2. ARCHIVNÍ ZPRACOVÁNÍ

Tato kapitola je věnována kontextu zpracování a evidenci archiválií. První část teoreticky řeší vymezení archiválie, popisuje její vlastnosti ve vztahu ke sbírkovým předmětům a knihovním dokumentům. Stručně je zde popsán vznik archiválií a archivních souborů, kodifikovány jsou zde nástroje pro jejich evidenci a způsob strukturování archivních souborů.

2.1. Obecné vymezení archiválie

Archiválie může být vymezena z těchto hledisek:

1. z hlediska společenské funkce: patří do skupiny hodnot, které jsou díky svému dokumentárnímu a historickému významu běžně vnímány jako součást národního kulturního dědictví (ekvivalent: francouzský termín patrimoine, německý: das Kulturerbe, anglický: national heritage), v některých zemích bývá upraveno obecným zákonem (celková ochrana a evidence památek, též přírodních),

2. jako informační pramen: využitelný pro právní a správní účely s akcentem na praktické využití,

3. jako historický pramen: jeden z nezastupitelných prvořadých typů historického pramene, který zejména v tradiční analogové podobě vykazuje specifické rysy související s jeho původem.

2.2. Dvě současná pojetí archiválie z hlediska oboru archivnictví

Existuje tradiční pojetí ve smyslu definice v současném českém zákoně o archivnictví a spisové službě, kdy její vznik je spojován s formálním aktem výběru a hlavně evidence. Teoreticky přitom vychází z principu provenienčního (vazba na původce), který ovlivňuje chápání archiválie ve všech archivních činnostech. Ve starším období dominantní princip pertinenční se přitom dnes používá pouze okrajově. [1]

Naproti tomu komplexnější pojetí vychází z obecnějšího chápání archiválie jako součásti národního kulturního dědictví (viz výše). V souladu s teorií tří věků využívanou ve francouzské a anglosaské oblasti se stává dokument potenciálně archiválií (má trvalou hodnotu) již v okamžiku svého vzniku. Její podstatou je rozlišení tří období života archiválie:

1. fáze administrativní, kdy je dokument využíván ryze prakticky,

2. fáze meziarchivní (není podmíněno jednoznačně existencí instituce tzv. meziarchivů) – kdy míra praktického využití klesá ve prospěch paralelního využívání jakožto historického pramene,

3. fáze archivní, kdy již naprosto převážila historická hodnota na úkor administrativně-praktické.

Platnost provenienčního a omezeně pertinenčního principu není při tomto komplexnějším pojetí nijak limitována.

2.3. Paměťové instituce

Paměťové instituce zahrnují archivy, muzea a knihovny a další instituce, jejichž posláním je uchovat historické a kulturní dědictví země. Z pohledu archivní legislativy to jsou archivy a kulturně vědecké instituce, kam se řadí knihovny, muzea, galerie, památníky, veřejné výzkumné instituce a vysoké školy.

Základní cíle paměťových institucí jsou v zásadě shodné – uchování kulturního dědictví, ovšem naplňování těchto cílů dosahují různými prostředky a také se řídí různou legislativou. Dokumenty, které tyto instituce uchovávají, mají často povahu archiválie v komplexnějším pojetí.

Definici jednotlivých paměťových institucí uvádí příslušná legislativa:

1. archiv je zařízení podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně,

2. muzeum je instituce, která získává a shromažďuje přírodniny a lidské výtvory pro vědecké a studijní účely,zkoumá prostředí, z něhož jsou přírodniny a lidské výtvory získávány, z vybraných přírodnin a lidských výtvorů vytváří sbírky, které trvale uchovává, eviduje a odborně zpracovává, umožňuje způsobem zaručujícím rovný přístup všem bez rozdílu jejich využívání a zpřístupňování poskytováním vybraných veřejných služeb, přičemž účelem těchto činností není zpravidla dosažení zisku,

3. galerie je speciálním případem muzea specializovaného na sbírky výtvarného umění,

4. knihovna je zařízení, v němž jsou způsobem zaručujícím rovný přístup všem bez rozdílu poskytovány veřejné knihovnické a informační služby vymezené příslušným zákonem, především zpracování a zpřístupňování knihovních jednotek.

Principiálně se paměťové instituce odlišují v pojetí svých fondů (sbírek) a předmětů péče:

Paměťové instituce

Archiv	Muzeum (galerie)	Knihovna
Archivním fondem je soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku; archivní sbírkou soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky (§2 písm. g) a h) zákona č. 499/2004 Sb.). Archivní fondy a archivní sbírky jsou souhrnně označovány jako archivní soubory.	Sbírkou muzejní povahy je sbírka, která je ve své celistvosti významná pro prehistorii, historii, umění, literaturu, techniku, přírodní nebo společenské vědy; tvoří ji soubor sbírkových předmětů shromážděných lidskou činností (§2 odst. 1 zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy).	Knihovním fondem je organizovaný, soustavně doplňovaný, zpracovávaný, ochraňovaný a uchovávaný soubor knihovních dokumentů (§2 písm. c) zákona č. 257/2001 Sb., knihovní zákon).
Archiválií je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence (§ 2 písm. f) zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 167/2012 Sb.).	Sbírkovým předmětem je věc movitá nebo nemovitost nebo soubor těchto věcí, a to …přírodnina nebo lidský výtvor. Jsou to písemnosti a tisky, negativy, fotografie, filmové záznamy, kresby a náčrty vážící se k jednomu tématu či jedné osobnosti … (§ 2 odst. 2 zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy; § 2 odst. 2 písm. d) vyhlášky Ministerstvo kultury 275/2000 Sb.).	Knihovním dokumentem je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny (§ 2 písm. b) zákona č. 257/2001 Sb., knihovní zákon).

2.4. Specifické vlastnosti archiválie

Na rozdíl od ostatních druhů historických pramenů vzniká archiválie v naprosté většině případů výběrem ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení a následným vzetím do evidence Národního archivního dědictví (dále jen NAD), přičemž obě podmínky musí být naplněny. V tradičním pojetí dochází k tomuto výběru až v poslední – historické fázi života dokumentu, a to převážně v rámci odborné činnosti příslušného archivu. Systém spisové služby umožňuje označit dokumenty potenciálně určené k výběru a umožnit upřesnění tohoto výběru ve skartačním řízení.

Pro výběr dokumentu za archiválii má klíčový význam obsahová stránka dokumentu. Tradiční archiválie jsou většinou jedinečné i po stránce fyzické (existují v jednom nebo jen omezeném počtu exemplářů). U nových typů archiválií, a to především u digitálních dokumentů, tato vlastnost mizí, neboť digitální dokumenty lze volně rozmnožovat kopírováním a jednotlivé kopie jsou identické.

Historická hodnota především u starších archiválií souvisí nejen s jejich informačním obsahem, ale i s hmotnou stránkou záznamu. U novějších typů archiválií výpovědní hodnota nosiče klesá (reprodukční technologie) nebo zaniká (digitální archiválie).

Vedle jiných vlastností (datace, obsah, vnější znaky) je jednou z rozhodujících vlastností vazba na původce (původ), která umožňuje uplatnění provenienčního principu.

Archiválie nemá povahu solitéru, je zařazována do archivního souboru a její hodnota se tímto zařazením zvyšuje (teorie strukturalismu).

2.5. Akvizice archiválií

Archiválie vzniká z dokumentu v procesu výběru ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, popř. akvizicí v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, veřejných výzkumných institucích a vysokých školách, přičemž nutnou podmínkou je zaevidování vybraných dokumentů v evidenci Národního archivního dědictví. V případě akvizice ve jmenovaných kulturně vědeckých institucích musí dokument splňovat kritéria výběru archiválií definovaná zákonem o archivnictví a spisové službě. Takto vybrané dokumenty jsou považovány za archiválie vybrané mimo skartační řízení.

Výběr archiválií je jednou z nejdůležitějších činností archivu, při které se rozhoduje, co se stane či nestane archiválií, resp. o další existenci dokumentů předkládaných k výběru. Tento výběr musí zohledňovat řadu faktorů a lze ho legislativně nebo metodicky objektivizovat pouze částečně.

Zákonem určení původci (zejména z oblasti veřejné správy), mají povinnost předkládat všechny své dokumenty k výběru archiválií primárně ve skartačním řízení, což navazuje na jejich povinnost vést zákonem stanoveným způsobem spisovou službu. V dalších případech je sice povinnost nabízet dokumenty k výběru mimo skartační řízení zákonem stanovena, avšak akvizice archiválií od většiny těchto tzv. soukromoprávních původců je více podobná nebo totožná s postupy získávání sbírkových předmětů v muzeích a galeriích.

Obecně se provádí akvizice archiválií dvěma základními způsoby:

1. výběrem archiválií ve skartačním řízení,

2. výběrem archiválií mimo skartační řízení, a to:

   ba) nákupem od původce nebo držitele archiválií, pokud jsou v jeho výhradním vlastnictví,

   bb) darem, kdy původce nebo držitel archiválie daruje bezúplatně archivu,

   bc) na základě nálezu dokumentů,

   bd) na základě smlouvy o úschově (depozitu), kdy se archiv o archiválie stará, ale veškerá práva k disponování s nimi má jejich majitel (původce),

   be) odúmrtí, na základě rozhodnutí o právu hospodaření, které vydává Ministerstvo vnitra na základě žádosti Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových,

   bf) převzetím od původce, který má povinnost provádět výběr archiválií ve skartačním řízení, ale z různých závažných důvodů je nemohl zařadit do skartačního řízení.

Pokud archiválie zůstávají uloženy po provedení výběru u soukromoprávního původce nebo držitele archiválií, vede je příslušný archiv v evidenci Národního archivního dědictví a kontroluje podmínky jejich uložení.

Seznamy přejímaných archiválií je třeba požadovat i v elektronické editovatelné podobě tak, aby je bylo možné použít jako přímý zdroj pro vznikající archivní pomůcky nebo vyhledávání prostřednictvím informačního systému archivu.

Každá přejímka musí být evidována v evidenci vnějších změn a současně na evidenčním listu NAD. Dokumentace k přejímce musí být vždy dohledatelná, neboť prokazuje způsob nabytí archiválií. Dokumentace týkající se tvorby fondu bývá zpravidla zařazována do spisu o fondu (viz dále 2.7.2 Dokumentace o archivním souboru).

Při zpracování archiválií je nezbytné zohlednit informace o jejich původci získané při přejímání archiválií a v rámci předarchivní péče. Jde zejména o:

1. podmínky stanovené původcem (zejména dočasná nepřístupnost některých archiválií, zvláštní podmínky pro využívání stanovené v darovací nebo kupní smlouvě),

2. prohlášení archiválií za zveřejněné (přístupné k nahlížení bez uplynutí třicetileté ochranné lhůty),

3. vývoj organizace (vývojové schéma, životopis), vývoj spisové služby původce, především spisové plány a záznamy o jednání s původcem,

4. legislativní podmínky týkající se zejména zákazu rozdělení archiválií (převedení do péče jiného archivu) a zákazu vyřazení archiválií (vnitřní skartace).

Přejímky lze fyzicky ukládat přírůstkově v rámci archivu nebo podle archivních souborů.

V každém případě je nutné evidovat vazbu archiválií na konkrétní přejímky a na archivní soubor a na příslušné seznamy převzatých archiválií.

2.6. Vymezení archivního souboru

Archivní fond nebo archivní sbírka (souhrnně archivní soubor) je základním prvkem v našem archivnictví, je definován legislativně a vymezuje se i fyzicky, případně jasnou evidenční vazbou u odděleně uložených archiválií, zejména archiválií v digitální podobě. Každá archiválie nebo jejich skupina musí být součástí jednoho archivního fondu nebo jedné archivní sbírky, v jejímž rámci se také zpracovává a zpřístupňuje.

Archivní soubor je vymezen na základě:

1. provenienčního principu u archivních fondů, kdy rozhodujícím hlediskem pro vymezení je konkrétní původce (korporace, dočasná korporace, fyzická osoba nebo rod); vazbu mezi ním a archiváliemi (fondem) nazýváme proveniencí,

2. pertinenčního principu u archivních sbírek a v minulosti vzniklých archivních fondů (např. archivní manipulace), které obsahují jednotliviny nebo jejich skupiny různé provenience vzájemně propojené umělým pořádacím schématem nebo typem archiválií, popř. kombinací obou těchto přístupů.

Před vymezením archivního souboru je třeba si uvědomit charakter archiválií, které jsou předmětem vymezení, tj. zda se jedná o fond nebo sbírku a jakého typu. Od toho se následně odvíjí i výběr pořádacího schématu.

Vymezení archivního souboru zůstává velmi důležitým úkonem z hlediska jeho vypovídací hodnoty, i když oproti minulosti již neslouží současně k definování původce. Tuto funkci plní jiná informační vrstva – evidence původců – napojená prostřednictvím provenience na archivní soubory nebo jejich části (popř. i na jednotlivé archiválie, např. uvnitř sbírky paměťové instituce).

Vlastní vymezení archivního souboru je proces, který může proběhnout při přejímání archiválií do archivu (i v rámci spisovny původce), při zapsání do evidence NAD nebo nejpozději při zpracování fondu v rámci jeho třídění a pořádání. Znamená jeho věcné, časové a fyzické ohraničení a systémové zařazení mezi ostatní soubory NAD. K novému ověřování vymezení archivního fondu, případně k jeho korekci dochází vždy při zařazování dodatků a přírůstků.

Určujícím pro vymezení archivního fondu podle provenience je také posouzení, zda je původce samostatný a v případě korporací, zda splňuje také požadavky uvedené v kapitole 9.2.1.

Pro vznik samostatného archivního fondu není tedy rozhodující samostatnost organizační, dislokační nebo registraturní. Např. Volební soud 1920–1939 byl samostatným právním subjektem, i když funkce soudců a administrativního aparátu vykonávali soudci a úředníci Nejvyššího správního soudu a registratura Volebního soudu byla uložena ve spisovně Nejvyššího správního soudu. Naopak, důvodem vzniku samostatného archivního fondu není rozsah dokumentů nebo převzaté členění z jiné instituce – to lze zabezpečit na nižších úrovních archivního popisu.

Rozhodný význam pro vymezení archivního fondu má vznik a zánik původce, jeho zásadní reorganizace zpravidla spojená se změnou věcné nebo územní působnosti (např. reorganizace ministerstev po podepsání Mnichovské dohody, kdy ukončilo činnost Ministerstvo veřejného zdravotnictví a tělesné výchovy a bylo ustaveno Ministerstvo sociální a zdravotní správy) nebo změna statutu instituce (např. Československý ústav zahraniční, před válkou působící na spolkovém základě, byl po válce obnoven jako státní instituce). Naopak se nepřihlíží ke změně původce přejmenováním bez změny jeho věcné působnosti (např. Ministerstvo národní obrany – Ministerstvo obrany, Státní technická knihovna – Národní technická knihovna), delimitací některého organizačního útvaru do jiného úřadu nebo dílčí změnou věcné působnosti (např. převedením agendy pojišťovnictví a spořitelen z Ministerstva vnitra do Ministerstva financí, delimitací Správy pro dopravu z Ministerstva vnitra do Ministerstva dopravy apod.), změnou podřízenosti (např. Sbor nápravné výchovy, přeřazený z resortu spravedlnosti do resortu vnitra a zpět), změnou sídla, změnou vnitřní organizační struktury původce, změnou organizace spisové služby a hranice manipulačního období, volební nebo funkční období, nepodstatnou věcnou a územní změnou kompetence apod.

Je-li soubor archiválií vnitřně členitý, avšak rozdíly a předěly mezi jeho částmi nejsou dostatečným důvodem pro rozdělení do jednotlivých fondů, vzniká složitý archivní fond. Tento typ archivního fondu signalizují např. decentralizovaná spisová služba u původce, existence útvarových spisoven, vedení několika řad registraturních pomůcek apod. Z hlediska archivního zpracování bývají části složitého archivního fondu dosti autonomní, ale tato autonomie se nesmí zaměňovat s fondovou samostatností a při zpracování autonomní části fondu je třeba mít na zřeteli fondový celek. Současně není možné vyčleňovat z archivního fondu některé druhy archiválií a vytvářet z nich zvláštní archivní soubory na sbírkovém principu (fotografie, filmy, listiny apod.).

Každý archivní soubor je strukturován pomocí úrovní popisu, tj. sérií, složek a jednotlivostí (viz kapitolu 3). Součástí vymezení archivního souboru je i stanovení jeho názvu a časového rozsahu, které se řídí příslušnou archivní metodikou. [2]

Podle mezinárodního standardu ISAAR(CPF) je původcem „entita (korporace, rod nebo osoba), která vytvořila, shromáždila nebo spravovala dokumenty při provádění svých osobních nebo korporátních (úředních) aktivit.“. Tomu odpovídá i definice původce v zákoně o archivnictví a spisové službě. Původce nelze směšovat s archivním souborem.

Základní rozdělení původců odpovídající čtyřem třídám, resp. podtřídám entit:

1. Osoba/bytost: jedná se o osobu fyzickou.

2. Rod/rodina: Souhrn fyzických osob spojených příbuzenskou vazbou (především souhrn všech potomků počínající od jedněch rodičů a rodiče a jejich děti v jedné generaci) podílejících se na vytváření, shromažďování a správě dokumentů. Do této skupiny je zahrnuta i rodina. Entita ze třídy „rod/rodina“ se jako původce volí v případě, že dochovaný materiál neumožňuje přesnou identifikaci všech konkrétních jednotlivých členů (fyzických osob) vytvářejících a spravujících dokumenty. V případě, že archivní fond umožňuje identifikovat jako původce archiválií jednotlivé členy rodu, popisuje se jako původce nikoli rod, ale jednotlivé (fyzické) osoby – jedná se o případ, kdy bude popis původců vyjádřen archivními autoritními záznamy jednotlivých osob. Pokud však lze identifikovat pouze několik členů rodu/rodiny a ostatní zůstávají skryti pod souhrnným označením rodu/rodiny (např. Šternberkové), jsou v roli původce napojeny záznamy konkrétních členů a zároveň záznam rodu/rodiny.

3. Korporace: organizace nebo skupina osob, která se označuje konkrétním jménem a která vystupuje a je chápána jako entita.

4. Událost (též „dočasná korporace“): Podobně jako korporace je skupinou osob vystupujících pod jedním jménem, ovšem doba trvání události je předem časově omezena (konference, sjezd, filmový festival apod.). Za samostatné původce lze považovat zejména některé konference a sjezdy. Pojem se používá pro události vystupující v roli původců.

K zásadním problémům určení původce archiválie patří nedostatečné zdůrazňování potřeby popisu původce, které je nahrazováno důrazem na vymezení fondu. To je v řadě případů nejen obtížné, ale i nevhodné (roztržením organicky vzniklých sérií, které v průběhu let spravovali různí původci) nebo raději není vůbec realizováno (tzv. archivy měst s organizacemi založenými nebo zřízenými obcí apod.). Ve výsledku je původce archivního fondu ztotožňován s „hlavním původcem“ bez ohledu na priora/posteriora apod. Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu z roku 1958 [3] vycházela z ideálního případu: co archivní fond, to (pouze) jeden původce: „Archivní fond je základní řídící jednotkou. Do jednoho archivního fondu nelze zahrnovat archiválie různých institucí, i když jsou navzájem spojeny posloupností. Naproti tomu se netvoří různé fondy z archiválií jedné instituce na podkladě toho, že v různých časových obdobích se její činnost kompetenčně rozšiřovala nebo zužovala, jestliže se podstatně nezměnilo její původní určení.“ To v praxi neplatí (manipulační období, zmíněná priora/posteriora, zvláštní série typu osobních nebo stavebních spisů či úředních sbírek aj.), nehledě na neřešení pojmu „různé instituce“. Základní pravidla ve své původní podobě však nereflektují ani původce, kteří nejsou korporacemi, když při inventarizaci požadují v úvodu pomůcky: „…stručný vývoj organisace úřadu (instituce), z jehož činnosti fond vznikl (citovat, pokud možno, právní normy týkající se původce fondu).“

Pokud archivní fond, popř. sbírka, obsahuje archiválie více původců, je nutné při popisu všechny tyto původce strukturovaně zaznamenat – bez ohledu na to, který původce je stanoven jako hlavní, tzn. určující pro vymezení archivního fondu. Jestliže se tedy spisy předchůdce nacházejí ve spisech nástupce (byly priorovány), budou jako původci popsány oba subjekty – předchůdce i nástupce. Jinak je tomu u původců, kteří nemusí být vždy způsobilí tvořit archivní fond nebo jsou podřízenou korporací – součástí korporace jiné. První případ (předchůdce a nástupce) ilustruje např. „Vládní výbor pro bezpečnost silničního provozu“, který byl součástí „Ministerstva vnitra ČSR – Správy pro dopravu“, ovšem agendu sekretariátu vedl „Ústav silniční a městské dopravy“. Za této situace je nezbytné zmínit všechny uvedené původce. Obdobným příkladem je např. archivní fond složený z archiválií firmy a jejích majitelů nebo složený z archiválií rodu a správy velkostatku, jestliže se jedná o integrální celek, z něhož nelze vytvořit samostatné archivní fondy dle jednotlivých původců. V druhém případě (podřízená korporace) vystupuje každá právnická osoba (úřad, podnikatelský subjekt, spolek, politická strana, církevní řád apod.) jako samostatný původce. Současně může jako samostatný původce vystupovat i organizačně vymezitelná část, pokud je to potřebné pro vazbu mezi původcem a archiválií, např. výše zmíněná Správa pro dopravu, ale i místní organizace strany/spolku, územní pracoviště ústředního orgánu aj. V takovém případě se využívá pouze informace o dané části korporace, nikoli o korporacích nadřízených (viz též kapitoly 9.2.1, 9.2.2).

Archiválie jednoho původce tvoří jeden archivní fond. Do více archivních fondů jsou děleny pouze v případě, že pro to jsou zvláštní důvody, například že fondy existují v různých archivech a není možné nebo vhodné je scelit (např. samostatné fondy územních pracovišť původce v různých archivech), nebo mají odlišný právní status (např. jeden z fondů je uložen v archivu na základě smlouvy o úschově nebo je uložen mimo archiv, druhý je v majetku zřizovatele archivu).

V praxi platí, že archivní soubor tvoří zpravidla archiválie jednoho původce, ale může obsahovat i archiválie dalších původců, a to v následujících případech:

1. obsahuje dokumenty předchůdce nebo nástupce, které nástupce nebo předchůdce použil ke své (úřední) činnosti (pravá priora a pravá posteriora), a to nikoli pouze pro informativní nebo sběratelské účely (nepravá priora a nepravá posteriora),

2. rozdělení nelze provést bez zásadního porušení kontextu agendy,

3. torzo archiválií jednoho původce se připojilo k archivnímu fondu jiného původce, protože mezi činností těchto původců existovala věcná či časová souvislost (např. dokumenty z likvidace původce, korespondence rodičů v osobním fondu jejich potomka, dokumenty o původci vydané po jeho smrti, dokumenty žáka v osobním fondu učitele a naopak),

4. rozdělením by došlo k vážnému narušení vnitřní struktury manipulace,

5. manipulace má charakter série vztahující se ke konkrétní agendě, je nebo by měla být součástí spisového plánu nebo je legislativně předepsána a zpravidla ji tvoří typové spisy (výstřižkový archiv ministerstva, spisy stavebního úřadu, osobní spisy, rejstříkové spisy) a rozdělení nelze provést bez zásadního porušení kontextu agendy,

6. jde o historickou archivní manipulaci vzniklou na základě pertinenčního principu umělým přemanipulováním archiválií více původců dohromady v archivu nebo obdobné instituci a tuto manipulaci nelze rozdělit z důvodů ztráty rysů provenience dokumentů (např. zničením původních obalů), zažitého způsobu citace nebo existence speciálních archivních pomůcek, které nelze trvale nebo dočasně nahradit (např. fond Stará manipulace uložený v Národním archivu, fondy bývalého Studijního ústavu Ministerstva vnitra, sbírky matrik a sbírky matričních dokladů aj.),

7. jde o agendy pocházející z činnosti původce, které však byly spravovány jako integrální součást spisové služby jiného původce (např. Rada vlády pro bezpečnost silničního provozu [4] atd.); ve výjimečných případech, zpravidla pokud byla agenda zcela oddělena od ostatních agend původce, může být osamostatněna a vytvořen samostatný archivní fond (např. fond Branné hospodářství uložený v Národním archivu), [5]

8. jde o historicky vzniklé, uzavřené sbírky archiválií zpravidla speciálně zaměřené (Sbírka map a plánů Národního archivu – tzv. Roubíkova sbírka, Nostická sbírka grafiky ze SOA Plzeň, sbírky pečetí).

V případech neuvedených v předcházejících odstavcích se archiválie zpravidla vyčleňují do příslušného archivního souboru. Jde zejména o situace, kdy:

1. při uložení ve spisovně nebo po převzetí do archivu došlo k smísení dokumentů různých původců,

2. existuje archivní fond, do kterého přísluší torzo archiválií podle písm. c) předchozího odstavce,

3. archiválie jsou nepravými priory podle písm. a) předchozího odstavce,

4. jde o pertinenčně tvořené sbírky, které vznikly vynětím archiválií v archivu nebo obdobné instituci a nejsou historickými archivními manipulacemi podle písm. f) předchozího odstavce,

5. jde o úřední dokumenty (zpravidla hromadně se vyskytující) doručené původci k informaci, které však nemají rysy jeho provenience (nebo jen nepatrné, např. podací razítko) a zpravidla byly vyřízeny vzetím na vědomí; pokud existuje archivní fond odesílatele dokumentu nebo se předpokládá, že vznikne, je možné zmíněné dokumenty zařadit do něj (např. výroční zprávy Rady pro rozhlasové a televizní vysílání jako součást ke zničení vyřazované parlamentní agendy ve spisovně ministerstva, kolegia ministerstev převzatá Státním ústředním archivem z Archivu Kanceláře prezidenta), [6]

6. jde o úřední dokumenty, které se nacházejí neoprávněně v osobním fondu (jeho zůstavitel nebyl oprávněn k jejich získání do vlastnictví), např. úřední korespondence nalezená v osobním fondu představeného či jiného činitele daného úřadu.

V případě archivní sbírky je původcem entita, z jejíž činnosti nebo pro jejíž potřebu sbírka vznikla (popisovaný původce tedy nemusí primárně být původcem archiválií ve sbírce uložených, ale je původcem sbírky jako takové).

1. Pokud sbírka vznikla mimo archiv, eviduje se jako její původce původní sběratel (např. Sbírka Rybičkova opisů městských privilegií; Sbírka Pohlova k dějinám železářství, Zbiroh; Sbírka genealogická Deymů ze Stříteže; Sbírka soudobé dokumentace – SETUZA Ústí nad Labem a mnohé další).

2. Pokud sbírka vznikla vlastní činností archivu (sbírky soudobé dokumentace, typářů, map a plánů, plakátů, patentů aj.), pak se eviduje jako původce archiv.

3. Výjimkou jsou sbírky uměle vytvořené archivem z archiválií, jejichž archivní fondy existují, ale z nějakého důvodu je část archiválií oddělena a zařazena do sbírky (Sbírky matrik, Sbírky druhopisů matrik, Sbírky listin k matrikám, Sbírky pozemkových knih). V takovém případě jako původce označíme entity, z jejichž registratur byly archiválie vyjmuty (např. v případě Sbírky matrik farní úřady, okresní úřady, standesamty apod.).

2.7. Pořádání archivního souboru

2.7.1. Získání přehledu o archivním souboru a jeho stavu

Před zahájením zpřístupňovacích prací je nezbytné:

1. vymezit archivní soubor nebo jeho části u složitých archivních souborů (provést třídění),

2. zjistit údaje z aktuální evidence NAD a z lokačních seznamů a získat tak základní informace o archivním souboru a jeho uložení v archivu,

3. zjistit, zda jsou archiválie připravené ke zpracování kompletní, zda nejsou další uloženy ve spisovnách, u původce nebo jeho nástupce (dědice) a zahájit jednání vedoucí k získání těchto archiválií nebo zaznamenat pro účely archivní pomůcky jejich existenci,

4. zjistit na základě evidence NAD, zda část archiválií téhož původce není v péči jiného archivu, a pokud se nacházejí archiválie téhož původce v akreditovaném archivu v ČR, nepokračovat ve zpracování, ale iniciovat řízení o scelení archivního souboru formou převedení do péče jiného archivu (zpracování archivního souboru lze zahájit až po rozhodnutí Ministerstva vnitra),

5. provést rozbor obdobných archivních souborů a jejich zpracování ve vlastním i v jiných archivech (včetně souborů případných předchůdců a nástupců) a vyhodnotit jejich dochovanost,

6. ověřit, zda byl archivní soubor nebo jeho část v minulosti již archivně zpracován, např. v jiném archivu (nejlepší srovnání umožňuje sbírka archivních pomůcek odboru archivní správy a spisové služby MV), zajistit archivní pomůcky (i neschválené), předávací soupisy, spisové plány apod.,

7. zběžně provést průzkum archivního souboru, archivní registratury archivu a dostupné literatury se zaměřením na spisovou manipulaci, spisové a organizační normy, historii a kompetence původce, dochovanost registraturních pomůcek, přítomnost archiválií vyžadujících oddělené uložení (např. fotografické desky) a zajistit případný restaurátorský zásah,

8. prostudovat nabývací dokumentaci k archivnímu souboru (záznamy o přejímkách, smlouvy), zda neobsahuje omezení zejména pro zpracování, zpřístupnění nebo vnitřní skartaci,

9. zvážit časovou a prostorovou náročnost a možnost či nutnost spolupráce více pracovníků.

Zjištěné informace není nezbytné formalizovat do písemné podoby.

2.7.2. Dokumentace o archivním souboru

Informace o archivním souboru, jeho vymezení, původci, předarchivní i archivní péči, změnách v evidenci NAD i péči o jeho fyzický stav se ukládají na jednom místě – v dokumentaci tradičně nazývané spis o fondu (lokálně též list fondu). Spis o fondu obsahuje originály dokumentů (jen výjimečně kopie), které jsou však evidovány v systému spisové služby příslušného archivu a nakládá se s nimi v souladu se spisovým plánem. Náplní těchto dokumentů jsou zejména:

1. informace o původci: vývoj organizace původce a s tím související právní normy, životopisy, výpisy z obchodního rejstříku, vývojové schéma původce, usnesení příslušného krajského (dříve okresního) soudu o zápisu původce do obchodního (dříve podnikového) rejstříku či o jeho výmazu,

2. metodická pomoc původci fondu, metodické dohlídky,

3. kontroly původce fondu (protokoly o kontrolách, protokoly a záznamy o spisových dohlídkách),

4. korespondence s původcem týkající se předarchivní péče,

5. spisové normy původce fondu, pokud byly vydány, a jejich připomínkování (zde i starší a neplatné),

6. informace vztahující se k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení, trvalá skartační povolení, korespondence s likvidátory, korespondence s původci fondu a dědici, soudní rozhodnutí o odúmrtích, notářská rozhodnutí o darech,

7. správní a přestupková řízení,

8. delimitace předarchivního dohledu včetně korespondence s archivy,

9. záznamy o převedení do péče jiného archivu, záznamy o uložení archivního souboru v rámci organizačních jednotek archivu,

10. smlouvy týkající se archivního souboru např. smlouvy o úschově, kupní a darovací smlouvy, smlouvy upravující autorské právo k archiváliím, doklady o restituci archiválií,

11. údaje týkající se evidence NAD; proto jsou zde uloženy zrušené EL JAF/NAD, revizní protokoly o fondu (např. po stěhování archivu), dokumenty vztahující se ke GI JAF/NAD, protokoly o nedohledání archiválií,

12. vnitřní změny, dokumenty o vnitřní skartaci, návrhy na zpracování či reinventarizaci, schvalování AP, zrušené AP,

13. informace o ochraně a fyzickém stavu archivního souboru (kontroly fyzického stavu, konzervování, restaurování, dezinfekce, bezpečnostní snímkování),

14. dokumentace o vyřazení archivního souboru nebo jeho části z evidence NAD.

2.7.3. Výběr pořádacího schématu

Vnitřní struktura archivního souboru před pořádáním je ovlivněna zejména registraturním stádiem životního cyklu dokumentů (od jejich vzniku do provedení výběru archiválií), kvalitou uspořádání před předáním do archivu a způsobem vymezení archivního souboru (viz výše). Vždy je nutné upřednostnit původní uspořádání archivního souboru, pokud je tvořeno na základě spisového plánu nebo jiného schématu uplatněného před provedením výběru archiválií (např. manipulace u původce, který nepoužíval spisový plán).

Na základě volného provenienčního principu se připouští změna vnitřní struktury archivního souboru. Systém umělé manipulace uplatníme na celý archivní soubor nebo na jeho části (série) v následujících případech:

1. na dokumenty nebyl uplatněn spisový plán nebo jiné schéma třídění (např. u osobních fondů),

2. obsahuje rozsáhlé nečleněné chronologicko-numerické řady, které neumožňují badatelské využívání,

3. pro archivní soubor příslušného typu existuje systém umělé manipulace v příslušné archivní metodice nebo ve formě dobového vzorového spisového plánu, např. spisového plánu Theodora Porteleho pro komunální správy v Sudetské župě (Říšské župě Sudety) nebo desetinného registraturního systému vypracovaného Svazem německých samosprávných celků v Československé republice.

Archiválie nebo jejich skupiny lze uměle přetřídit podle několika hledisek, případně v jejich kombinaci:

1. věcně,

2. podle agend (činností) původce (často zrekonstruovaných),

3. podle organizační struktury (podle původní nebo mírně upravené vnitřní organizace),

4. podle druhu archiválií (ne zcela přesně též podle diplomatických kategorií) v případě středověkých a některých raně novověkých archivních souborů,

5. podle společného znaku abecedně, chronologicky, nebo teritoriálně (např. čísla domu, osobního jména, názvu státu – uplatní se na série tvořené typovými spisy),

6. podle klíčových slov u nemanipulovaných elektronických dokumentů (digitální dokumenty, které nejsou opatřeny příslušnými metadaty).

Rozhodnutí o rozsahu (hloubce) přemanipulování archiválií musí vycházet z přístupnosti pro budoucího uživatele a z množství nutných prací (pracnost popisu se při heterogenní struktuře zvyšuje, extrémní je u chronologicko-numerických řad).

Přeznačení celých skupin jednoho spisového znaku na jiný (bez narušení vazby uvnitř registratury reprezentované registraturními pomůckami, případně vzájemnými odkazy v textu jednotlivých dokumentů), stejně jako zatřídění archiválií bez označení do existujícího schématu se nepovažuje za umělou manipulaci.

2.8. Vyřazení z důvodu přehodnocení významu, přesun a převedení archiválií do péče jiného archivu

Vyřazení z důvodu přehodnocení významu (dále „vnitřní skartace“) je dodatečné vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty ke zničení archivem, kde jsou uloženy. Tyto dokumenty mohou být mezi archiváliemi zejména proto, že při provádění skartačního řízení nebylo z odborných, časových nebo prostorových důvodů možné provést podrobný výběr, popř. při výběru mimo skartační řízení byly převzaty dokumenty bez trvalé hodnoty s ohledem na zůstavitele fondu (týká se především osobních fondů). Při třídění archiválií z různých přejímek se také objevuje multiplicita (totožné, nadpočetné dokumenty), kterou je vhodné redukovat ponecháním jednoho až tří exemplářů podle významu jejich obsahu. Za vnitřní skartaci se nepovažuje vyřazení obalových materiálů (desky, přebaly, kartony apod.).

Vnitřní skartací nesmí být vyřazeny dokumenty vzniklé do roku 1850, dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy a pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na významné vynálezy vzniklé do roku 1900, fotografické záznamy vzniklé do roku 1900, zvukové a filmové záznamy vzniklé do roku 1930 a obecně dokumenty, které mají trvalou hodnotu danou jejich politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem. Rovněž je nutné respektovat ustanovení darovacích, kupních a depozitních smluv a objektivizační kritéria pro výběr archiválií stanovená zákonem o archivnictví a spisové službě. Samozřejmá je znalost agend původce a jeho úřadování. Každá vnitřní skartace musí být zaznamenaná v evidenci vnitřních změn a na evidenčním listu NAD.

Rozlišují se dva druhy vnitřní skartace:

1. Multiplicita a dokumenty, u nichž je prokázáno, že nemají trvalou hodnotu, se vyřazují po převzetí, při třídění nebo při pořádání.

2. Vyřazování celých archivních souborů vnitřní skartací.

Tyto procesy upravuje příslušná legislativa. [7]

Přesun archiválií znamená přemístění archiválií (jednotlivých nebo celých jejich skupin) do jiného archivního souboru v rámci archivu (přesun) nebo mimo archiv (převedení do péče jiného archivu). Podrobnosti postupu převedení archiválií do péče jiného archivu v jednotlivých případech specifikuje metodika vedení evidence NAD.

2.9. Evidenční jednotky

Návaznost archivních pomůcek na evidenci NAD zabezpečují evidenční jednotky. Jsou to základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Obecně se vztahují k materiální podobě archiválií, v některých případech zohledňují druhy archiválií, podobu nosičů apod.

Jejich vznik a vývoj odráží mnoho praktických i historicky podmíněných potřeb a kritérií, které nemají jednotný charakter. Zmíněná skutečnost byla v minulosti předmětem kritiky, navzdory této skutečnosti se evidenční jednotky osvědčily v archivní praxi a patří v ní k nejvíce vžitým pojmům. Byly vytvořeny tak, aby umožňovaly snadnou, na první pohled patrnou identifikaci příslušného archivního souboru. Evidenční jednotky se v průběhu času vyvíjejí, zpřesňují se jejich definice, doplňují se o nové nosiče záznamů apod. Implementace nově vymezených evidenčních jednotek je zpravidla spojena s generální inventurou Národního archivního dědictví (NAD) – dříve Jednotného archivního fondu (JAF).

Prvořadým úkolem evidenčních jednotek je zabezpečit evidenci Národního archivního dědictví, jako evidenci majetku spravovaného paměťovými institucemi, který je evidován podle archivního zákona. [8] Pomocí evidenčních jednotek je tak možno kdykoli identifikovat dokumenty, které byly vybrány jako archiválie a podléhají tedy režimu stanovenému archivním zákonem. Z širšího pohledu tak evidenční jednotky hrají klíčovou roli v naplňování archivní legislativy.

Úkolem evidenčních jednotek není vymezení archivního souboru z hlediska provenienčního nebo pertinenčního principu (i když i to je v případě sbírek vytvářených podle druhů archiválií možné), ani na jejich základě není tvořeno pořádací schéma. Přesto jsou v základních typech archivních pomůcek v různých podobách obsaženy. Významnou úlohu totiž hrají při vyhledávání fyzických, ale i digitálních archiválií, které je nutné pro jejich zpřístupňování. Evidenční jednotky v archivní pomůcce tak umožňují propojit intelektuálně vytvořené úrovně popisu s archiváliemi a umožnit jejich vyhledání v depozitáři.

2.9.1. Rozdělení evidenčních jednotek

Evidenční jednotky lze rozčlenit dle různých hledisek na:

1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky

Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky upřesňují hlavní evidenční jednotku. Uvádějí se vždy u zpracovaných archiválií a v archivních pomůckách. Tam, kde jsou evidenční jednotky bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné, uvádějí se i u nezpracovaných archiválií. Tento postup se doporučuje vždy, kdy je to možné mj. z důvodu předcházení odcizení, identifikace nestabilních materiálů, ochrany technických nosičů a dat na nich uchovávaných atd. Součet počtu zpracovaných, resp. inventarizovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, resp. inventarizovaných hlavních evidenčních jednotek.

2. Evidenční jednotky pro nezpracované a zpracované archiválie

Evidenční jednotky se člení na jednotky pro:

1. nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií se uvádí rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, a nosiče digitálních záznamů, resp. fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety a kompaktní disky,

2. zpracované archiválie, které jsou dále členěny na:

   ba) evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě (u evidenčních jednotek v analogové podobě se uvádí počet a volitelně velikost v běžných metrech),

   bb) evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě (u evidenčních jednotek v digitální podobě se uvádí počet a velikost v bytech, u filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se nemusí uvádět velikost v bytech).

3. Evidenční jednotky pro evidenci množstevních jednotek a jednotlivin

Evidenční jednotky pro archiválie se člení na:

a) množstevní jednotky, kterými jsou především balíky, pořadače, kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) nebo digitální archivní jednotky sloužící k evidenci spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace (s výjimkou map, plánů a technických výkresů jako jednotlivin), hudebnin (pokud nejsou evidovány jako rukopisy), výstřižků, poštovních cenin, databází, prezentací, webových stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě apod. Pomocí množstevních jednotek mohou být evidovány nezpracované jednotliviny.

b) jednotliviny. Jako jednotlivina se vykazuje:

• listina do roku 1850, listina po roce 1850,

• úřední kniha, rukopis,

• podací protokol (deník) včetně podacích protokolů (deníků) v sešitové nebo kartotéční podobě, index, elench, repertář,

• kartotéka,

• pečetidlo, razítko, samostatná pečeť, otisk typáře, odlitek pečeti,

• mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba,

• fotografie na papírové podložce, fotografická deska, listový film, svitkový film, kinofilm, mikrofilm, mikrofiš, fotoalbum, digitální fotografie,

• filmový pás, jiné nosiče analogových záznamů, nosič digitálního záznamu, kinematografický záznam (dílo) v analogové a v digitální podobě,

• fonografický váleček, fonografický drát (fonodrát), matrice, gramofonová deska, magnetofonový pásek, audiokazeta, kompaktní disk, zvukový záznam (dílo) v analogové a v digitální podobě,

• tisk do roku 1800, tisk po roce 1800, pohlednice, plakát, cenný papír, štoček,

• předmět numizmatické povahy,

• předmět faleristické povahy,

• jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek).

2.9.2. Principy pro stanovení evidenční jednotky archiválií v analogové a digitální podobě

Evidenční jednotky existují pro archiválie v analogové i digitální podobě. Při jejich vymezování a zápisu se vychází z následujících principů:

Jako evidenční jednotky pro nezpracované archiválie se používají balíky, kartony a datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií se uvádí rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče digitálních záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové i digitální) a kompaktní disky; ostatní evidenční jednotky se uvádějí pouze tehdy, když jsou bez dalšího zpracování jednoznačně určitelné; volitelně se v tomto případě uvádějí také dílčí evidenční jednotky, které se jinak u nezpracovaných archiválií nevykazují.

Mezi jednotliviny se nezapočítávají ty, které jsou součástí spisů nebo jiných jednotlivin (například technické výkresy tvořící součást typového spisu, fotografie a kresby v kronice, soubor mikrofiší s průvodním dopisem). Na druhé straně torzo evidenční jednotky je touto evidenční jednotkou (například část úřední knihy vytržená z vazby je úřední knihou). Jednotliviny se uvádějí v evidenčním listu NAD bez ohledu na formu uložení. Pokud jsou uloženy v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech, evidují se jako jednotliviny a příslušné kartony, fascikly nebo jiné obaly se jako evidenční jednotky neevidují.

Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, započítává se tato jako příslušná evidenční jednotka; do poznámky se uvede, že je evidována reprodukce. Příkladem jsou tovaryšské listy s vedutami, které byly zničeny, ale zachovaly se jejich reprodukce, nebo fotografické a filmové archiválie na nestabilních materiálech, které samy podlehnou zničení, a proto se místo nich jako originály vykazují jejich kopie.

Grafické listy a kresby a jejich reprodukce tvořící část dokumentu, u něhož byla primární rovina textová, a grafika plnila funkci doprovodnou (např. ilustrace v knihách, veduty na tovaryšských listech, grafika na pozvánkách, v záhlaví dopisů, na diplomech apod.) se evidují samostatně pouze tehdy, pokud byly od původního nosiče záznamu uměle odděleny a nelze je k němu již zařadit. V opačném případě je evidujeme společně s jejich nosičem v příslušné skupině (například tisky).

2.9.3. Druhy evidenčních jednotek

Pro vymezení evidenčních jednotek v archivní praxi jsou důležité definice těchto evidenčních jednotek, případně jejich podrobnější charakteristika a další metodická hlediska. Správné vymezení evidenčních jednotek má zásadní význam, neboť zajišťuje srovnatelnost údajů.

1. Listiny do roku 1850

Listina je dokument, který osvědčuje, dovršuje či zakládá veřejnoprávní či soukromoprávní vztahy. Je sestavena podle určitých pravidel a v určité formě (na jednom foliu, které může být i srolováno, na více foliích ve složce, v podobě knihy apod.) a opatřena ověřovacími prostředky (pečeť, razítko, podpis atd.), odpovídajícími právním uzancím doby vzniku. Stejnou právní průkaznost má konfirmace a ověřený (nikoli neověřený) opis listiny, který je rovněž evidenční jednotkou (vidimus, jiný úředně ověřený opis, respektive stejnopis či druhopis).

Jako evidenční jednotky se evidují veškeré listiny vzniklé do roku 1850, které jsou uloženy jak ve specializovaných sbírkách listin, tak v sériích (dříve odděleních) archivního souboru, ať vzniklých už v pořádacím schématu původce či při archivním zpracování, které byly vytvořeny pro jejich specializované ukládání a evidenci (např. oddělení listin v rodinných, velkostatkových, církevních fondech). Pokud jsou součástí těchto sbírek i listy, jsou evidovány rovněž jako listiny.

Jde tedy o privilegia, majestáty, diplomy, ochranné a lenní listy, inkolátní listiny, indigenáty, reversy k zemi, erbovní a nobilitační listiny, patenty, reskripty, (dvorské) dekrety, cechovní artikule, notářské instrumenty. Za listiny nejsou naopak z archivního hlediska považovány dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, tedy právní akty menšího významu, které byly podkladem pro dodatečný zápis v jiných archiváliích, jež je kodifikují a mají větší právní průkaznost (např. úřední knihy), dále zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, tovaryšské listy a cechovní osvědčení, osobní doklady a diplomy, statuty a stanovy spolků apod. Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obligace, směnky atd.).

Listiny, které jsou součástí jiné archiválie (např. inserty a transumpty v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných rukopisech, listiny vložené do spisu – např. stejnopisy smluv, nevyzvednuté osobní doklady apod.) se jako jednotliviny neevidují a považují se za její část. Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují. Jako listiny do roku 1850 se neevidují listiny, které jsou součástí spisů.

2. Listiny po roce 1850

Jako evidenční jednotky se evidují pouze originály a ověřené opisy listin vzniklých po roce 1850, které jsou v souladu s níže uvedenými definicemi:

1. listiny, jimiž bylo nadále formou individuálního právního aktu určeno zásadním způsobem postavení nebo práva původce fondu (včetně erbovních, nobilitačních a inkolátních listin),

2. zakládací a zřizovací listiny,

3. listiny upravující ústavní poměry státu (ústava, Základní listina svobod),

4. smlouvy nebo soubory smluv upravující zásadním způsobem mezinárodní postavení státu.

Za listiny nejsou z archivního hlediska jako jednotliviny považovány dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, jmenování čestným občanem, výuční listy, osobní doklady, školní vysvědčení, diplomy, statuty a stanovy spolků apod. Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obligace, směnky atd.). Jako listiny po roce 1850 se neevidují listiny, které jsou součástí spisů.

Uvádí se zvlášť počet listin v analogové a digitální podobě, u digitálních listin jejich velikost v bytech.

3. Úřední knihy a rukopisy

Tato evidenční jednotka označuje úřední knihy a rukopisy, které tvoří dílčí evidenční jednotky této hlavní evidenční jednotky. Úřední knihy a rukopisy se uvádějí zvlášť v analogové a digitální podobě, u digitálních úředních knih a rukopisů se uvádí velikost v bytech.

3.1 Úřední knihy jsou archiválie, které vznikly jako nástroj pro uchování protokolárních záznamů, opisů dokumentů nebo souborů informací ve formě umožňující ochranu jejich autenticity, právní validity a celistvosti. Postavení úředních knih bylo často zakotveno v právních předpisech nebo v kancelářských normách, které určovaly jejich obsah a způsob vedení.

Mezi obecné znaky úředních knih patří:

• Jsou tvořeny souborem kontinuálně pořizovaných zápisů, které se zpravidla týkají téže agendy (kniha je vedena, zatímco spis je vyřizován).

• Zápisy mají svébytnou právní či správní platnost, která se v případě knih veřejného charakteru rovná platnosti listin nebo jiných dokumentů právní povahy.

• Forma a struktura zápisů je volena tak, aby v plné míře zajišťovala jejich průkaznost a reprodukovala podstatné součásti předlohy (nejedná se tedy pouze o evidenční záznam, který je vlastní registraturním pomůckám).

• Autenticita zápisů je pojišťována formálními procedurami a náležitostmi, které mají zaručit integritu svazku (soudobá foliace či paginace, číslování zápisů, pečetění svazku, záznam o počtu folií) a formální přesnost zápisů (procedura spojená s vkladem – intabulací či zápisem, ověřování zápisů prostřednictvím ověřovatelů). Mezi úřední knihy se zařazují archiválie tohoto typu bez ohledu na to, zda jejich zápisy měly charakter veřejných knih určených pro pořizování záznamů s veřejnou právní platností, nebo zda se jednalo o knihy interní (správní, kancelářské) povahy vedené pro vnitřní potřebu původce.

• Skutečnost, zda je kniha opatřena vazbou či nikoli, je podstatná pro vymezení knihy jako fyzické jednotky, při rozhodování, zda je archiválie knihou, však nemá na rozdíl od vnitřních formálních a obsahových znaků zásadní význam, neboť vazbou bývají běžně opatřeny i jiné druhy archiválií (např. instrukce, konvoluty). Úřední knihy jsou vázané. Pokud nejsou vázané, musí splňovat tato tři kritéria – mít jednotnou úpravu, být členěny podle jednotných časových jednotek (např. podle roků) a být pročíslovány. Jinak jsou považovány za aktový materiál. To platí i pro přílohy úředních knih.

• Původce knihu považuje za nedělitelný celek, což se kromě výše uvedených postupů projevuje například také pořizováním společných rejstříků nebo přehledů obsahu.

• Struktura knihovní agendy původce a charakter jednotlivých typů knih se vyvíjejí v čase. Obecně vývoj směřuje ve starším období od obsahově méně diferencovaných (smíšených) typů k typům s přesně vymezeným obsahem a funkcí.

• Pro úřední knihy je typická jejich vzájemná vnitřní provázanost (systematičnost) a také její strukturovaný charakter, v jehož rámci bývají vzájemné vztahy jednotlivých typů knih hierarchicky uspořádány (např. knihy hlavní a knihy pomocné).

• Vedení základních typů úředních knih mívá zpravidla dlouhodobý charakter, na druhé straně lze v některých případech rovnocenně použít i jiné formy písemného záznamu. Rozhodnutí, že příslušná agenda bude vedena ve formě knihy, může mít proto pouze dočasnou platnost a obsahově stejná agenda může být střídavě vedena ve formě knihy i v jiné formě.

Nejčastějšími typy úředních knih jsou:

• Knihy soudnictví sporného a nesporného, včetně jejich pomocných knih – knihy pozemkové, knihy smluv, knihy listin, knihy testamentů, knihy inventářů pozůstalostí, knihy kvitancí a obligací, knihy hypoték, půhonné knihy, smolné knihy atd.

• Knihy určené k vedení evidence veřejného nebo interního charakteru – např. matriky (narozených, oddaných, zemřelých, měšťanů, obecních příslušníků, žáků, členů), školní katalogy, knihy evidence obyvatel, vojska, hnanců a podobně, urbáře, knihy nadací, knihy ohlášek bohoslužeb, knihy ohlášek snoubenců, rejstříky (pokud se z nich vyhotovují samostatné výpisy, jinak se jedná o registraturní pomůcky) nebo katastry (berní, spolkové) atd.

• Knihy protokolů, které zachycují ověřený (autentický) záznam z jednání (míra jejich veřejnosti vyplývá z postavení původce), např. konferenční protokoly, knihy o jednání výborů a představenstev u fondů, spolků a družstev apod.

• Pamětní knihy v původním slova smyslu (úřední knihy smíšeného charakteru) i pamětní knihy (kroniky) v moderním slova smyslu vedené v rámci správní kompetence původce. Novodobé pamětní knihy (kroniky) se mezi úřední knihy zařazují, pokud byly vedeny na základě ustanovení zákona nebo vnitřní normy či rozhodnutí původce nebo autor zápisů byl vedením pamětní knihy pověřen anebo zápisy měly oficiální charakter a byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce. Pamětní knihy, které tyto podmínky (nebo většinu z nich) nesplňují, se řadí mezi rukopisy.

• Knihy správní (kancelářské), např. registra, kopiáře, knihy opisů korespondence, knihy opisů instrukcí, knihy přísah úředníků, knihy opisů patentů a nařízení atd.

• Knihy účetní a hospodářské, mezi něž náleží knihy účetnictví peněžního i hmotného a také inventáře majetku (inventární knihy).

U nezpracovaných archiválií se uvádí počet úředních knih, pokud jsou na první pohled identifikovatelné. U nezpracovaných archiválií se uvádí počet úředních knih v analogové a digitální podobě (agendové systémy). U úředních knih v digitální podobě se dále uvádí velikost v bytech. Rejstříky k úředním knihám (nikoli ke spisům) se vykazují jako úřední knihy. Přílohy k úředním knihám se evidují spolu s úřední knihou, pokud nemají charakter jiné jednotliviny. Připojený aktový materiál se eviduje prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek. Knihy uložené v kartonech, fasciklech či jiných obalech se vykazují jako jednotliviny a kartony a fascikly, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují.

3.2 Rukopisy jsou písemné archiválie neúřední povahy, které mají charakter literárního, liturgického nebo vědeckého díla, tj. jsou jedinečným výsledkem tvůrčí činnosti autora. Mají podobu analogovou i digitální. Uvádí se počet kusů rukopisů zvlášť v analogové a digitální podobě. Rukopis je zpravidla charakterizován autorem a názvem, případně úmyslem jej zveřejnit. Rukopisy jsou zejména diplomové, disertační, habilitační práce (obecně školní díla), kroniky a pamětní knihy (pokud nevznikly v rámci výkonu úředních povinností), rukopisy literárních nebo vědeckých děl, osobní deníky. Za evidenční jednotku „rukopisy“ se nepovažuje korespondence, koncepty a korekturní verze finální podoby rukopisu, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenčních jednotek (například tiskem vydané divadelní hry). Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý svazek, v elektronické podobě obdobně celý dataset (datový balíček). Rukopis tvořený několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek a je zpravidla spojen společným názvem se vykazuje jako jedna evidenční jednotka. Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech nebo fasciklech. U rukopisů v digitální podobě se dále uvádí velikost v bytech.

Mezi rukopisy jsou zařazovány i hudebniny. Hudebniny jsou rukopisné i tištěné notové záznamy hudby včetně historických typů písemností jako jsou liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky. Za hudebninu lze považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé či na ně odkazují. Jako evidenční jednotky se hudebniny evidují jako rukopisy. Pokud nejsou hudebniny rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech nebo fasciklech. Evidence musí vždy obsahovat označení, že jde o hudebniny.

4. Registraturní pomůcky

Evidenční jednotka označuje celkový počet kusů původních pomůcek sloužících k evidenci dokumentů a spisů podle věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původní název. Dílčí evidenční jednotky tvoří podací protokoly, indexy, elenchy a repertáře. Uvádí se jejich počet zvlášť v analogové a digitální podobě, u registraturních pomůcek v digitální podobě se uvádí velikost v bytech. Dílčí evidenční jednotky jsou definovány následovně:

4.1 Podací protokoly/deníky jsou základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě. Podací protokoly/deníky podléhaly v minulosti značné variabilitě, která se projevovala i v názvech těchto regis­traturních pomůcek (exhibitní/expeditní jednací protokoly, protokoly výpravny, knihy kmenových listů, knihy spisových značek, knihy pošty apod.). Podací protokoly/deníky jsou vedeny v chronologické posloupnosti. Zpravidla mají ustálenou formu, jsou vedeny v určitém předem určeném období, obsahují údaje o pořadovém čísle dokumentu, datu jeho doručení, názvu/jménu a adrese odesílatele, stručném obsahu dokumentu, jeho rozsahu a počtu příloh, evidenční údaje dokumentu u původce, číslo jednací nebo spisovou značku, označení útvaru nebo osoby původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, spisový znak apod. Uvádí se počet analogových podacích protokolů či deníků v sešitové nebo kartotéční formě, bez ohledu na konkrétní název. Jako podací protokoly se evidují rovněž knihy pošty. Mezi podací protokoly se zařazují rovněž rejstříky z činnosti justiční správy a dalších odvětví veřejné správy sloužící k evidenci spisové agendy. Zvlášť se uvádí počet podacích deníků v digitální podobě.

4.2 Indexy jsou abecední rejstříky osobních, místních nebo věcných hesel.

4.3 Elenchy jsou registraturní pomůcky zaznamenávající spisy určitého registraturního oddělení nebo i celé registratury podle osobních jmen nebo věcných hesel v abecedním pořádku nebo v uspořádání podle uložení ve spisovně, popřípadě s dalším vnitřním členěním.

4.4 Repertáře jsou pomocné registraturní pomůcky umožňující hledání spisů nebo listin určité registratury nebo její části podle abecedně nebo chronologicky seřazených osobních jmen či věcných hesel. Od indexu se liší tím, že vedle jména uvádí také stručně obsah spisu nebo listiny.

5. Kartotéky

Kartotékou se rozumí soubor systematicky seřazených samostatných listů obsahujících informace k určité agendě či tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě. V evidenci NAD se uvádí počet kartotéčních zásuvek či krabic. Slouží-li jako původní evidenční pomůcka (podací protokol, indexy apod.), je evidována jako příslušná jednotlivina.

6. Typáře a jejich samostatné otisky

Evidenční jednotka označuje celkový počet typářů a otisků, vzniklých jejich aplikací. Typáře jsou trojrozměrné předměty, jejichž otištěním se dociluje reprezentace jejich majitele za účelem ověřování, uzavírání či jiného označení dokumentů. Jde především o pečetidla a razítka, dále např. razidla, raznice pro slepotisk apod. Typáře se jako jednotliviny evidují vždy, jejich otisky pouze pokud jsou samostatné, tj. nejsou součástí jiné jednotliviny. Hlavní evidenční jednotka se dělí na dílčí evidenční jednotky: pečetidla, razítka, samostatné pečetě, odlitky a otisky:

6.1 Pečetidlem (razidlem, raznicí apod.) je zpravidla kovová deska, obvykle zasazená do držadla, která nese negativní obraz, jehož otištěním do pečetní hmoty (pečetě), nebo do psací látky dokumentu (razidla, raznice), tzn. přímo v dokumentu či na zálepce (tzv. slepotisk, slepé pečeti) se dociluje pozitivního obrazu.

6.2 Razítkem je pryžová nebo kovová deska, zpravidla zasazená do držadla, s aplikovaným negativním obrazem, jíž se dociluje otištění na dokument.

6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů

Evidují se pouze v případě:

1. tvoří-li specializované sbírky, obsahující především originály pečetí (v minulosti oddělených od dokumentů, které již neexistují, nelze je dohledat, nebo prokázat jejich spojení s nimi), jejich odlitky, faksimile, reprodukce, novodobé (studijní – sbírkové) otisky původních pečetidel, celé dokumenty s otisky typářů, manipulované do sbírek v minulosti či vyřazené při pořádání jiného fondu a nově do sbírek zařazené pro dochování otisku, či výstřižky s těmito otisky,

2. nacházejí-li se ve sbírkách jiného vymezení, ale mají povahu popsanou v předchozím odstavci,

3. tvoří-li samostatnou část archivního fondu (např. vzorové otisky typářů), používaných v dané době původcem, evidence nově zavedených typářů s jejich otisky, reprodukcemi apod. s poznamenáním o jejich vyřazení, úředně nahlášené ztrátě, zneplatnění apod.).

V případě více otisků na jednom podkladovém listu se eviduje každý otisk zvlášť.

7. Kartony

Pro nezpracované archiválie je karton evidenční jednotka archiválií uložených ve speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie je karton evidenční jednotka k evidenci spisů (aktového materiálu včetně tištěných úředních akt – oběžníky, úřední vyhlášky, účetní závěrky, výroční zprávy atp.), manuálů a příruček, korespondence, účtů, technické dokumentace (nikoli však samostatných plánů a technických výkresů, které jsou vykazovány jako jednotliviny), hudebnin (pokud nejsou vykazovány jako rukopisy), výstřižků, novin a časopisů po roce 1800, propagačních letáků, katalogů výstav apod. V kartonech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům – např. zhostné listy, tzv. zachovací listy, výuční listy, osobní doklady, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty. Prostřednictvím kartonů se eviduje také sbírka listin k pozemkové knize, bez ohledu na to, zda je vázána či nikoliv. Mezi kartony se nezapočítávají ty, v nichž jsou uloženy výhradně jednotliviny. Pokud jsou v jednom kartonu společně uloženy výše uvedené nezpracované archiválie společně se zpracovanými, evidují se dva kartony – jeden nezpracovaný a jeden zpracovaný.

8. Fascikly

Fascikl je evidenční jednotka pouze pro zpracované archiválie, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů neproveditelné. Jde o evidenční jednotku k evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace (nikoli však samostatných plánů a technických výkresů, které jsou vykazovány jako jednotliviny), hudebnin (pokud nejsou vykazovány jako rukopisy), výstřižků apod. Ve fasciklech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům např. zhostné listy, tzv. zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty, které nemohou být pro své rozměry evidovány v kartonech.

9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby

Uvádí se celkový počet kusů jednotlivých map a mapových děl, atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet jednotlivých map a mapových děl, atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb v analogové i digitální podobě, u digitálních dílčích evidenčních jednotek se uvádí velikost v bytech.

9.1 Mapou se rozumí zmenšený generalizovaný konvenční obraz Země, nebeských těles, kosmu či jejich částí, převedený do roviny zpravidla pomocí matematicky definovaných vztahů (kartografickým zobrazením), ukazující podle zvolených hledisek polohu, stav a vztahy přírodních, socioekonomických a technických objektů a jevů. Uvádí se počet map, mapových děl a plánů.

Mapovým dílem se rozumí mapa složená z více zpravidla stejně velkých, stejně graficky zpracovaných a systematicky podle kladu listů označených sekcí. Mapové dílo se vyznačuje shodnou velikostí mapových listů a úplným pokrytím zájmového území. Z toho vychází i systém značení mapových listů, díky němuž lze odvodit určení sousedních mapových listů. Vykazuje se jako jedna evidenční jednotka. U této evidenční jednotky se rovněž uvádí počet listů (sekcí) uchovaných v archivním souboru. Reambulované mapy v rámci mapového díla jsou považovány za součást tohoto díla.

Výjimku tvoří mapy vztahující se ke stabilnímu katastru (indikační skici, popisy hranic katastrálních obcí, staré katastrální mapy, císařské otisky a tzv. reambulované mapy stabilního katastru), které nejsou chápány jako mapové dílo, nýbrž jako součást stabilního katastru, a proto jsou počítány podle katastrálních obcí. Evidenční jednotkou je zde mapa pro katastrální obec.

V případě plánů zobrazujících urbanizované území (zpravidla město, dvory, pozemky, plány zobrazující zasazení budov v krajině apod.), ortofotomap a souborů kolmých leteckých snímků pořizovaných podle pravidel fotogrammetrie se postupuje analogicky jako u mapových děl. Šikmé letecké snímky jsou považovány za fotografie, pokud mají formu pohlednic (nikoli pravých fotografií), vykazují se jako pohlednice. U map v digitální podobě se uvádí počet, v poznámce je uvedena bližší charakteristika (geografický informační systém, ortofotomapa, kolmý letecký snímek apod.) a velikost v bytech.

Globusy, plastické či reliéfní mapy, modely terénu se vykazují jako mapy, v poznámce je uvedena přesná charakteristika.

9.2 Atlas je systematicky uspořádaný a jednotně technicky i graficky provedený soubor map vztahujících se k tematické oblasti, vydaný, resp. prezentovaný v podobě knihy nebo v podobě jednotlivých listů vkládaných do obalu. Je opatřen titulním listem a obsahuje zpravidla další náležitosti (doprovodný text, rejstříky), což jej odlišuje od souboru map. Atlasy se vykazují jako jednotliviny. Atlasy se nevykazují jako staré tisky.

9.3 Technický výkres je výkres nebo skupina výkresů používaná v technických oborech, vytvořený ve vhodně zvoleném měřítku, zpravidla s kótami. Obsahuje všechny informace nezbytné pro výrobu stroje, přístroje a jiného výrobku či jeho součásti a pro realizaci stavby či její části. Do této kategorie lze zařadit i výkresy, které nevznikají s cílem výroby či stavby (např. školní technické výkresy). Uvádí se počet technických výkresů.

9.4 Grafický list je jedním ze základních typů grafiky. Jde o reprodukci pomocí některé standardní grafické metody (dřevoryt, dřevořez, mědiryt, lept atp.), která je otištěna na samostatném archu papíru. Grafický list může být opatřen paspartou a zavěšen na stěně, nebo vložen do desek. Jako grafický list v digitální podobě se vykazují díla počítačové grafiky. Uvádí se počet jednotlivých volných grafických listů a vázaných souborů (cyklů), sérií a alb. Do poznámky se uvede, zda jde o soubor, sérii, album apod. Zde se uvádí i užitá grafika (ex libris), ilustrace vytržené z knih apod., nikoli však plakáty.

9.5 Kresba je výtvarné dílo, které je vytvářeno množstvím kresebných pomůcek na dvourozměrné médium. Uvádí se počet jednotlivých kreseb a jejich svázaných souborů (konvoluty), bez ohledu na to, zda jde o základ pro následnou malbu jinou výtvarnou technikou, nebo o samostatné výtvarné dílo, a bez ohledu na nástroj(e) použité při její tvorbě (tužka, pero, uhel, pastel apod.). Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby (např. akvarely, koláže, oleje apod.), na výskyt malby se upozorní v poznámce k evidenční jednotce jednoduchým vyjádřením (např. 1 olej).

10. Fotografické archiválie

Fotografické archiválie jsou vyobrazení (pozitivní, negativní) získaná procesem, který působením světla a prostřednictvím optické soustavy zachycuje přímý a trvanlivý obraz na citlivý povrch bez ohledu na formu nosiče. V poznámce je vyznačen výskyt nestabilních fotografických materiálů.

V případě, že fotografická archiválie je na nestabilním materiálu a došlo k jejímu zničení, uchovaná kopie je vykazována jako originál.

V dílčích evidenčních jednotkách u zpracovaných fotografických archiválií se uvádí počet kusů:

10.1 Fotografický snímek/fotografie na papírové podložce obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, přenesený optickým kopírováním z fotografického filmu či desky na světlocitlivý papír. Jako fotografie na papírové podložce se rovněž eviduje „pravá fotografie“, což je označení pro fotografii, která na první pohled nese znaky poštovní korespondence (tj. z jedné strany obraz a z druhé strany místo pro psaný vzkaz), avšak je zhotovena fotografickou cestou nikoliv tiskovou technikou. Dále lze jako fotografie na papírové podložce evidovat tisky digitálních či digitalizovaných fotografií tištěné pomocí fototiskáren, plotrů a jiných zařízení. Patří sem i fotografická tabla, pokud byla zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku.

10.2 Fotografická deska je deska z pevného materiálu (např. kov, sklo) opatřená světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv).

10.3 Listový film je fotografický film (plast) normalizovaného formátu (9×12 cm a větší) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv). Uvádí se počet listů.

10.4 Svitkový film je fotografický film ve formě pásu (plast), pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy/objektu, na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv). Normalizovaný formát obrazového pole má velikost obrazového pole 6×6 cm, případně velikosti odvozené (typicky 6×9 cm, 6×4,5 cm). Svitek může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových polích. V tom případě se počítá každé jednotlivé rozstříhané pole, nebo pás jako jeden kus a v poznámce k evidenční jednotce se uvede, zda jde o pásy nebo pole. Svitkové filmy jsou neperforované.

10.5 Kinofilm je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Normalizovaný formát obrazového pole je 36×24 mm, případně menší (typicky 24×24 mm, 18×24 mm u kinofilmu o šířce 35 mm) a pás obsahuje obvykle 36 obrazových polí. Pás může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových polích. V tom případě se počítá každé jednotlivé rozstříhané pole, nebo pás jako jeden kus a v poznámce k evidenční jednotce se uvede, zda jde o pásy nebo pole. Kinofilmy mají jednostrannou nebo oboustrannou perforaci. Mezi kinofilmy řadíme i stereokotoučky, přičemž se uvádí počet kotoučků. V poznámce k evidenční jednotce se zapíše, že jde o stereokotoučky.

10.6 Mikrofilm (též mikrografický film) je svitek nebo proužek fotografického (termografického nebo vezikulárního) filmu (plast) s mikrozáznamy.

10.7 Mikrofiš je listový film (plast) s mikrozáznamy uspořádanými do řádek a sloupců. Dále zpravidla obsahuje okem čitelný titulek s identifikačními údaji.

10.8 Fotoalbum je způsob adjustace fotografií na papírové podložce v podobě vázané knihy nebo na volných listech určených k prohlížení fotografií.

10.9 Digitální fotografie je evidenční jednotka pro zpracované archiválie označující fotografickou archiválii vzniklou digitálně a uloženou v digitální podobě. Uvádí se počet kusů digitálních fotografií a jejich velikost v bytech.

11. Kinematografické filmy

Kinematografické filmy jsou evidenční jednotka označující audiovizuální, popř. pouze obrazové záznamy uspořádané v souvislém sledu na pásu fotografického filmu nebo v datovém souboru, které při projekci vyvolávají dojem pohybu. V poznámce je vyznačen výskyt nestabilních fotografických materiálů, tj. nitrocelulózy a acetylcelulózy.

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek:

11.1 Filmových pásů (případně počet zvukových a kombinovaných pásů).

Pokud jsou v archivním souboru filmy s různou šíří, vzhledem k možnosti jejich zpřístupnění se zapisují do samostatných dílčích evidenčních jednotek např. filmové pásy A1 (v poznámce – 8 mm), filmové pásy A2 (v poznámce – 16 mm).

11.2 Jiných nosičů analogových záznamů.

11.3 Nosičů digitálních záznamů (DVD apod.).

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek:

11.4 Kinematografické (audiovizuální, filmové) dílo je dramaturgicky nebo jinak blíže specifikovaný obrazový či zvukově obrazový záznam (analogový i digitální) zejména přesně ohraničený (např. má název, začátek, konec atp.) tak, aby mohl sloužit svému účelu. Na daném nosiči (bez ohledu na jeho formu) je dílo zaznamenáno v logickém celku. Logickým celkem se rozumí konečná podoba díla (i když se např. nedochovala zvuková složka zvukově obrazového záznamu).

Kinematografický (audiovizuální, filmový) záznam je jakýkoliv záznam obrazu či obrazu a zvuku, který při projekci vyvolává dojem souvislého pohybu, a to bez ohledu na podobu nosiče a způsob záznamu informace (analogový i digitální). U zpracovaných archiválií se uvádí počet kinematografických děl a dalších kinematografických záznamů (obecně Kinematografické záznamy), zvlášť v analogové a digitální podobě. Kinematografická díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť uložené na přenosných výměnných datových nosičích a mimo tyto nosiče. Důvodem je skutečnost, že zatímco u kinematografických záznamů na nosiči není povinný údaj o velikosti, protože není vždy zjistitelný, u kinematografických záznamů bez nosiče, je tento údaj zjistitelný vždy. Dalším důvodem je rozdílnost péče o tyto druhy archiválií. U záznamů v digitální podobě se uvádí jejich velikost v bytech. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvádí u filmových záznamů počet nosičů. V poznámce k evidenční jednotce se uvede šíře filmových pásů (obvykle 8, 16, 35 mm), pokud jde o kinematografický záznam nebo dílo na filmovém pásu nebo jiném nosiči analogového záznamu. Jestliže jsou v archivním souboru zpracovaná kinematografická díla nebo kinematografické záznamy na nosičích s různou šíří, zapisují se do samostatných dílčích evidenčních jednotek, např. kinematografické záznamy na nosičích A1 (v poznámce – 8 mm), kinematografické záznamy na nosičích A2 (v poznámce – 16 mm). U nezpracovaných digitálních kinematografických děl a digitálních kinematografických záznamů bez nosiče, které jsou zjevně identifikovatelné, se uvádí jejich počet. Pokud není počet děl (záznamů) tohoto druhu patrný, nebo jsou součástí většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset. Obdobně jako kinematografická díla a kinematografické záznamy jsou evidována audiovizuální díla určená pro televizní vysílání.

12. Zvukové archiválie

Zvukové archiválie obsahují jakýkoliv zvukový záznam v analogové či digitální podobě uložený na záznamovém médiu bez ohledu na jeho vnější podobu nebo v datovém souboru.

Zvukové archiválie se dělí na tyto typy evidenčních jednotek:

U nezpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek:

12.1 Fonografický váleček je zvukový nosič (přepisovatelný i nepřepisovatelný) z kovu, pryskyřice, celuloidu, gumy, vosku nebo z plastu v podobě dutého válce.

12.2 Fonografický drát (fonodrát) je přepisovatelný zvukový nosič v podobě kovového drátu navinutého na cívce.

12.3 Gramofonová deska je nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě tenké kruhové desky z vulkanizované gumy, šelaku nebo plastu, na němž je zvuk zaznamenán mechanicky, ve formě spirálovité drážky.

12.4 Matrice je zvukový nosič v podobě kovového disku, který zpravidla slouží k výrobě raznic pro lisování gramofonových desek.

12.5 Magnetofonový pásek je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky obvykle z plastu navinuté na cívce nebo středovce, jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou, umožňující záznam zvuku.

12.6 Audiokazeta je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky obvykle z plastu zabudované do ochranného pouzdra (kazety), jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou, umožňující záznam zvuku. Sem se řadí i audiokazety s digitálním záznamem zvuku (DAT).

12.7 Kompaktní disk je zvukový nosič (přepisovatelný i nepřepisovatelný) v podobě disku z plastu umožňující digitální záznam zvuku.

U zpracovaných archiválií se uvádějí počty následujících typů evidenčních jednotek:

12.8 Zvukové dílo je dramaturgicky nebo jinak specifikovaná zvuková nahrávka (zvukový záznam) zejména přesně ohraničená (např. má název, začátek a konec atp.) tak, aby mohla sloužit určitému účelu. Obvykle je dílo zaznamenáno na nepřepisovatelném médiu (bez ohledu na jeho podobu), které může být hromadně šířeno (komerčně nebo účelově).

Zvukový záznam (též zvuková nahrávka) je jakýkoliv zvuk zachycený na zvukovém nosiči (např. fonografický váleček, gramofonová deska, magnetofonový pásek, CD, DVD atd.). U zpracovaných archiválií se uvádí počet zvukových děl a dalších zvukových záznamů (obecně Zvukové záznamy), a to zvlášť v analogové a zvlášť v digitální podobě. Počet zvukových záznamů se uvádí u jednotlivých evidenčních jednotek vymezených podle typu nosičů. Zvuková díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť na uložené na přenosných výměnných datových nosičích a mimo tyto nosiče. U digitálních zvukových záznamů se uvádí velikost v bytech. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvádí u analogových zvukových záznamů počet nosičů.

U nezpracovaných digitálních zvukových děl a digitálních zvukových záznamů bez nosiče, které jsou zjevně identifikovatelné, se uvádí jejich počet. Pokud není počet děl (záznamů) tohoto druhu patrný, nebo jsou součástí většího digitálního celku, evidují se jako digitální dataset.

13. Tisky

Do této evidenční jednotky se zahrnují vydané rozmnoženiny určené k šíření (zpravidla veřejnému), pokud nejsou součástí spisů. Z těchto důvodů mezi tisky náleží i rukopisné plakáty. Do evidenční jednotky se nezahrnují knihy, monografie a periodika, které jsou součástí archivních knihoven. Mezi tisky neřadíme hudebniny, technickou dokumentaci, mapy, atlasy, grafické listy a případné další archiválie, které jsou vykazovány jako samostatné evidenční jednotky, případně dílčí evidenční jednotky.

Jde o evidenční jednotku pro zpracované a inventarizované archiválie. U nezpracovaných se uvádějí pouze tehdy, jsou-li patrné na první pohled. Uvádí se počet následujících dílčích evidenčních jednotek:

13.1 Tisky do roku 1800 jsou staré tisky (včetně prvotisků) – knihy, monografie a periodika, brožury, letáky, jednolisty vytištěné od vynálezu knihtisku do roku 1800 včetně. V poznámce musí být vždy uvedeno, o jaký druh tisku jde (např. brožura, leták). Monografií se rozumí neseriálová publikace, která systematicky, všestranně a podrobně pojednává o jednom, zpravidla úzce vymezeném tématu. Periodikem je dokument vydávaný postupně v samostatných částech spojených společným názvem, označením posloupnosti (např. průběžným číslováním), jednotnou úpravou a obsahovým zaměřením v pravidelných intervalech se záměrem stálého pokračování, např. noviny, časopisy, periodické sborníky. Za evidenční jednotku je podle faktického dochování považován také konvolut několika spojených letáků, jeden svazek periodika za určité období nebo naopak samostatný jednolist. Jednolistem se rozumí dřevořezový obrázek obvykle devocionálního charakteru, původem ze západní Evropy, bez textu nebo s textem dopsaným rukou, předchůdce deskotisku a knihtisku z konce 14. a poč. 15. stol. nebo malá publikační forma obsahující většinou letákové noviny a nábožensko-politické pamflety, resp. masová kázání.

13.2 Tisky po roce 1800 jsou neperiodické publikace, tedy rozmnoženiny literárních, vědeckých, nebo uměleckých děl úředního i neúředního charakteru určené k veřejnému šíření, které jsou vydány jednorázově, popřípadě nejvýše jednou ročně (ročenky) anebo po částech i častěji. Pokud tvoří jeden celek, pak je tento celek jednou evidenční jednotkou. Tisky po roce 1800 jsou vždy zhotoveny polygrafickou technikou (v tom se liší od rukopisů) a opatřeny vazbou; ostatní tištěné dokumenty kromě map, atlasů, fotografií z tiskáren, plakátů, pohlednic, cenných papírů, štočků a grafických listů se evidují jako kartony a fascikly.

Pro tisky do roku 1800 a po roce 1800 platí tato společná pravidla:

• Za evidenční jednotku je podle faktického dochování považován také svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument z několika svazků nebo částí, které tvoří z hlediska autorského nebo vydavatelského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek a je zpravidla spojen společným názvem (vícesvazkové dílo, např. encyklopedie) se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.

• Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.

• Mezi tisky po roce 1800 se rovněž nepočítají korekturní kartáčové otisky, separátní otisky článků, výstřižky novin a časopisů po roce 1800, propagační letáky, katalogy výstav apod.

13.3 Pohlednice je polygrafický výrobek zpravidla standardizovaných rozměrů s vytištěným obrazovým námětem na neadresní straně kartonového lístku a potiskem adresní strany, která je vyhrazena pro adresu a krátké sdělení. U pohlednic z období před lety 1905–1908 je pro krátké sdělení vyhrazena strana obrazového námětu. Jde o obrazový dokument pořízený tiskovou technikou (ušlechtilé fotografické tisky, od r. 1960 ofsetový tisk).

13.4 Plakáty jsou jednostranné tisky vystavované za účelem šíření informace na veřejných místech, které s použitím textu, obrazu nebo obojího společně upoutávají, nabízejí zboží, umělecká díla či produkce, zábavu, názory a podobně. Mezi plakáty řadíme rovněž netištěné plakáty. Jako plakáty se naopak neoznačují vylepované úřední vyhlášky.

13.5 Cenné papíry jsou dílčí dlužní úpisy (obligace, pokladniční poukázky, zástavní listy), podílové úpisy (akcie, kuksy, podílové listy), obchodní cenné papíry (směnky). Uvádí se jejich počet, v poznámce musí být vždy uvedeno, o jaký typ cenného papíru se jedná:

• Obligace, jinak také dluhopisy, jsou cennými papíry zakládajícími nárok na finanční plnění klienta vůči emitentovi. Jedná se o podíly na jednom celkovém úvěru.

• Pokladniční poukázka je krátkodobý dlužní úpis vydávaný peněžními ústavy nebo státem.

• Zástavní list je úvěrový cenný papír emitovaný peněžním ústavem pro dlužníka, který si chce od peněžního ústavu opatřit půjčku.

• Akcie je druh cenného papíru, který s sebou nese podíl na akciové společnosti, popř. komanditní společnosti na akcie.

• Kuks je druh cenného papíru vyjadřující podíl na těžířstvu.

• Podílový list je druh cenného papíru, jenž svědčí o závodním, obchodním nebo členském podílu, popř. kmenovém vkladu na společnosti s ručením omezeným, popř. neomezeným.

Výše uvedené cenné papíry se evidují jako tato evidenční jednotka i v případě, že nemají tištěnou podobu.

13.6 Štoček je v polygrafii (knihtisku) druh tiskařské formy (dřevěný špalíček, tisková deska z kamene, kovu, linolea, písmoviny či plastu). Pro použití se vyleptá chemicky (chemigrafie, zinkografie) či elektrolyticky, případně se vyryje. V poslední době se používá též laser. Po nanesení barvy se pak pomocí něho tiskne přitlačením na příslušné médium (většinou papír). Uvádí se počet štočků.

14. Balíky

Balík je evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje materiál uložený v balících, nearchivních krabicích apod. Balíky jsou svázané nebo jinak adjustované tak, aby vždy tvořily ručně manipulovatelné celky. Velikost balíků nebo krabice nerozhoduje, za balík však nelze považovat neadjustovaný materiál volně uložený do polic apod. Pokud jsou nezpracované archiválie z důvodu jejich lepší ochrany uloženy do kartonů, vykazují se jako kartony.

14.1 Pokud jsou nezpracované archiválie uloženy v pořadačích (tuhé desky, šanony), uvádí se počet pořadačů.

15. Digitální datasety (datové balíčky)

Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotka označující sadu dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky a která byla vybrána za archiválii a jejíž replika je uložena v Národním archivu nebo archivu oprávněném k ukládání archiválií v digitální podobě nebo bezpečnostním archivu. Dataset (datový balíček) má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a strukturována data (např. spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely apod.) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech. Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotkou pro nezpracované archiválie. Spisy tvoří datové balíčky pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu.

16. Digitální archivní jednotka (DAJ)

DAJ – digitální archivní jednotka je množstevní evidenční jednotka pro zpracované digitální archiválie. Označuje databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely, soubory spisů v digitální podobě.

Fotografie, filmová a zvuková díla a záznamy, úřední knihy, registraturní pomůcky, rukopisy, mapy, technické výkresy, atlasy, grafické listy, kresby v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků – digitálních archivních jednotek (DAJ).

17. Jiné

Evidenční jednotka Jiné popisuje součásti archivního souboru nezařazené do předchozích typů evidenčních jednotek. Jako jednotliviny se evidují pouze tehdy, pokud nejsou součástí jiné archiválie (např. důkazní předměty v soudních spisech), v opačném případě se považují za dílčí evidenční jednotky. Jako evidenční jednotky se zařazují pouze tehdy, jestliže mají přímou souvislost s archivním souborem. V evidenci se vždy uvádí počet zpracovaných předmětů numizmatické a faleristické povahy. Ostatní předměty jsou evidovány v dílčí evidenční jednotce „jiné“. Specifikace evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce.

Ze zpracovaných archiválií této evidenční jednotky jsou vyčleněny dvě dílčí evidenční jednotky hodné zvláštního zřetele.

17.1 Předměty numizmatické povahy jsou nejčastěji oběživo, především peníze, tj. platidla kovová (mince) a papírová (bankovky, státovky), méně pak nouzové, výtěžkové a obchodní peníze, příležitostné mince, střelecké, školní aj. odměny, platební peníze, peněžní náhražky (potvrzenky, chudinské peníze, stravenky, poukázky na zboží, přídělové doklady). Předměty napodobující formu mincí (početní mince, žetony pamětní i výherní, kovové známky platební a identifikační) či jejich vnější vzhled – medaile (pamětní, portrétní), plakety (většinou obdélné a jednostranné) a jiné příležitostné ražby, novoražby, faksimile platidel, studijní kopie mincí, medailí (např. galvanoplastické a jiné odlitky, otisky do fólií atd.) a raznice uvedených předmětů. Uvádí se vždy počet zpracovaných předmětů numizmatické povahy, specifikace evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce. U nezpracovaných archiválií jsou tyto údaje uváděny pouze v případě, že jsou na první pohled identifikovatelné.

17.2 Předměty faleristické povahy jsou řádové dekorace a vyznamenání. Řadí se sem dekorace podle hodnosti svého nositele (velmistr, velkokříž, velkodůstojník, komandér, komtur, důstojník, rytíř, devoční člen apod.) nebo číselně vyjádřené třídy řádu v různém provedení (klenot v podobě kříže, medailonu, řádová hvězda a další doplňky, řetězy, náprsní velkostuhy, nákrční stuhy, řetízky, stužky pro medailon). Dále sem patří vyznamenání odvozená z řádových dekorací (stužka se zavěšeným křížem, medailonem, hvězdou) podobná předmětům numismatické povahy (pamětní mince, medaile a plakety v kazetách atd.), ceny (vědecké, umělecké, sportovní), skulptury či jiné předměty umělecké či uměleckořemeslné povahy a odznaky. Vyznamenání, ceny a odznaky většinou nejsou děleny do tříd, ale stupně se rozlišují např. podle materiálu (zlaté, stříbrné, bronzové atd.) a přidáním dalších doplňků (s korunou, s brilianty). Kromě původní velikosti existují řádové dekorace ve formě zmenšenin, miniatur, rozet, obdobně vyznamenání v redukované podobě (obdélníkové stužky).

Uvádí se vždy počet zpracovaných předmětů faleristické povahy, specifikace evidovaných předmětů je vždy uvedena v poznámce. Předmět numizmatické nebo faleristické povahy, k němuž je dochován spisový materiál (například dekret o vydání) se eviduje jako karton, fascikl nebo balík.

17.3 Jiné – do této dílčí evidenční jednotky se zařazují všechny ostatní předměty. Náleží sem například alba obsahující různé typy dokumentů (fotografie a zároveň výstřižky, tisky, plakáty atp.), knihy s podpisy návštěv nemající charakter kroniky, alba, sešity a památníky obsahující podpisy, zápisy a kresby od různých osob a korporací, vlajky a standarty, tabla (s výjimkou fotografických tabel, která byla zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku/fotografie), vzorky, vzorníky, obaly a etikety zboží, propagační předměty, rentgenové snímky, původní hodnotné obaly dokumentů (například dobové kožené tubusy na pergamenové listiny) a další trojrozměrné předměty, které mají přímou souvislost s archivním souborem a nejsou součástí jiné archiválie (například důkazní předměty v soudních spisech, vzorky látek v katalozích zboží).

Seznam zkratek používaných pro evidenční jednotky (tučně jsou vyznačeny hlavní evidenční jednotky)

Oz načení	Evidenční jednotka	Zk ratka
1.	Listiny do roku 1850	lio
2.	Listiny po roce 1850	lip
3.	Úřední knihy a rukopisy
3.1	Úřední knihy	ukn
3.2	Rukopisy	rkp
4.	Registraturní pomůcky
4.1	Podací protokoly	ppr
4.2	Indexy	ind
4.3	Elenchy	ele
4.4	Repertáře	rep
5.	Kartotéky	ktt
6.	Typáře a jejich samostatné otisky
6.1	Pečetidla	pec
6.2	Razítka	raz
6.3	Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů	otd
7.	Kartony	kar
8.	Fascikly	fas
9.	Mapy, technické výkresy, grafické listy, kresby
9.1	Mapy	map
9.2	Atlasy	atl
9.3	Technické výkresy	tvy
9.4	Grafické listy	gli
9.5	Kresby	kre
10.	Fotografické archiválie
10.1	Fotografie na papírové podložce	fsn
10.2	Fotografické desky	fsd
10.3	Listové filmy	lfi
10.4	Svitkové filmy	sfi
10.5	Kinofilmy	kin
10.6	Mikrofilmy	mf
10.7	Mikrofiše	mfis
10.8	Fotoalba	fal
10.9	Digitální fotografie	dfo
11.	Kinematografické filmy
11.1	Filmové pásy	fpa
11.2	Jiné nosiče analogových záznamů	anz
11.3	Nosiče digitálních záznamů	mhz
11.4	Kinematografické záznamy (díla) v analogové i digitální podobě	kza
12.	Zvukové archiválie
12.1	Fonografické válečky	fva
12.2	Fonografické dráty	fdr
12.3	Gramofonové desky	gd
12.4	Matrice	mat
12.5	Magnetofonové pásky	mg
12.6	Audiokazety	aka
12.7	Kompaktní disky	kdi
12.8	Zvukové záznamy (díla) v analogové i digitální podobě	zza
13.	Tisky
13.1	Tisky do roku 1800	tio
13.2	Tisky po roce 1800	tip
13.3	Pohlednice	poh
13.4	Plakáty	pkt
13.5	Cenné papíry	cpa
13.6	Štočky	sto
14.	Balíky	bal
14.1	Pořadače	poř
15.	Digitální datasety (datové balíčky)	dts
16.	Digitální archivní jednotka (DAJ)	daj
17.	Jiné
17.1	Předměty numizmatické povahy	pnp
17.2	Předměty faleristické povahy	pfp
17.3	Jiné	jin

2.10. Archivní pomůcky

Archivní pomůckou je informační systém (souhrn informací), který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a rozsahu archivního souboru, části archivního souboru nebo jeho série a který podává informaci o souvislostech (kontextu) archiválií. Archivní pomůcka slouží jak archivářům, tak badatelům. Za platné archivní pomůcky se považují pouze ty, které byly schváleny a jsou evidovány v evidenci NAD. Poté se předkládají badatelům.

Archivní pomůcky se vytvářejí a zpřístupňují badatelům v listinné i v digitální podobě. Listinné pomůcky se badatelům předkládají v badatelně archivu. V této podobě jsou přístupné rovněž pomůcky v ústřední knihovně pomůcek spravované odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Zpřístupnění pomůcek této knihovny podléhá badatelskému řádu. Pomůcky v digitální podobě mohou být zpřístupněny na monitorech v badatelně archivu nebo dálkovým přístupem prostřednictvím webového rozhraní. Archivní pomůcky v digitální podobě mají zpravidla standardizovanou podobu a jejich údaje mohou být využívány při tvorbě šířeji koncipovaných informačních systémů. Ve výjimečných případech archivní pomůcky nabývají podoby standardní publikace, ať v listinné nebo digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecká instituce, která popisované archiválie vede v základní nebo druhotné evidenci NAD, uchovává příslušnou archivní pomůcku v obou podobách. Archivní pomůcky primárně vznikají v českém jazyce, v případě potřeby je přípustné vytváření cizojazyčných mutací, které se v evidenci NAD evidují jako samostatné archivní pomůcky.

Archivní pomůcky se člení na základní, speciální a referenční:

1. Základními archivními pomůckami jsou prozatímní inventární seznam, manipulační seznam prvního a druhého typu, inventář, dílčí inventář a katalog. Prozatímní inventární seznam a manipulační seznam prvního i druhého typu jsou považovány za prozatímní pomůcky v tom smyslu, že v delším časovém horizontu se předpokládá jejich nahrazení pomůckami vyššího typu (inventář, katalog). Základní archivní pomůcky se vytvářejí nejčastěji, jejich struktura má univerzální ustálenou podobu, kterou lze aplikovat na většinu archivních souborů. Archiválie vedené v prozatímním inventárním seznamu a manipulačním seznamu prvního a druhého typu se považují za zpracované, ale neinventarizované. Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu jsou považovány za inventarizované. Tato základní pravidla přinesla zcela novou definici manipulačního seznamu a významně pozměnila definici inventáře a katalogu. Tato skutečnost nemá však žádný vliv na platnost schválených archivních pomůcek vytvořených podle dřívějších předpisů (inventář, prozatímní inventární seznam, sdružený a skupinový inventář, katalog).

2. Speciálními archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický katalog, soupis archiválií a tematický rejstřík.

   Vyhotovují se pouze tam, kde je to účelné, tedy ve speciálních případech. Mohou se vztahovat k jednomu (rejstřík, soupis archiválií) i více archivním souborům (soupis archiválií, tematický katalog, tematický rejstřík). Archivní soubory nebo jejich části popsané pomocí speciálních archivních pomůcek nemají vnitřní vertikální členění, nejsou členěny do sérií. Archiválie opatřené speciální archivní pomůckou jsou považovány za inventarizované.

3. Referenčními archivními pomůckami jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice. Tyto archivní pomůcky podávají obecné, přehledové informace o archivním souboru nebo archivních souborech. Referenční pomůcky jsou historicky vzniklou formou archivních pomůcek. Ty, které byly vytvořeny a jsou vedeny v evidenci NAD, jsou platné, nadále se však nevytvářejí. Podchycení archiválií pomocí referenčních pomůcek se neprojevuje ve výkazu zpracovanosti archiválií.

Následující text uvádí formální náležitosti jednotlivých typů archivních pomůcek (strukturu vlastního popisu archiválií uvádí kapitola 4 a 5). U archivních pomůcek v digitální podobě se všude tam, kde jsou podrobně charakterizovány údaje obsažené např. na titulní stránce, v tiráži apod. automaticky předpokládá výskyt zmíněných údajů v metadatech archivní pomůcky. V závislosti na konkrétním technickém řešení mohou být některé části úvodu inventáře v elektronické podobě řešeny odkazem na údaje z jiných registrů (např. registru původců apod.).

Prozatímní inventární seznam je základní seznam všech inventárních jednotek archivního souboru nebo jeho částí vycházející z původního uspořádání zpracovaných dokumentů nebo vytvořený na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž. Prozatímní inventární seznam je prozatímní pomůckou, v delším časovém období se předpokládá jeho nahrazení inventářem nebo vyšším typem archivní pomůcky.

Nevýhodou prozatímního inventárního seznamu je ne vždy jasné vymezení inventárních jednotek a problémy s nestabilitou čísel inventárních jednotek, které často znemožňují citaci archiválií podchycených tímto typem archivní pomůcky. V minulosti byl tento typ pomůcky vyhotovován ve velkých počtech, v současnosti se naopak doporučuje redukce přeměnou těchto pomůcek v inventáře nebo manipulační seznamy. Od 1. 7. 2012 tento typ archivní pomůcky není vyhotovován.

Manipulační seznam prvního a druhého typu je základní archivní pomůcka. Obdobně jako prozatímní inventární seznam má prozatímní charakter v tom smyslu, že v delším časovém intervalu se předpokládá jeho nahrazení inventářem nebo vyšším typem archivní pomůcky. Zpravidla vzniká jako výsledek kvalitní práce archiváře provádějícího výběr archiválií. Slouží do doby, než vznikne jiný typ archivní pomůcky s větší stálostí (např. inventář).

a) Manipulační seznam prvního typu se vytváří k jednomu přírůstku nebo jeho části na základě seznamu popisujícího přírůstek.

b) Manipulační seznam druhého typu se vytváří k jednomu archivnímu souboru nebo jeho části; na základě předávacího seznamu popisujícího přírůstek nebo na základě změn, které nastaly s archiváliemi uvnitř archivu, je doplněn stávající manipulační seznam; nově vzniklý manipulační seznam předchozí manipulační seznam plně nahrazuje.

Volba prvního nebo druhého typu manipulačního seznamu je dána ohledem na očekávané přírůstky. Zejména u velkých fondů a u registratur, u kterých dochází k časté změně spisových plánů, nemusí být vždy výhodné provádět ihned po převzetí přírůstku manipulaci. Je vhodnější ji odložit až na pozdější dobu, kdy převzatý materiál bude vykazovat větší (a jednotnější) celistvost. Tehdy bude podroben inventarizaci. Naopak u fondů s méně častými přírůstky a stabilním spisovým plánem bude možné provádět manipulaci hned po převzetí přírůstku a každým novým manipulačním seznamem nahradit manipulační seznam předchozí.

Manipulační seznam se vytváří podle potřeby archivu (tj. v závislosti na potřebě archivů provádět nahlédací a badatelskou agendu a možnosti takový seznam vytvořit na základě předávacího protokolu). Základem je elektronická podoba, která se upravuje s každým dalším přírůstkem. Manipulační seznamy je možno vytvářet i k sériím. Nová verze archivní pomůcky dostane nové číslo archivní pomůcky v NAD. Pokud zcela nahradí předchozí pomůcku, tato se z evidence NAD vyřadí. Jde o archivní pomůcku ke zpracovaným archiváliím. Zasílána je do druhotné, nikoli však ústřední evidence NAD. Její elektronická podoba se ukládá do IS PEvA podle přílohy č. 6.

Manipulační seznam vždy obsahuje:

1. Titulní list obsahující obdobné údaje jako titulní list inventáře a typ manipulačního seznamu.

2. Úvod zahrnující údaje o původci (nejméně jeho název, data existence a sídlo) a předávajícím subjektu, údaje o výběru archiválií, nakládání s nimi po převzetí do archivu, číslo a datum vnější změny; údaje o fyzickém stavu a ošetření archiválií; záznam o vytvoření pomůcky (kdo a kdy zpracoval).

3. Jednotky popisu, přičemž hloubka popisu končí alespoň na úrovni složka, kterou tvoří hierarchicky nejnižší spisový znak nebo nejnižší prvek (entita) umělého schématu třídění, blíže viz kapitolu 3.4.1. Pouze v případě manipulačního seznamu může úroveň složka obsahovat více druhů evidenčních jednotek (jedná se o tzv. složku manipulačního seznamu, viz kapitolu 3.3.3). V případě, že je rozsah archiválií ve složce manipulačního seznamu větší než jeden karton, jeden DAJ, jeden fascikl, nebo jiná takovému množství odpovídající jednotka s přihlédnutím ke způsobu předkládání, je nutné vytvořit složky samostatně pro každý druh evidenční jednotky, resp. dílčí evidenční jednotky (viz kapitolu 3.4.1). U každé složky či podsložky se uvádí alespoň pořadové číslo (průběžné číslo popisných jednotek v rámci manipulačního seznamu), označení ukládací jednotky (ukládací číslo), popis obsahu, dílčí evidenční jednotky a datace. Ukládacím číslem se rozumí jedinečné označení evidenčních jednotek, nebo obalu, v nichž jsou uloženy. Doporučuje se, aby se u manipulačního seznamu prvního typu jednalo o kladná celá čísla ve více samostatných řadách a u manipulačního seznamu druhého typu o kladná celá čísla v jedné řadě.

4. Tiráž s údaji uváděnými jako u inventáře s výjimkou počtu jednotek popisu, ale s výčtem a počtem dílčích evidenčních jednotek.

Inventář je základní archivní pomůcka. Vytváří se k archivnímu souboru. Dílčí inventář se vytváří k uzavřené části archivního souboru (např. u neuzavřených archivních souborů). V inventáři i dílčím inventáři jsou archiválie popsány v rámci inventárního seznamu, a to v sériích úrovně 1 až n, složkách a jednotlivostech dle příslušného pořádacího schématu.

Složky jsou členěny dle evidenčních jednotek. Platí, že maximální rozsah jednotky popisu pro tento typ pomůcky je 1 karton, 1 DAJ nebo jiná takovému množství odpovídající jednotka s přihlédnutím ke způsobu předkládání, tedy např. kartotéční zásuvka, krabice, fascikl, obálka apod. Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než výše uvedené množství, složka se rozepíše v podsložkách.

Inventář obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury (pokud je seznam účelný), inventární seznam, rejstříky (pokud jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, seznam používaných zkratek, případně konkordanční tabulky, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

Titulní list inventáře obsahuje:

1. název archivu nebo kulturně vědecké instituce, či jméno nebo název správce, respektive držitele archiválií,

2. název archivní pomůcky,

3. časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou), včetně prior a posterior,

4. druh archivní pomůcky,

5. číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,

6. evidenční číslo archivní pomůcky,

7. jméno zpracovatele nebo jména zpracovatelů archivní pomůcky,

8. místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.

Úvod inventáře je tvořen pěti kapitolami:

1. dějiny původce archiválií, tj. organizační a kompetenční vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů životopisy osob (v elektronické podobě lze řešit odkazem na údaj v registru původců – viz dále kapitoly 4.3.1 a 6.2.1),

2. dějiny archivního souboru, nebo jeho části, tj. popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje, s údaji o uložení dokumentů, jejich dřívějším zpracování a případných ztrátách před převzetím do archivu a informace o výběru a okolnostech příjmu archiválií (viz kapitoly 4.3.2, 4.3.5, 4.4.4, 4.7.2),

3. archivní charakteristika archivního souboru, tj. rozbor stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů, důležité odkazy na jiné dokumenty, archiválie nebo evidence související s archivním souborem, údaje o jeho uzavřenosti a předpokládaných přírůstcích (viz kapitoly 4.3.3, 4.3.6, 4.7.3, 4.5.2),

4. stručný rozbor obsahu archivního souboru (viz kapitolu 4.3.4),

5. záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky, tj. kdo, kdy a ve kterém archivu ji zpracoval, kdo sestavil inventář a jaké využil prameny (viz kapitolu 4.7.1).

Tiráž inventáře se umisťuje na poslední straně archivní pomůcky a obsahuje tyto údaje:

1. název archivní pomůcky (zpravidla totožný s názvem archivního souboru s případnou specifikací jeho částí),

2. časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou),

3. počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou (v závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví),

4. počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky zpřístupnit,

5. rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech,

6. stav archivní pomůckou zpřístupněných archiválií ke dni,

7. značka archivního souboru, pokud existuje,

8. jméno a příjmení zpracovatele archivního souboru,

9. údaje o tom, kdo archivní pomůcku sestavil (popř. údaj o autorovi úvodu, byl-li jiný než výše uváděný zpracovatel),

10. počet stran archivní pomůcky,

11. údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil s číslem jednacím a datem schválení.

Katalog je základní archivní pomůcka. Jde o nejpodrobnější typ pomůcky, který se vzhledem k časové i odborné náročnosti vytváří spíše výjimečně, zpravidla tam, kde existují speciální typy archiválií nebo jejich výjimečné části (např. pečetě, veduty), které si zaslouží zvláštní pozornost. Katalog se vytváří vždy k archivnímu souboru nebo jeho části. V katalogu jsou archiválie popsány pomocí katalogových záznamů. Archivní fond je při katalogizaci členěn do sérií úrovně 1 až n, složek, jednotlivostí a dle příslušného pořádacího schématu až po části jednotlivostí. Platí, že požadovaný rozsah jednotky popisu pro tento typ pomůcky je konkrétní archiválie nebo její část. Její popis tvoří katalogový záznam.

Katalog obsahuje titulní list, obsah, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, seznam používaných zkratek, případně konkordanční tabulky, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

Titulní list katalogu obsahuje stejné údaje jako titulní list inventáře. Úvod katalogu obsahuje stejné kapitoly jako úvod inventáře, přičemž některé z výše uvedených částí úvodu katalogu mohou být v elektronické podobě řešeny odkazem na údaje z jiných registrů. Tiráž uvádí stejné údaje jako tiráž inventáře, místo počtu popisných jednotek se však uvádí počet katalogových záznamů.

Speciální archivní pomůcky

Rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo jejich částem. Vyhotovuje se zpravidla tam, kde neexistuje vertikální struktura archivního souboru a archiválie mají jednotný charakter.

Tematický katalog je soupis jednotlivých archiválií, tvořený katalogovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny náležitosti katalogu.

Soupis archiválií je soupis jednotlivých archiválií, tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení.

Tematický rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku.

[1]

Definice provenienčního a pertinenčního principu – viz kapitolu 2.6.

[2]

Metodický návod č. 1/2012 odboru archivní správy a spisové služby MV k vedení evidence Národního archivního dědictví podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění novely č. 213/2012 Sb. (č. j. MV-73402-1/AS-2012), Hlava XII.

[3]

Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu. Praha, Archivní správa Ministerstva vnitra 1958.

[4]

V roce 1990 vzniklá Rada vlády pro BESIP splňuje všechny předpoklady být samostatným původcem, ovšem agendu spravovalo nejprve federální Ministerstvo vnitra 1990–1992, následně Ministerstvo vnitra ČR 1993–1998, Ministerstvo dopravy a spojů 1998–2001 a Ministerstvo dopravy od 2001. V prvních letech existence navíc funkci sekretariátu vykonával Ústav silniční a městské dopravy.

[5]

Jde o vytvoření fondu ze série. Agenda se vyřizovala postupně v rámci Československých závodů kovodělných a strojírenských, (předchůdcem v této agendě bylo prodejní oddělení Škodových závodů v Praze), Českých závodů těžkého strojírenství, Českých závodů všeobecné kovovýroby (ČZVK), následně tvořila samostatnou skupinu BH v Ministerstvu těžkého strojírenství (MTP) a Ministerstvu vnitřního strojírenství, vše v letech 1945–1951. Stále stejný útvar byl začleněn postupně do řady organizací, přičemž navíc MTP-BH organizačně podléhala stále ČZVK, ale vzhledem k celorezortní působnosti vystupovat navenek jako součást MTP.

[6]

Zmíněné dokumenty jsou za tímto účelem většinou vybírány již ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení; v některých případech mohou být zařazeny i do sbírek (např. ukázky přání k novému roku).

[7]

Přehodnocení významu archiválií podle § 17 odst. 2 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb. Uvedené procesy dále upravuje vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

[8]

Popis evidenčních jednotek upřesňuje Příloha č. 1 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.