Příloha č. 14 Závazné příklady popisu původců a entit v ostatních rolích

Obsah této přílohy se používá pro popis původců v evidenci NAD a rovněž pro vytváření archivních autoritních záznamů entit v ostatních rolích.

Viz soubor stažitelný na stránce https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d.

Konkrétně:

Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD (xlsx, 274 kB)

Příloha č. 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií ver. 3.1: Závazné příklady popisu původců v evidenci NAD s vyznačením změn (xlsx, 284 kB)

Popis entit v této příloze poskytuje primární kritéria pro rozhodnutí o tom, které označení je preferované (kapitola 6.3.5), kdy použít cizojazyčnou formu preferovaného označení (kapitola 9.3.1), jak zařadit entitu do příslušné třídy a podtřídy, kdy je potřeba zapsat záznam nové korporace (kapitola 9.2.1) a jak vytvořit preferované a často i variantní označení entity (kapitola 6.3.5, 7.3.1, 8.3.1 a další). Závaznost podoby zápisu preferovaného uživatelského označení (tj. označení a stručné charakteristiky – kapitola 6.3.5) v příloze č. 14 se liší hlavně podle třídy popisované entity a je specifikována v textu Základních pravidel. Pohybuje se od případů, kdy se uvedené příklady používají jako vzor pro analogické popisy konkrétních entit (hlavně pro třídy „rod/rodina“, „osoba/bytost“ a „událost“) až pro závaznou podobu u korporací. V textu Základních pravidel se často připouští možnost uvedený popis entity nějakým způsobem modifikovat nebo doplnit, a to jak ve vlastním označení, tak i ve stručné charakteristice (kapitola 8.3.4, 9.3.4 a další). Závazné jsou do určité míry i příklady variantního označení uvedené v této příloze, což ovšem operátorovi nikterak nebrání doplnit tato označení i o další zjištěná.

Při používání této přílohy je ale vždy nutné vycházet z konkrétního ustanovení Základních pravidel.

Vysvětlivky:

AB = jméno osoby nebo název.

XY = jméno sídla v prvním i v jiných pádech a jazycích (např. „Liberec“, „v Liberci“, „pro Liberec a okolí“, „Reichenberg“).

specifikace (v textu přílohy se objevuje i požadavek na konkrétní podobu doplnění např. název podniku) = vyznačuje část uživatelského označení, kde se doplní požadovaný údaj. Přípustné specifikace jsou uvedeny v poznámce (sloupec I), ale často nezahrnují všechny možnosti. V některých případech tato část u příkladu zápisu označení či stručné charakteristiky chybí, přesto se ale předpokládá, že specifikace uvedená v poznámce bude do příslušného prvku popisu doplněna, typicky např. u korporací z tématické skupiny 09 - Školy a školství (doplnění označení) nebo u podniků a provozoven národních výboru z tématické skupiny 05 - Národní výbory (doplnění stručné charakteristiky), ad.

Symbol „/“ = u označení (obvykle preferovaného) vyznačuje varianty, z nichž je nutné jednu vybrat.

Symbol „;“ = u variantních označení (v hlavní nebo vedlejší části – sloupce F, G) odděluje jednotlivá označení, které lze volitelně zapsat. Pokud je u jednoho příkladu uvedeno více variantních označení neznamená to, že je nutné ve všech případech uvádět všechny. Jejich zápis je na posouzení zpracovatele. Pokud je ve sloupci F, G uvedena zkratka, bude vždy zapsána jako jedno z variantních označení. Lze zapsat i jiné variantní označení, než jaké je uvedeno v příloze č. 14.

Modré podbarvení příkladu nebo jeho části:

Sloupec A (skupina tematické evidence).	Příklad je jen návodem, jak vytvořit popis analogické entity.	Případy zápisu organizací založených za účelem podnikání, zápis osob, rodů a podobně a další případy, kdy příklad nemůže postihnou celou šíři zapisovaných původců.
Buňka v jiném sloupci než ve sloupci A.	Je možné modifikovat zápis v podbarvené buňce.	Např. je podbarvena jen hlavní část preferovaného označení, potom je možné ji modifikovat i když není uvedena žádné specifikace, ale je nutné dodržet např. podobu stručné charakteristiky.

Ve sloupci „rámcový chronologický doplněk, poznámka“ je uveden pro základní orientaci časový rámec existence daného typu původce na základě příslušných právních norem – konkrétní časový rozsah se vkládá do chronologického doplňku archivního autoritního záznamu dle skutečné existence entity.

Text poznámky má často, ale ne vždy, charakter doporučení na možnou modifikaci či doplnění uvedeného příkladu s ohledem na konkrétní entitu, jejíž záznam se právě vytváří, a to jak v označení, tak ve stručné charakteristice.

Příklad:

V tabulce přílohy č. 14 je uvedeno:

sloupec	obsah sloupce	příklad 1	příklad 2
A	tematická skupina	241000	241000
B	podtřída (číslo)	8	8
C	preferované označení – hlavní část	Kulturní středisko XY	Kulturní středisko XY
D	preferované označení – vedlejší část
E	obecný doplněk
F	variantní označení – hlavní část	KS XY	KS XY
G	variantní označení – vedlejší část
H	stručná charakteristika	instituce zajišťující metodicko kontrolní činnost v oblasti kultury	instituce zajišťující veřejnou kulturní produkci
I	rámcový chronologický doplněk, poznámka	okresní, krajské	městské, místní
J	upozornění na další TS
K	obsah změny oproti verzi ZP 3.0

Poslední sloupec (zapsaná poznámka) je zde uveden ve dvou významech:

1. Umožňuje rozhodnout, kterou z nabízených stručných charakteristik lze použít pro daný typ popisované entity.

2. Poznámka a zástupný znak XY umožňují uvedený příklad modifikovat, a tak zapsat do hlavní části preferovaného označení název konkrétní instituce, která se právě popisuje, např. Městské kulturní středisko Bystřice. Současně je možné analogicky modifikovat i zkratku/akronym u variantního jména na MěKS Bystřice. Naopak v tomto případě není důvod měnit stručnou charakteristiku.

3. Vzhledem k tomu, že je modře podbarvena buňka s číslem skupiny tematické evidence je možné zápis modifikovat více než připouští specifikace v poznámce, např. je možný zápis “Bystřické kulturní středisko”, “Chrudimská beseda”.

V příloze nejsou u příkladů uváděny geografické doplňky, čímž není dotčena povinnost jejich používání (viz kapitolu 9.3.1).