole 4.2.1. Softwarové prostředky mohou využívat i přímý hypertextový či interaktivní odkaz.
Prvkem lze řešit i tzv. ideální popis, kdy fyzická analogová archiválie obsahuje více popisovaných archiválií, které jsou v rámci archivního popisu uváděny samostatně, a to na různých místech pořádacího schématu či dokonce v různých archivních souborech.

Povinnost: Prvek není povinný.

Příklady:

Typáře a jejich otisky: odkaz na identifikační číslo záznamu v celostátním soupisu:

popisujícího druhou stranu otisku (používá se pouze při popisu oboustranné pečetě),

typáře (používá se pouze při popisu otisků nebo odlitků otisku vytvořených tímto typářem),

otisku typáře nebo odlitku otisku (používá se pouze při popisu typáře, který vytvořil otisk nebo otisk, z něhož byl zhotoven odlitek).

Příklad záznamu č. 6173, který odkazuje na záznam o druhé straně otisku: 6174.

Označení veduty přidělené v rámci celostátního soupisu vedut: III4/14.

Odkaz na záznam v Knihopisu českých a slovenských tisků od doby nejstarší až do konce 18. století: K01126.

Označení městské knihy v rámci celostátního soupisu městských knih do roku 1526.

Matrika, k níž je index uložen v jiném archivu: index uložen ve Státním oblastním archivu v Třeboni

(212000010), identifikační číslo 1235, sbírka matričních listin je ještě uložena u původce.

Eva ČAKRTOVÁ, Soupis matrik, 1584–1900. Soupis dokumentů, 1979, ev. č. 2.

Vlastimil KOVÁŘ – Martin KRUMMHOLZ – Helena ŠEVČÍKOVÁ, Sbírka církevních a civilních matrik Praha 1584–1915 (1945). Inventář, 1998, ev. č. 138.

Spisy, jejichž hlubší popis nebyl proveden z důvodu existence bezchybných a přehledných registraturních pomůcek: viz elench s referenčním označením 4//15//23/258 a index s referenčním označením 4//15//24/69.

Příklad pevného spojení s jinou archiválií, zde dva soudní rejstříky v jedné knize, příklad užití prvku u části archiválie odkazující: Spojeno s elza-node://a06f7284-9e7d-441c-a795-7dd46a96f942 Rejstřík všeobecného dozoru 1953-1955.

Příklad pevného spojení s jinou archiválií, zde dva soudní rejstříky v jedné knize, příklad užití prvku u jednotky popisu, ve které je popsáno fyzické uložení smíšené archiválie, a tudíž na ní archivní popis ostatních částí odkazuje: Odkazující JP 2/1/10//27 Rejstřík občanskoprávního dozoru 1954-1955.

4.5.3. Existence kopií jednotky popisu

Obsah prvku: Identifikace studijních a bezpečnostních analogových i digitálních kopií (reprodukcí) jednotky popisu, případně potřeba zhotovení těchto kopií.

Pravidla: Prvek se používá pouze u (analogových) jednotek popisu, které byly digitalizovány za účelem zveřejnění, nikoli při popisu digitálních datasetů, digitálních archivních jednotek a replik. Rovněž tak se tento prvek nepoužívá pro odkaz na webové stránky či jiné způsoby, jimiž byla reprodukce zveřejněna (k tomu slouží prvek 5.2.11 Edice a literatura).

Povinnost: Prvek je povinný:

V případě existence bezpečnostních kopií k jednotce popisu.
V případě, že studijní kopie má být předkládána badatelům místo jednotky popisu.
V případě digitalizace prováděné za účelem zveřejnění jednotky, kdy se předpokládá dlouhodobé zachování digitální reprodukce.
Příklady:
- Studijní kopie na černobílém mikrofilmu č. 66, barevné digitální reprodukce v informačním systému, obojí dostupné v badatelně archivu.
- Mikrofilm č. 452.
- Elektrografická kopie zhotovena, uložena v badatelně.
- Digitalizováno, nedigitalizováno, digitalizovány strany 3–20, provést digitalizaci, opravit digitalizovanou sadu, zkontrolovat digitalizovanou sadu.
- Digitalizační sada CZ_225201010_1_p1, identifikační číslo bylo převzato z archivní pomůcky č. 453. [2]
- Nová digitalizační sada CZ_225201010_35_p1, původní digitalizační sada CZ_225201010_1_p1.

4.6. Univerzální prvky popisu – oblast poznámek

4.6.1. Služební poznámka

Obsah prvku: Poznámky pro interní potřebu. Nesmí zde být evidovány poznámky k obsahu, formě a dalším atributům jednotky popisu, pro něž jsou určeny jiné prvky.

Povinnost: Prvek není povinný. Může být použit na všech úrovních popisu.

4.6.2. Veřejná poznámka

Obsah prvku: Speciální nebo jinak důležité informace k zápisu, nebo k jednotce popisu, které nemohou být uvedeny v jiných definovaných prvcích popisu a které je možné zveřejnit. Jde například o stručné informace, které vysvětlují údaje uvedené v jiných prvcích, a to nejčastěji formou citace pro podporu uvedených tvrzení.

Pravidla: Pokud prvek obsahuje poznámky ke konkrétním prvkům, zapisují se ve tvaru: název prvku, k němuž se poznámka vztahuje: poznámka.

Povinnost: Prvek není povinný. Může být použit na všech úrovních popisu.

Příklady:

Datace fyzického vzniku jednotky popisu: určena podle proluky po demolici čp. 15 provedené v roce 1925 a zastavěné v roce 1928.

Záznam o nedohledání v rámci generální inventury NAD.

4.7. Univerzální prvky popisu – oblast kontroly popisu

4.7.1. Zpracovatel jednotky popisu

Obsah prvku: Informace o zpracovatelích jednotky popisu nebo autorovi popisu včetně časového určení (na úrovni archivní soubor náleží do 5. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Pravidla: Při změně se původní údaj nepřepisuje, ale doplňuje.

Povinnost: Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní.

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

Příklady:

Archiválie byly poprvé pořádány v letech 1871–1874 registrátorem pražského magistrátu Josefem Rankem, vyčleněný fond pak zpracovala a inventář sestavila v prosinci 2001 v Archivu hlavního města Prahy Zlata Brátková.

Sérii živnostenských spisů zpracovala v roce 1962 Marie Matysová, v roce 1998 provedla reinventarizaci a dodatky zapracovala Renata Brožková.

4.7.2. Pravidla zpracování jednotky popisu

Obsah prvku: Mezinárodní, národní nebo místní pravidla a zásady, kterými se popis řídí.

Povinnost: Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní (na úrovni archivní soubor náleží do 3. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

Příklad: Fond byl pořádán podle Metodického návodu na pořádání a inventarizaci archivních fondů Archiv obce Archivní správy MV ČR z 31. 1. 2000, čj. AS/1-284/2000. Archivní popis vychází ze Základních pravidel pro zpracování archiválií, Praha 2013.

4.7.3. Datum (data) popisu

Obsah prvku: Datum (data) vytvoření nebo revize popisu.

Povinnost: Prvek je povinný pro MS, I, K vždy na úrovni popisu archivní soubor, na dalších úrovních pouze tehdy, je-li třeba specifikovat či doplnit informace z vyšších úrovní (na úrovni archivní soubor náleží do 5. kapitoly úvodu archivní pomůcky).

Opakovatelnost: Prvek není opakovatelný.

Příklady:

Únor 2006.

1998, revize 2004.