Příloha č. 7 Základní pravidla správy archivních autoritních záznamů

1. Správa archivních autoritních záznamů

Správou archivních autoritních záznamů se rozumí níže uvedené procesy:

  1. Vytvoření nového záznamu.

  2. Změna existujícího záznamu, kterou se rozumí:

  1. oprava chybného údaje (například oprava chybného data narození),

b) upřesnění evidovaného údaje (například nahrazení evidovaného odhadu datace přesnou datací narození),

c) doplnění nového, dosud chybějícího údaje (například doplnění variantního označení).

3. Sloučení archivních autoritních záznamů, u nichž se zjistilo, že se nepochybně vztahují k téže entitě. Při slučování v IS CAM zůstává jeden záznam nadále aktivní a ostatní jsou označeny jako nahrazené. Nahrazený archivní autoritní záznam zůstává včetně svého identifikátoru zachován a obsahuje informaci o nahrazujícím archivním autoritním záznamu.

4. Zneplatnění existujícího záznamu. Tato operace se provádí pouze u archivního autoritního záznamu, který byl založen omylem bez reálného podkladu, nebo byl zařazen do nesprávné třídy a v žádném případě jej nelze sloučit s jiným záznamem. Zneplatněný záznam zůstává v IS CAM.

Všechny uvedené procesy se provádějí pouze v případě, že panuje naprostá jistota o jejich odůvodněnosti.

K uvedeným procesům se váží následující stavy archivního autoritního záznamu:

  1. nový (dosud neschválený),

  2. schválený,

c) nahrazený (vždy obsahuje odkaz na archivní autoritní záznam, kterým je nahrazen),

  1. neplatný.

Správu záznamů provádějí dle aktuální potřeby určení zaměstnanci podle přidělených rolí. Na celostátní úrovni není stanovován konkrétní správce pro konkrétní entitu nebo skupinu entit.

Vkládání a úpravy záznamu provádí zpracovatel, po němž kontroluje a schvaluje formální správnost k tomu určený schvalovatel (tzv. „princip dvou párů očí“). Zpracovatel proto nemůže u téhož záznamu vystupovat současně v roli schvalovatele.

2. Role a práva uživatelů při správě archivních autoritních záznamů

2.1 Zpracovatel

Práva zpracovatele:

  1. Vytváří návrhy v oblasti správy archivních autoritních záznamů.

2. Podává návrhy na změnu ZP příslušnému schvalovateli archivních autoritních záznamů.

Povinnosti zpracovatele:

1. Musí být proškolen na pravidla pro vytváření archivních autoritních záznamů.

2. Povinně ověřuje, zda se právě vytvářený záznam v IS CAM již nevyskytuje, aby nedocházelo k duplicitám.

3. Zodpovídá za formální správnost archivního autoritního záznamu ještě před posouzením schvalovatelem.

4. Plně garantuje věcnou správnost popisu entity, tj. pravdivost údajů v archivním autoritním záznamu. Nejistota ohledně pravdivosti nebo úplnosti údajů musí být v záznamu uvedena.

5. Plně garantuje dodržení právního rámce při vytváření návrhu v oblasti správy archivních autoritních záznamů.

Nad každým zpracovatelem musí působit alespoň jeden schvalovatel archivních autoritních záznamů.

2.2 Schvalovatel archivního autoritního záznamu (dále jen „schvalovatel“)

Práva schvalovatele:

  1. Schvaluje návrh zpracovatele.

2. Vrací návrh zpracovateli k opravě formálních chyb v popisu entity a také i zcela zřejmých věcných chyb, jestliže je schopen jejich okamžitého a pracovně nenáročného posouzení; popřípadě oba typy chyb opravuje. Jakákoliv oprava provedená schvalovatelem je však vždy považována za vytvoření návrhu a musí být schválena jiným schvalovatelem.

  1. Podává návrhy na změnu ZP lokálnímu metodikovi příslušné instituce.

Povinnosti schvalovatele:

1. Musí být úspěšně atestován na pravidla pro správu archivních autoritních záznamů.

2. Posuzuje a garantuje formální správnost archivního autoritního záznamu, tj.:

  1. správné zařazení entity do třídy a podtřídy,

  2. správné zařazení popisu entity do příslušných prvků popisu.

3. Povinně ověřuje v IS CAM výskyt archivního autoritního záznamu entity jím schvalované, aby nedocházelo k duplicitám.

4. Pokud je schvalovatel zpracovatelem, který vytvořil návrh v oblasti správy archivních autoritních záznamů, musí jeho návrh posoudit jiný schvalovatel.

5. Podle přidělených kompetencí v rámci příslušné instituce garantuje implementaci a dodržování metodiky pro správu archivních autoritních záznamů:

a) pro všechny třídy entit v příslušné instituci nebo organizačním útvaru,

b) pro jednu nebo více tříd nebo podtříd entit v příslušné instituci nebo organizačním útvaru,

  1. pro jeden nebo více archivních souborů,

d) pro jeden nebo více archivů dle číselníku archivů v Národním portálu.

Instituce si sama určuje organizační strukturu schvalovatelů podle hierarchie, kompetencí a územní působnosti organizačních útvarů, případně i podle tříd nebo podtříd entit.

2.3 Lokální metodik IS CAM

Proškolený/certifikovaný pracovník instituce, který dohlíží na dodržování ZP pro tvorbu archivních autoritních záznamů v jemu příslušné instituci.

  1. Přijímá a Kolegiu předává návrhy na změnu ZP.

  2. Hlásí duplicitu entit.

  3. Schvaluje přidělování práv/rolí uživatelům jemu příslušné instituce.

2.4 Arbitr

Povinnosti arbitra:

1. Musí být proškolen na pravidla pro vytváření a správu archivních autoritních záznamů.

2. Rozhoduje spory schvalovatelů a zpracovatelů o vytvoření, změnu, sloučení či zneplatnění archivního autoritního záznamu.

Funkci arbitrů vykonávají členové Kolegia.