6. ARCHIVNÍ AUTORITNÍ ZÁZNAMY

6.1. Entity a archivní autoritní záznamy

Entita je takový objekt, který je samostatný, definovatelný, rozeznatelný a odlišitelný od jiných objektů či celků (entit). Mezi entity patří jak všechny věci konkrétní, tak i veškeré pojmy abstraktní; věci reálné i fiktivní (např. Václav IV., Sbor dobrovolných hasičů Bylany, Mezinárodní filmový festival v Karlových Varech, Eiffelova věž, Přemyslovci, Sněžka, husité, láska ad.).

Archivní autoritní záznamy (někdy se též používá termín „archivní entity“) popisují entity podle těchto ZP. Jsou podobné knihovnickým autoritním záznamům (http://autority.nkp.cz) tím, že oba typy musí umožňovat vytváření standardizovaných přístupových bodů v popisech. V archivnictví však musí splňovat mnohem širší soubor požadavků, jako je například specifický popis původců a kontext vzniku archiválií. Proto obvykle obsahují mnohem více informací než autoritní záznamy knihovnické. Pro archivní autoritní záznamy jsou informace čerpány ze zpracovávaných archiválií, z odborné literatury či z jiného věrohodného zdroje zveřejněného v souladu s právním řádem. Popis odpovídá aktuálně dostupným informacím a je objektivní.

Archivní autoritní záznamy jsou v archivnictví používány v rámci těchto činností:

  1. výběr a evidence archiválií podle zákona o archivnictví a s tím související popis původců,

  2. zpracování archiválií podle ZP a s tím související popis původců a entit v ostatních rolích v rámci archivního popisu. Archivní autoritní záznamy se připojením k jednotce popisu stávají přístupovými body. Údaje z přístupových bodů se používají pro vyhledávání, identifikaci a lokalizaci jednotek popisu a pro tvorbu rejstříkových hesel v tištěných archivních pomůckách.

    Za zpracování archiválií se z hlediska tvorby a využívání archivních autoritních záznamů považuje například:

    1. třídění, pořádání a archivní popis archiválií,

    2. tvorba a změna archivní pomůcky včetně popisu archiválií a reinventarizace,

  3. popis archiválie při jiných činnostech, než je tvorba nebo změna archivní pomůcky (například evidence nezpracované archiválie pro potřeby digitalizace, tematický soupis archiválií apod.),

  4. další činnost prováděná v návaznosti na zpracování: například provedení změny v evidenci Národního archivního dědictví (dále jen „NAD“), specifikace uložení či přesun a převedení archiválií do péče jiného pracoviště, práce s jinými informačními systémy, celostátní tematický soupis archiválií a migrace dat.

Při tvorbě archivních autoritních záznamů je využíván IS CAM (viz též kapitolu 1.3 a přílohu č. 7). Před vytvořením nového přístupového bodu v externí aplikaci musí být ověřeno, zda již není o dané entitě vytvořen záznam v IS CAM. Pokud zde záznam popisující danou entitu již existuje, převezme se odtud. Jestliže je to třeba, provede se ještě před jeho převzetím příslušná oprava či doplnění. V případě, že archivní autoritní záznam v IS CAM neexistuje, vytvoří se v jeho rozhraní nebo v externí aplikaci a do IS CAM se uloží. Opravy, doplnění a nové záznamy jsou kontrolovány odpovědnými schvalovateli.

Nový archivní autoritní záznam se vytváří vždy za těchto okolností:

  1. nepanuje naprostá jistota, že se jedná o již evidovanou entitu,

  2. vyskytují se prokazatelně různé entity se stejným jménem nebo názvem.

Další specifické důvody pro založení nového záznamu jsou uvedeny u jednotlivých tříd entit.

6.2. Archivní autoritní záznamy jako přístupové body

Přístupové body jsou jména, termíny, klíčová slova, fráze nebo kódy použitelné k vyhledání, identifikaci a lokalizaci jednotek popisu. V přístupových bodech jsou používána standardizovaná hesla umožňující parametrické, sémantické a strojové vyhledávání a zpřístupnění jednotek popisu ve vyšší kvalitě, než je tomu u běžného plnotextového (fulltextového) vyhledávání. Proto se přístupové body mohou vytvářet u všech jednotek popisu bez ohledu na úroveň popisu nebo počet jednotek v rámci archivního souboru (blíže viz kapitolu 6.2.4).

Archivní autoritní záznam obsahuje samonosné informace o entitě. Přístupový bod se z něj stává v okamžiku jeho napojení na jednotku popisu.

Ve vztahu k jednotce popisu se rozlišují dva základní účely použití archivních autoritních záznamů, resp. přístupových bodů:

  1. archivní autoritní záznam entity v roli původce (identifikace původce archiválií),

  2. archivní autoritní záznam entity v ostatních rolích.

Pro popis entity v roli původce i v ostatních rolích se v IS CAM vytváří vždy jen jeden archivní autoritní záznam. Zásady popisu jsou stejné a liší se pouze množina použitých prvků popisu. IS CAM tedy nesmí obsahovat k jedné entitě dva záznamy s různou hloubkou popisu. Je ponecháno na zvážení zpracovatele, zda dobrovolně vytvoří archivní autoritní záznam v roli původce (částečně či v úplnosti), i když takto hluboký popis nepotřebuje, neboť právě vypracovává archivní autoritní záznam entity, která vůči zpracované jednotce popisu aktuálně vystupuje v ostatních rolích. Podrobnější popis je vhodný zejména tehdy, když má zpracovatel v danou chvíli k dispozici potřebné podklady a předpokládá širší využití daného archivního autoritního záznamu.

Zdrojem informací o entitě může být kromě veřejně dostupných zdrojů i jednotlivá archiválie, která obsahuje jen dílčí údaje o entitě (např. „Josef Novák, hajný v Brdech v roce 1868“; „Ing. František Drobný, autor mapy Skutče z první poloviny 20. století“).

S výjimkou třídy „obecný pojem“ musí mít entita vlastní jméno, aby mohl být vytvořen její archivní autoritní záznam. Archivní autoritní záznam entity s vlastním jménem se nevytváří, pokud není známa její příslušnost k podtřídě a současně alespoň jeden z těchto údajů:

  1. sídlo / místo / regionální / časová / věcná působnost entity,

  2. vztah k jiným entitám,

  3. role entity ve vztahu k archiválii nebo jejímu obsahu.

Přístupové body slouží jako zdroj pro rejstříková hesla tištěných archivních pomůcek.

V dalším textu bude pro termíny „název“ a „jméno“ u všech archivních autoritních záznamů používán pojem „jméno“, jestliže se jejich faktický význam v daném kontextu nebude lišit.

Psaní jmen v prvku popisu 4.2.3 Obsah, regest není těmito ZP upraveno.

6.2.1. Popis původců

Funkce archivního autoritního záznamu entity jakožto původce

Na základě úvah v kapitole 2.6 se jeví nezbytným odpojit popis původce od popisu archivního souboru při zachování informací o nich například v archivní pomůcce. Je to i proto, že díky tomuto odpojení lze v takto vzniklé paralelní informační struktuře vyznačit vazby mezi jednotlivými entitami. Entity figurující jako původci jsou popisovány archivními autoritními záznamy entit a na jednotky popisu jsou napojovány v roli původce (dále též „záznam o původci“).

Podle mezinárodního standardu ISAAR(CPF) je popis původce základní činností archiváře, bez ohledu na to, zda jsou popisy spravovány manuálně nebo prostřednictvím výpočetní techniky. Prostřednictvím informací o původci jsou udržovány údaje o kontextu vzniku a používání dokumentů. V praxi mohou být materiály téhož původce uloženy ve více archivech, více archivních souborech nebo i v několika různých paměťových a kulturně vědeckých institucích (muzea, knihovny). Prostřednictvím provenienčního údaje o původci lze popisy archiválií nebo jejich souborů dohledat a propojit, což zlepšuje využívání archiválií a usnadňuje výzkum. Stejně tak sám záznam o původci napomáhá pochopení obsahu archiválií pocházejících z jeho činnosti. Pokud jsou archiválie téhož původce (např. zmíněná priora, decentralizované organizační součásti původců aj.) uloženy ve více institucích a jsou spravovány ve standardizované podobě, je možné mnohem snáze sdílet a propojovat informace o kontextu těchto archiválií.

Správa záznamů o původcích

Záznamy o původcích jsou primárně udržovány v IS CAM (systém sám o sobě nerozlišuje účel použití archivního autoritního záznamu). Záznamy o původcích musí být trvale doplňovány o nově zjištěné skutečnosti a tvořeny tak, aby s nimi mohlo být zacházeno jako se samostatnou entitou. Například v průběhu zpřístupňování archivního fondu zpravidla dochází k objevům nových skutečností o původci, které mohou vést k podstatným doplněním údajů, získaných o něm z jiných zdrojů. Cílem je vedení samostatné evidence původců, která umožňuje lépe a pružněji vyznačovat vazby mezi jednotlivými entitami archivního popisu.

V IS CAM se proto:

  1. získávají záznamy, jsou-li již vytvořeny,

  2. doplňují existující záznamy, zejména pokud byly založeny pro potřebu role entity ve vztahu k jednotce popisu a neobsahují úplné informace potřebné pro popis původce,

  3. vytváří nové záznamy, pokud nebyly nalezeny,

  4. vytváří vazby mezi archivními autoritními záznamy.

Propojení s evidencí NAD a s popisy archiválií v digitální podobě jsou zajišťovány prostřednictvím identifikátoru záznamu IS CAM.

Tvorba a použití záznamů o původcích

Popis původce se povinně vytváří až ve chvíli, kdy je ho třeba – například při výběru archiválií nebo do úvodu archivní pomůcky.

V archivních pomůckách sbírek vzniklých neorganicky (mimo úřední činnost původce), zejména sbírek archivních, postačí pro popis původce uvádět pouze údaje v rozsahu:

  1. preferovaného označení,

  2. sídla,

  3. data vzniku a zániku, popř. působnosti od / působnosti do,

  4. identifikátoru IS CAM.

Obdobně je tomu též u původců nezpracovaných archivních fondů a u torzovitě dochovaných osobních a rodových archivních fondů (fond je tvořen několika jednotlivinami, jedním typem archiválie – např. fotografiemi apod.) a v případě popisu původce u jednotky popisu na úrovni série a nižší.

Jméno původce nemusí být totožné se jménem archivního souboru, který se tvoří podle vlastních pravidel. K použití údajů o původci viz kapitolu 4.3.1.

Záznamy o původcích mohou být použity:

  1. k popisu korporace, rodu (případně větve rodu), osoby nebo události jako entit v systému archivního popisu,

  2. k vytváření a využívání přístupových bodů v archivním popisu,

  3. k dokumentování vztahů mezi různými původci dokumentů, vztahů mezi nimi a dokumenty či jinými zdroji jimi vytvořenými nebo vytvořenými o nich.

Záznam o původci je možno vázat na více než jeden archivní soubor, na části archivního souboru i na nižší jednotlivé jednotky popisu. Popis samotných archiválií (archivních souborů, sérií, složek atd.) není součástí popisu původce a vazba mezi původcem a archiválií se vyjadřuje vztahem mezi záznamem o původci a záznamem o jednotce popisu, kterou tvoří zpravidla archivní soubor nebo série.

V archivní pomůcce se uvádí popis jednotlivých původců samostatně za sebou. Na prvním místě se uvádí záznam původce největšího množství archiválií zpřístupněných v pomůcce, nebo se záznamy původců řadí chronologicky.

Pokud se k jednomu archivnímu souboru vztahuje více původců, tvoří se pro každého z nich samostatný záznam. Jedná se např. o případy, kdy se archiválie předchůdce nacházejí v archivním fondu nástupce (pravá priora). Obdobným příkladem je např. sbírka matrik, archivní fond archiv města složený z několika původců (úřad městské správy před vznikem regulovaného magistrátu, regulovaný magistrát, městský úřad po roce 1850). Jako další příklad mohou sloužit archivní fondy místních národních výborů (revoluční / český / národní výbor, místní správní komise, místní národní výbor).

Jako samostatný původce může vystupovat i organizačně vymezitelná část korporace, např. místní organizace strany či spolku, územní pracoviště ústředního orgánu aj. Samostatně nejsou evidovány některé části korporací, které za samostatné původce považovat nelze, např. stavební úřad jako jedna z působností obce.

Postup při zápisu původců a geografických objektů do evidence původců v IS PEvA

V IS PEvA jsou vytvářeny archivní autoritní záznamy entit, které vystupují v roli původce. Dále jsou zde evidovány entity třídy „geografický objekt“, které jsou na záznamy původců napojovány ve vztahu se specifikací „sídlo“ či „místo“ nebo jsou využívány při popisu archivního souboru či archivní pomůcky. Před vyplněním záznamu o původci (nebo opravou stávajícího) je třeba si ověřit, zda již k danému původci existuje archivní autoritní záznam v IS CAM. Pokud tomu tak je, převezme se do záznamu původce včetně identifikátoru IS CAM, což je jedinečný identifikátor původce v rámci IS CAM. Pokud se z IS CAM přebírají i další data, je následně třeba zkontrolovat jak jejich obsah, tak načtení do odpovídajících polí. Obdobně se postupuje i v případě výše zmíněných záznamů entit třídy „geografický objekt“.

Původci se v IS PEvA člení na třídy „osoba“, „korporace“, „rod“ a „událost“. V příloze č. 14 jsou uvedeny vzorové zápisy označení a stručné charakteristiky vybraných původců. Pro snazší orientaci jsou u nich uvedeny příslušné skupiny tematické evidence a podtřídy entit.

Pokud není v následujícím textu uvedeno jinak, platí stejná pravidla pro popis původců v IS PEvA i pro popis entit v IS CAM. V příloze č. 9 je uvedeno porovnání prvků popisu a pravidel ZP (IS CAM) a IS PEvA.

6.2.2. Role entit ve vztahu k jednotkám popisu

Role entit specifikují vztahy mezi entitami a jednotkami popisu, a to na všech úrovních (například místo vydání k listině, korporace jako původce k archivnímu souboru, obecný pojem k sérii atd.). Pokud se k jedné jednotce popisu vztahuje více entit, tvoří se pro každou z nich samostatný záznam. Výčet rolí entit včetně povinnosti jejich užití při archivním popisu je uveden v kapitole 5.

6.2.3. Rejstříky tištěných archivních pomůcek

Rejstříky jsou abecedně uspořádané ukazatele, které prostřednictvím přístupových bodů slouží k podrobné orientaci v obsahu jednoho archivního souboru, jeho části nebo v obsahu více archivních souborů. Údaje pro rejstříky tištěných archivních pomůcek jsou čerpány z přístupových bodů původců a entit v ostatních rolích. Povinnost tvorby rejstříků je stanovena v kapitole 2.10.

6.2.4. Základní principy tvorby přístupových bodů

Při tvorbě přístupových bodů se používají archivní autoritní záznamy odpovídající obsahu, formě, významu a hloubce popisu. Například v případě archiválie pojednávající o obecné škole se k záznamu o jednotce popisu přiřadí výstižnější obecný pojem „obecné školy“, nikoli širší pojem „školy“, „školství“. Pokud jsou popisováni původci fondu typu „okresní úřad I“, připojí se k jednotce popisu na úrovni archivní soubor povinně všechny záznamy korporací vystupujících v daném případě v roli původců, tedy okresní hejtmanství (obě fáze 1850-1855 a 1868-1919), okresní politická správa a okresní úřad (obě fáze 1855-1868 a po roce 1928). Naopak při popisu vlastivědné publikace o současném okresu Kolín jako celku se povinně nevytvářejí přístupové body ke všem geografickým entitám zmíněným v knize, ale jen heslo k entitě „současný okres Kolín“, tj. „Kolín (Česko : okres : 1960-)“.

Počet přístupových bodů připojených k jednotce popisu není nijak omezen a v rámci komplexního popisu se používají relevantní archivní autoritní záznamy entit ze všech tříd a podtříd. Nelze se tedy například omezit jen na entitu z „třídy osoba/bytost“ a třídy „geografický objekt“, pokud jednotka popisu současně zachycuje i korporaci a dílo/výtvor (například u fotografie odhalení sochy jejím autorem v budově městského úřadu). Téměř vždy se pak k jednotce popisu vytvářejí přístupové body s obecnými pojmy. Výjimku z těchto pravidel představují:

  1. anonymní a blíže neznámé entity (viz níže kapitoly věnované jednotlivým třídám),

  2. uplatnění zásady neopakování informací z vyšších úrovní.

    Příklad:

    Jednotka popisu: Oslava narozenin T. G. Masaryka v Mimoni v roce 1932

    Připojené archivní autoritní záznamy:

    • třída entit „událost“:

      PREF: Oslava narozenin T. G. Masaryka (1932 : Mimoň, Česká Lípa, Česko)

    • třída entit „osoba/bytost“:

      PREF: Masaryk, Tomáš Garrigue (prezident : 1850-1937)

    • třída entit „geografický objekt“:

      PREF: Mimoň (Mimoň, Česká Lípa, Česko) – oslavy se odehrávaly jen v části dnešní obce Mimoň v rozsahu původního města bez později připojených částí

    • třída entit „obecný pojem“ (jde o návodný výčet, nemusí být úplný):

      PREF: oslavy

      PREF: prezidenti (hlavy států)

      PREF: narozeniny

Je nutné si také uvědomit, že heslo nemá nahrazovat regest (obsah), ale s jistou dávkou abstrakce vytvořit přístupový bod k němu.

V případech, kdy entity mají stejné či velmi podobné jméno, se při napojování archivního autoritního záznamu na jednotku popisu důsledně rozlišuje, v jakém kontextu entita v popisovaném zdroji informace vystupuje a podle toho je k jednotce popisu přiřazován záznam příslušné entity. Nelze tedy zaměňovat zdánlivě stejné entity. Typický je například rozdíl mezi budovou hotelu (třída „dílo/výtvor“) a hotelem jako firmou (třída „korporace“), mezi jménem hradu (třída „dílo/výtvor“) a stejnojmenným jménem vrchu, na němž se hrad nachází (třída „geografický objekt“), mezi živnostníkem jako firmou (třída „korporace“) a fyzickou osobou živnostníka (třída „osoba/bytost“).

Například k fotografii bývalého hotelu se připojuje záznam budovy, nikoli záznam korporace. K fotografii hotelu fungujícího v době pořízení fotografie se připojuje záznam budovy i záznam korporace odpovídající dané době.

Pravidla rozlišování uvedených entit jsou podrobněji popsána níže.

Aby bylo možné vyhledávat jednotky popisu, archivní autoritní záznamy a přístupové body podle tříd a podtříd entit a řadit je podle abecedy, není dovolena kombinace záznamů více entit v rámci jednoho archivního autoritního záznamu nebo přístupového bodu, jako například „obce - oslavy - Mimoň (Mimoň, Česká Lípa, Česko)“, nebo „obce - oslavy v Mimoni“. Pro každou z uvedených entit musí být vytvořen samostatný záznam a přístupový bod (viz příklad „Oslava narozenin T. G. Masaryka v Mimoni v roce 1932“ výše).

V souladu se zásadou neopakování informací z vyšších úrovní (viz kapitolu 3.2.4) se přístupový bod společný jednotce popisu a všem jí podřízeným jednotkám popisu na nižších úrovních nepřipojuje. Jeho působnost na nižších úrovních je zaručena dědičností.

Nejsou-li údaje pro některý prvek popisu entit v době tvorby jejího záznamu zpracovateli známy, ponechá se příslušný prvek popisu prázdný nebo vyplněný jen zčásti. Eventuální nově zjištěné údaje a opravy se vždy musí promítnout v IS CAM.

6.3. Obecné zásady popisu entit

Změna prvků popisu a vztahů mezi entitami se připouští ve výjimečných případech a podléhá schválení Kolegia.

6.3.1. Povinnost vyplnění

Povinnost vyplnění prvků popisu (dále také jako PP) se uvádí v následujících variantách:

  1. povinný PP = vždy povinný prvek popisu entity; bez jeho vyplnění není archivní autoritní záznam v IS CAM validní; jde o povinnost vyplnění, která je ověřována technickými prostředky (aplikačním prostředím),

  2. povinný PP u původců, v ostatních případech doporučený = povinný prvek popisu v případě, že daná entita je původcem archivního souboru či jeho části (viz též kapitolu 6.2.1); technické prostředky IS CAM neověřují, zda je prvek popisu vyplněn,

  3. povinný PP za určitých okolností, v ostatních případech doporučený = povinný prvek v případech, které stanovuje příslušná pasáž ZP, v ostatních případech je vyplnění doporučeno; technické prostředky IS CAM neověřují, zda je prvek popisu vyplněn,

  4. povinný PP za určitých okolností, v ostatních případech se neuvádí = povinný prvek, který se uvádí pouze v případech, které stanovuje příslušná pasáž ZP, za jiných okolností se nevyplňuje; technické prostředky IS CAM neověřují, zda je prvek popisu vyplněn,

  5. doporučený PP = prvek popisu se vyplňuje vždy, pokud je příslušná informace známá či snadno zjistitelná ze zpracovávaných archiválií, z odborné literatury či z jiného věrohodného zdroje (internetové databáze apod. – viz též přílohu č. 13); technické prostředky IS CAM neověřují, zda je prvek popisu vyplněn,

  6. nepovinný PP = prvek popisu není povinný.

Analogicky lze chápat i výrazy „povinný/é“, „povinnost dle jednotlivých tříd“, „povinnost dle použití“, „doporučený/o“, „nepovinný/é“ u celků, které popisují seskupení více prvků popisu najednou (označení, události, vztahy apod.) a u prvků popisů v kapitolách 6 až 13, kdy je povinnost upřesněna až u konkrétních tříd.

Při tvorbě archivního autoritního záznamu se informace vkládají vždy do příslušných prvků popisu tak, jak určují ZP. Nahrazovat požadované údaje odkazem na obsah jiného PP (např. odkaz „viz prvek popisu Dějiny“ zapsaný v PP „Funkce korporace“ či jinde), není přípustné.

6.3.2. Třída a podtřída entity

Každá entita musí být zařazena právě do jedné z podtříd. Podtřídy jsou podřízeny těmto třídám:

  1. osoba/bytost,

  2. rod/rodina,

  3. korporace,

  4. událost,

  5. dílo/výtvor,

  6. geografický objekt,

  7. obecný pojem.

Závazný seznam tříd a podtříd je uveden v příloze č. 8.

V IS PEvA jsou implementovány stejné třídy a podtřídy jako v IS CAM kromě třídy „dílo/výtvor“ a „obecný pojem“, které v evidenci NAD nemají praktické užití.

6.3.3. Identifikátor archivního autoritního záznamu

Identifikátor je vázán na archivní autoritní záznam, nikoli na jeho jednotlivé verze.

6.3.4. Formátování

V textových prvcích popisu se nepoužívá formátování, případné složité formátování z externího systému není akceptováno (řezy a velikosti písma, tabulky, tabelátory, html tagy apod.). Některé prvky jsou víceřádkové, pro odrážky se používá řetězec „- “.

6.3.5. Označení entity

Povinnost: povinné.

Pravidla:

Označení je vždy třeba chápat jako jeden celek, způsob jeho vyskládání a prezentace je řešen automatizovaně.

Psaní velkých a malých písmen se řídí obvykle pravidly pravopisu příslušného jazyka. Pokud se označení liší od pravidel pravopisu, mají přednost kritéria výběru preferovaného označení (viz níže). Jestliže se ve jméně entity vyskytuje závorka, nahrazuje se lomítky – například německé označení železniční stanice „Tscherwena (Moldau)“ v dobovém jízdním řádu se zapisuje jako „Tscherwena /Moldau/“.

V zájmu jednotného zápisu, který mimo jiné souvisí s kontrolou duplicit, se v označení místo pomlčky vždy používá spojovník bez ohledu na pravidla pravopisu.

Pokud jsou zkratky uvedeny v PREF, jsou v rámci označení ve VAR rozepsány, je-li to účelné. Naopak pokud existuje zkratka, ale v PREF byla zvolena rozepsaná verze, uvede se zkratka ve VAR (výjimka platí pro zkratky označující korporativnost – viz kapitolu 9.3.1).

Při tvorbě označení u příslušných tříd a podtříd se postupuje podle přílohy č. 14. U entit neuvedených v příloze č. 14 se vytváří analogicky k příkladům uvedeným v příloze č. 10.

Struktura označení

1. Jméno:

  1. hlavní část jména,

  2. vedlejší část jména – pouze u tříd „osoba/bytost“, „rod/rodina“ (u podtřídy „větev rodu“) a „korporace“,

  3. titul/y před, titul/y za – pouze u třídy „osoba/bytost“.

2. Doplněk (resp. jednotlivé typy doplňků).

Pravidla: z praktických důvodů se v externích aplikacích a v tištěných archivních pomůckách uvádí tzv. „uživatelské označení“ skládající se z „označení“ a „stručné charakteristiky“.

Poznámka: V příkladech je odlišení jednotlivých částí archivního autoritního záznamu řešeno strukturováním textu a formátováním písma následovně:

Preferované označení (dále také jako „PREF“):

varianta 1: hlavní část jména, vedlejší část jména, titul před a za jménem (doplněk), stručná charakteristika – vysvětlivka k části příkladu,

varianta 2: hlavní část jména. vedlejší část jména (doplněk), stručná charakteristika – vysvětlivka k části příkladu,

varianta 3: hlavní část jména (doplněk), stručná charakteristika – vysvětlivka k části příkladu.

Variantní označení (dále také jako „VAR“):

varianta 1: hlavní část jména, vedlejší část jména, titul před a za jménem – vysvětlivka k části příkladu,

varianta 2: hlavní část jména. vedlejší část jména – vysvětlivka k části příkladu,

varianta 3: hlavní část jména – vysvětlivka k části příkladu.

Výjimku tvoří nelatinková písma, která nejsou z technických důvodů uváděna v kurzivě.

Forma označení

Z hlediska formy označení se rozlišuje:

1. Preferované označení

Povinnost: povinná část archivního autoritního záznamu.

Pravidla:

Preferované označení nesmí být v rámci IS CAM duplicitní, jeho jedinečnost je ověřována technickými prostředky, přičemž se nerozlišují velká a malá písmena.

Každá entita má pouze jedno preferované označení.

Kritéria pro výběr preferovaného označení jsou:

  1. u entit uvedených v příloze č. 14 preferované jméno podle této přílohy,

  2. jméno, pod nímž je entita nejvíce známá, nebo

  3. jméno prokazatelně upřednostňované entitou – jen u podtřídy „fyzická osoba“, a tříd „rod/rodina“ a „korporace“, nebo

  4. úřední jméno, nebo

  5. jméno po dobu existence entity nejdéle používané.

Při rozhodování se postupuje v uvedeném pořadí a) → e), tj. volí se první platná varianta. Pokud není možné ani jednu z variant ověřit, uvádí se jméno nacházející se ve zpracovávaném zdroji informací.

Zvolené preferované označení se zapisuje do příslušných prvků popisu a ve výsledku se tak může lišit od podoby uvedené ve zdroji informace (např. pořadí jednotlivých slov). Například následující entita je nejvíce známá jako „IX. sjezd KSČ“, avšak bude zapsána jako PREF: sjezd Komunistické strany Československa (9 : 1949 : Praha, Česko), neboť tak to odpovídá pravidlům pro rozpis do jednotlivých prvků popisu (pořadové číslo do doplňku).

Preferované označení je vždy řešeno pro české jazykové prostředí a uváděno pouze v latince [1]. Znamená to:

a) preferované označení je tvořeno v češtině, kromě následujících výjimek, kterými jsou:

1) Entity s preferovaným cizojazyčným jménem uvedené v kapitolách jednotlivých tříd entit a v přílohách č. 10 a 14.

2) Vyhodnotí-li se označení v cizojazyčné podobě jako preferované na základě výše uvedených měřítek a) → e).

K vytváření preferovaného označení s ohledem na použití jazyka u aktuálně existujících geografických objektů nacházejících se mimo ČR viz kapitolu 12.3.1.

Příklad:

PREF: Bürgermeisteramt Schönthal (Krásné Údolí, Karlovy Vary, Česko : 1850-1945) – zde je uplatněno kritérium „a) u entit uvedených v příloze č. 14 preferované označení podle této přílohy“. To však nabízí české i německé jméno, a proto je podpůrně také použito kritérium „c) jméno prokazatelně upřednostňované entitou“. Ve městě Krásné Údolí žilo v uvedeném období německé obyvatelstvo a úřední jazyk městské samosprávy byl německý. Jméno této entity existující v letech 1850–1945 dnes není v českém prostředí obecně vžité a známé, a tudíž kritérium „b) jméno, pod nímž je entita nejvíce známá“ zde nelze uplatnit (viz níže Typ formy jména).

typ formy jména: úřední

jazyk: němčina

VAR: Městský úřad Krásné Údolí

typ formy jména: překlad

jazyk: čeština

Stejným způsobem se vybírají i preferovaná označení například dnes již neexistujících a v českém jazykovém prostředí neznámých entit cechů, spolků, družstev, podniků, živností či peněžních ústavů, které dříve působily v německých jazykových oblastech v českých zemích (viz přílohu č. 10).

Rovněž i pro prvek popisu „geografický doplněk“ preferovaného, popř. variantního označení je upřednostněna česká jazyková verze, pokud existuje – viz „Francie“ v následujícím příkladu „Bartolomějská noc“.

b) Kritérium pro výběr preferovaného označení, které je uvedeno výše pod bodem „b) jméno, pod nímž je entita nejvíce známá“, se uplatňuje na české prostředí, tj. posuzuje se, jak je entita známá pouze v současném českém jazykovém prostředí, v českém kulturním okruhu, v České republice (viz též předchozí příklad „Bürgermeisteramt Schönthal“).

Příklady:

PREF: Alžběta II. (královna : 1926-2022)

typ formy jména: ekvivalent

jazyk: čeština

PREF: Černínové z Chudenic (rod/rodina : asi 1200-)

typ formy jména: současná podoba

jazyk: čeština

PREF: Bartolomějská noc (1572 : Francie : hromadné vraždění)

typ formy jména: uměle vytvořené

jazyk: čeština

PREF: Podraz (film)

typ formy jména: překlad

jazyk: čeština

2. Variantní označení

Povinnost: doporučená část archivního autoritního záznamu.

Pravidla:

Variantní označení se může pro jednu entitu vytvářet v libovolném množství, v různých jazycích a jazykových variantách (pravopisných, v argotu, dialektu atp.), znakových sadách a také i podle jiných závazných pravidel (např. AACR2, RDA, CCO, INTERPI). Do variantního označení se počítá i označení paralelní, tj. například ekvivalent jména v cizím jazyce (pro Berlín „Berlin“; pro Karla IV. „Carolus IV.“).

Příklad zápisu variantního označení:

PREF: John, Jaromír, prof. (1882-1952)

VAR: Markalous, Bohumil, prof.

Struktura variantního označení je po technické stránce stejná jako u preferovaného označení.

Všechna označení téže entity se musí lišit alespoň v jedné z částí označení (hlavní část jména, vedlejší část jména, u osob i titul před a titul za), přičemž se rozlišují velká a malá písmena.

Variantní označení se mimo jiné používá pro tvorbu jiné podoby automaticky generovaného označení, což je velmi důležité pro dohledání archivního autoritního záznamu v IS CAM a dalších IS.

Zápis variantního označení podle jiných pravidel se účelně přizpůsobuje IS CAM.

Příklad:

PREF v IS CAM (musí odpovídat zásadám ZP):

hlavní část jména: Lotrinský

vedlejší část jména: Karel III.

obecný doplněk: arcibiskup

chronologický doplněk: 1680-1715

původní záznam v jiném systému podle AACR2 (zde INTERPI):

první část označení (jména): Karel

římské číslice: III. Lotrinský

doplněk: trevírský arcibiskup

chronologický doplněk: 1680-1715

přepis záznamu vyhotoveného podle AACR2 do VAR, účelně přizpůsobený pro IS CAM:

hlavní část jména: Karel III. Lotrinský

obecný doplněk: trevírský arcibiskup

chronologický doplněk: 1680-1715

typ formy jména: podle jiných pravidel

Příklad:

PREF: hlavní část jména: z Rožmberka

vedlejší část jména: Jan II.

VAR (jedna z možných variant): hlavní část jména: Jan II. z Rožmberka

Typ formy jména

Povinnost: povinný PP za určitých okolností, v ostatních případech doporučený.

Pravidla:

Provádí se výběr z číselníkové nabídky.

Typ formy jména je možno uplatnit vždy jen jednou u konkrétního označení.

Povinně se uvádí, pokud je ve VAR použito označení “podle jiných pravidel”.

Typ formy jména „historická/dřívější podoba“, resp. „historická podoba“ zaznamenává historický název (např. “Falknov” v případě dnešní obce Sokolov, “Leškov” v případě dnešní obce Lestkov) nebo transliterovaný přepis jména entity z doby její existence, např. „Dacziczky z Hesslowa“, „Magistrath zu Neudeckh“, „Carolsbaad“ (tj. Karlsbad = Karlovy Vary).

Typ formy jména “podle jiných pravidel” lze použít pouze ve VAR.

Typ formy jména „zkratka/akronym“ představuje označení vytvořené vypuštěním slov nebo písmen z delší podoby pojmenování. Patří sem zkratková slova, např. „radar“ či iniciálové zkratky, např. „DNA“, „KSČ“, „MNV“, „JZD“, „SPT“, „T. G. Masaryk“. Nezařazují se sem však zkratky označující korporativnost, např. „Prachovická cementárna a vápenice, n. p.“; „Mlékařské družstvo táborské, s. r. o.“ a další drobné zkratky typu „Höntsch & Co., Tetschen a. d. Elbe“, „Vilém Pelikán jun.“, „Ústí n. Labem“. Rovněž se za zkratky nepovažují useknuté termíny, např. „kilo“, „krimi“, „zoo“, které patří k typu formy jména „přezdívka/zlidovělá podoba“, resp. „zlidovělá podoba“.

Příklady použití u korporací:

PREF: hlavní část jména: SS – jméno bylo zvoleno jako nejvíce známé + byl přiřazen typ formy jména „zkratka/akronym“, neboť jde o zkratku.

VAR 1: hlavní část jména: Schutzstaffel

typ formy jména: úřední jméno

VAR 2: hlavní část jména: Ochranný oddíl

typ formy jména: překlad

PREF: hlavní a vedlejší část jména: Jezuité. Kolej Klatovy – jde o jméno entity podle přílohy č. 14 + byl přiřazen typ formy jména „uměle vytvořené označení“.

VAR: hlavní část jména: Jezuité Klatovy

typ formy jména: uměle vytvořené označení

Příklady použití u fyzických osob:

PREF: hlavní část jména: Jim Čert – jde o nejvíce známé jméno uvedené entity + byl přiřazen typ formy jména „pseudonym“.

VAR 1: hlavní a vedlejší část jména: Horáček, František

typ formy jména: úřední

VAR 2: hlavní část jména: Akord

typ formy jména: přezdívka/zlidovělá podoba jména

doba používání jména – datum od: 1979 + datum do: 1981 (při jeho spolupráci s StB)

VAR 3: hlavní část jména: Homér

typ formy jména: přezdívka/zlidovělá podoba jména

doba používání jména – datum od: 23. 10. 1981 + datum do: 14. 3. 1989 (při jeho spolupráci s StB)

Typ formy jména „úřední“ se zapisuje vždy v originálním jazyce.

Příklady:

PREF: Pius X. (papež a svatý : 1835-1914)

typ formy jména: církevní

jazyk: čeština

VAR: Sarto, Giuseppe Melchiorre

typ formy jména: úřední

jazyk: italština

Nikoliv: Sarto, Josef Melchior

typ formy jména: úřední

jazyk: čeština

PREF: hlavní část jména: Vídeň

typ formy jména: ekvivalent

jazyk: čeština

VAR: hlavní část jména: Wien

typ formy jména: úřední

jazyk: němčina

VAR: hlavní část jména: Vindobona

typ formy jména: ekvivalent

jazyk: latina

Doplněk

Povinnost: povinnost dle jednotlivých tříd.

Pravidla:

Obsahuje nejnutnější identifikační informace o entitě, které ji odlišují od jiných entit, a užívá se, pokud samotné jméno nevypovídá dostatečně o charakteru entity, nebo by mohlo dojít k záměně entit (dále viz kapitoly k jednotlivým třídám entit).

Rozlišují se následující typy doplňků:

  1. obecný doplněk,

  2. geografický doplněk,

  3. chronologický doplněk,

  4. pořadí události,

  5. autor/tvůrce,

  6. odlišující doplněk.

Použití a pořadí jednotlivých typů doplňků je závislé na konkrétní třídě entity.

Pokud se doplněk u preferovaného a variantního označení neliší, u variantního označení se neuvádí.

Pokud je odlišný, je potřeba jej uvést (společně s ostatními doplňky, které se neliší) i u variantního označení a zapsat v souladu se ZP pro psaní doplňků.

Společná pravidla pro obecný doplněk

V obecném doplňku je možné uvést maximálně dva pojmy oddělené spojkou „a“.

Příklady PREF:

Václav (kníže a svatý : asi 907-asi 935)

Bečov nad Teplou (Bečov nad Teplou, Karlovy Vary, Česko : hrad a zámek) – jedná se o dva objekty v jednom areálu

Společná pravidla pro geografický doplněk

Uvádějí se výhradně existující geografické objekty patřící do podtřídy „administrativně či jinak lidmi vymezená území“ v posloupnosti podle správního zařazení platného v současnosti. Doba existence samotné entity tedy pro její geografický doplněk nehraje žádnou roli.

Příklady PREF:

Moravské gubernium (Brno, Brno-město, Česko : 1763-1783)

Okresní úřad Horšovský Týn (Horšovský Týn, Domažlice, Česko : 1928-1938)

Povahu informace v geografickém doplňku určuje příslušná třída entity (viz jednotlivé kapitoly).

V geografickém doplňku je možné uvést maximálně dva pojmy oddělené spojkou „a“, a to pouze na úrovni stát.

Příklady PREF:

Vídeň - Cheb (Česko a Rakousko : železniční trať)

Euroregion Egrensis (Česko a Německo)

Krkonoše (Česko a Polsko : pohoří)

V případě více států se uvede kontinent/světadíl, např. „Šumava(Evropa : pohoří)“.

Odhad, vyjádřený např. přidáním slova „asi“ (viz níže u chronologického doplňku) či jinou formou, se v geografickém doplňku neuvádí. Píše se vždy pouze údaj, který je tvůrci záznamu znám.

Příklad PREF:

Církev bratrská (Praha, Česko : 1967-1992)

Nikoliv: Církev bratrská (asi Nové Město, Praha, Česko : 1967-1992)

Při tvorbě geografického doplňku se dále postupuje podle stejných zásad, jaké jsou uvedeny pro geografický doplněk v kapitole 12.3.1.

Společná pravidla pro chronologický doplněk

Vychází z datace existence nebo působnosti entity, tudíž se nemůže při zápisu podle ZP lišit.

Syntaxe a zásady zápisu chronologického doplňku:

  1. Uvádějí se vždy hodnoty s přesností maximálně na roky a století; tzn. přesto, že je datace vzniku/zániku, resp. narození/úmrtí známa s přesností na den a takto je i zapsána v datačních polích událostí vznik a zánik, do doplňku se uvádí pouze rok. V případě, že datace vzniku a zániku spadá do intervalu jednoho roku, uvádí se v doplňku nikoliv interval, nýbrž příslušný rok (např. 1. 1. 1920 až 31. 12. 1920 = „1920“). Stejně se postupuje v případě jednoho století. Století se píše zkratkou „st.“, např. „Polské knížectví (10. st.-1025)“.

  2. Odhad je uvozen slovem „asi“, např. „asi 1820-asi 1860“, které je třeba uvádět u každé meze kvůli jednoznačnosti. Hranaté závorky se pro odhad v doplňku nepoužívají.

  3. Působnost se vyjadřuje neurčitým tvarem „působnost od/působnost do“.

    Nejčastější příklady:

    1. pokud jsou v událostech vznik a zánik zadány působnost od a působnost do, doplněk bude např. „působnost od 1580-působnost do 1590“,

    2. je-li v události vznik uvedena působnost od a v události zánik pak přesná datace zániku, doplněk bude např. „působnost od 1580-1590“,

    3. je-li v události vznik zadána přesná datace vzniku a v události zánik uvedena působnost do, doplněk bude např. „1580-působnost do 1590“,

    Stejný rok

    1. pokud jsou v událostech vznik a zánik roky u působnosti od a působnosti do totožné, uvádí se v doplňku pouze „působnost“ (např. působnost od 12. 3. 1920 do 31. 10. 1920, nebo působnost od 1920 do 1920, nebo působnost od 15. 4. 1920 do 15. 4. 1920 = „působnost 1920“),

    2. je-li v události vznik zadána přesná datace a v události zánik působnost do se stejným rokem, jaký je uveden ve vzniku, uvádí se v doplňku vznik i působnost (např. vznik 1. 1. 1520, působnost do 10. 10. 1520, doplněk bude „1520-působnost do 1520“),

    3. je-li v události vznik zadána působnost od a v události zánik přesná datace se stejným rokem, jaký je uveden v působnosti od, uvádí se v doplňku působnost od i zánik (např. působnost od 1. 1. 1520, zánik 10. 10. 1520, doplněk bude „působnost od 1520-1520“),

    Kombinace s odhadem

    při kombinaci odhadu a působnosti v událostech vznik a zánik, se v chronologickém doplňku píše např. „působnost od asi 1580-působnost do asi 1590“ – tj. entita je zmíněna v dokumentu, jehož stáří je odhadováno. Odhad „asi“ se zde tedy nevztahuje přímo ke vzniku/zániku entity, nýbrž k dataci dokumentu, ve kterém je entita poprvé/naposledy zmíněna.

  4. První/poslední písemná zmínka se uvozuje tvarem „uváděno od / uváděno do“. Postupuje se totožně jako v předcházejícím bodu 3. Například „uváděno od 1350“ + možné kombinace s odhadem („uváděno od asi 1260“) či kombinace s přesnou datací („uváděno od 1640-1949“). Pokud je u datace první a poslední písemné zmínky použit stejný rok, uvádí se pouze jako „uváděno“, např. „uváděno 1564“.

    Rozlišení působnosti od/do a první/poslední písemné zmínky je uvedeno v kapitole 6.3.7 a dále v kapitolách jednotlivých tříd.

  5. Neznámé datum se vyjadřuje znakem „?“. Možné situace jsou:

    1. je známo datum vzniku/narození, ale ne datum zániku/úmrtí (je však známo, že entita/osoba opravdu zanikla/zemřela) a nepoužije se působnost, např. „Novák, Jan (1920-?)“, „***Rakousko 1867-1918.*K. k. Eisenbahnministerium. Lokalbahnamt (Vídeň, Rakousko : 1896-?)“;

    2. není známo datum vzniku/narození, ale je známo datum zániku/úmrtí a nepoužije se působnost, např. „Novák, Jan (?-1980)“, „Dukovany (Dukovany, Třebíč, Česko : panství : ?-1850)“.

  6. Entita stále existuje – za letopočet se zapisuje spojovník bez otazníku, např. Mařík, Antonín, PhDr. (1957-), archivář…

  7. Jiné textové řetězce v chronologickém doplňku jako „kolem“ nebo předložka „po“ nejsou akceptovány. Výjimku představuje řetězec „zaniklo“ (viz kapitolu 12.3.1).

  8. Další technická specifika:

    1. oddělovačem mezi dolní a horní mezí datací, příp. mezi datací a působností je spojovník,

    2. před a za oddělovačem se nezapisují mezery, a to i když se vedle něj nalézá slovo či tečka (viz následující příklady).

    3. jestliže je dolní nebo horní hranice (nebo obě) datace entity řešena rozsahem, používá se forma širší meze, tj. u „vzniku“, „začátku“, „narození“ dolní mez a u „zániku“, „konce“, „úmrtí“ horní mez. Například „Václav (kníže a svatý : asi 907-asi 935)“, přičemž u narození je v datačním poli v události vznik vložen odhad roku „907“ a u úmrtí je v datačním poli v události zánik zapsán odhad rozsahem „929/935“.

    4. údaj „př. n. l.“ se uvádí za každým záporným letopočtem, např. „Cicero, Marcus Tullius (106 př. n. l.-43 př. n. l.)“.

Datace vs. chronologický doplněk

Chronologický doplněk a datace jsou dvě odlišné části popisu entity a je třeba důsledně rozlišovat jejich použití. Chronologický doplněk je součástí označení – obvykle se používá k rozlišení dvou a více entit se stejnou hlavní a vedlejší částí jména tak, aby uživatel získal jednoznačnou informaci, o jakou entitu se jedná. Chronologický doplněk se také používá v případě rozlišení více entit se stejným jménem, které existovaly v různém období (např. u korporací). Použití chronologického doplňku je specifikováno v pravidlech pro konkrétní třídu entit.

Rozdíly mezi datací v událostech vznik a zánik a chronologickým doplňkem jsou i ve způsobu zápisu. Pokud není znám rok vzniku či zániku, resp. rok působnosti od nebo působnosti do, zapisuje se v chronologickém doplňku otazník, např. „Samper, Oskar (1720-?)“. Avšak u úmrtí/zániku se prvek popisu datace nevyplní. Datace totiž není jako doplněk textový řetězec, nýbrž je to údaj určený pro strojové zpracování, které s otazníkem pracovat neumí.

Poznámka ke jménu

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla: poznámka ke jménu je přiřazena jak k preferovanému, tak i ke každému variantnímu označení.

Datace použití jména od-do

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla:

Jde o dva samostatné PP (zvlášť „od“ a „do“).

Uvádí se období jeho užívání, je-li odlišné od data existence entity.

Příklad použití stejného jména v obdobích na sebe nenavazujících:

PREF: hlavní část jména: tř. T. G. Masaryka – současné jméno ulice.

V minulosti, v letech 1918-1939 a posléze i 1945-1948, nesla ulice jméno „Wilsonova tř.“. V protektorátním období 1939-1945 došlo k přejmenování na „tř. H. Göringa“. Tato skutečnost se popíše následovně:

VAR 1: hlavní část jména: Wilsonova tř.

datace použití jména: 1918-1948

poznámka ke jménu: vyjma 1939-1945

Časový hiát pro období okupace, kdy došlo k dočasnému přejmenování, je vyjádřen v poznámce ke jménu. Vytvoření dvou stejnojmenných variant, byť s rozdílnou datací použití jména, by bylo chybou a systém IS CAM by druhou variantu nedovolil uložit (pravidlo kontroly duplicitních označení).

VAR 2: hlavní část jména: tř. H. Göringa

datace použití jména: 1939-1945

VAR 3: hlavní část jména: tř. Rudé armády

datace použití jména: 1948-1990

Jazyk jména

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla: pro jazyk jména se používá číselník jazyků ze ZP.

6.3.6. Stručná charakteristika

Povinnost: povinný dle jednotlivých tříd.

Pravidla:

Stručná slovní charakteristika entity upřesňující či vysvětlující výše uvedené údaje.

Stručná charakteristika začíná malým písmenem a píše se bez tečky na konci. Z těchto důvodů je třeba se pokud možno vyhýbat větným konstrukcím, a proto se používají slovní obraty tvořené přídavnými jmény či příčestími (viz též přílohy č. 10 a 14).

Příklad:

výrobní podnik zaměřený na produkci textilního zboží

nikoli: výrobní podnik, který vyráběl textilní zboží

Ve stručné charakteristice není přípustné použití zkratek s výjimkou obecně srozumitelných zkratek a měrných jednotek („aj.“, „mj.“, „např.“, „Ing.“, „Sb.“, „USA“, „km“, „mm“).

Rozsah stručné charakteristiky je omezen.

Ve stručné charakteristice jsou nepřípustné závorky.

Stručnou charakteristiku nelze nahradit doplňkem a naopak, oba prvky mají svůj význam a obsah. Dále není možné stručnou charakteristiku zaměňovat s popisem či dějinami dané entity.

6.3.7. Datace

Povinnost: povinnost dle použití.

Pravidla:

Datace se eviduje ve strojově čitelné podobě (viz kapitolu 4.2.5). Požadovaná syntaxe zápisu je závislá na implementaci v konkrétním informačním systému.

Datace se využívá pro:

  1. datum vzniku / narození / začátku / začátku platnosti, datum zániku / úmrtí / konce / konce platnosti,

  2. datum působnosti od / do, datum první / poslední písemné zmínky; tento typ datace se používá pouze tehdy, pokud nejsou známa data vzniku nebo zániku.

    1. V případě působnosti od/do se uvádí datum prvního/posledního výskytu entity, které bylo zjištěno z pramenů. Do poznámky lze pak uvést typ zdroje informace (např. „odvozeno ze zápisu v obecní kronice“, „… z listiny Karla IV.“, „… z dědického soudního spisu“).

    2. Datace první/poslední písemné zmínky má charakter obecně známé informace (např. z odborné literatury).

  3. dataci použití jména od/do,

  4. dataci u vztahů a událostí.

U všech výše zmíněných použití datace reprezentuje přesné datum uvedených událostí. Není-li přesné datum známo, může se uvést kvalifikovaný odhad.

Solitérní datace (např. jeden rok, jeden den) se zapisuje stejnou hodnotou do polí „datace vzniku…“ / „působnost od“ i „datace zániku…“ / „působnost do“.

Technická specifika datace (obecná pro IS CAM; závisí na konkrétní implementaci v externí aplikaci):

  1. maximální přesnost času na sekundy,

  2. nejsou uváděna časová pásma, ani juliánský či gregoriánský kalendář,

  3. otevřený interval se u datací neuplatňuje, neboť datační prvek popisu je vždy oddělen pro dolní a horní mez; otevřený interval celé datace entity či jednotlivých částí je tak řešen nevyplněním některé z mezí,

  4. poznámka k dataci se neuvádí.

6.3.8. Události a vztahy

Povinnost: povinnost dle jednotlivých tříd.

Pravidla: seznam událostí a vztahů je pevně stanoven, o jeho změně/rozšíření rozhoduje Kolegium.

Událost

Událost se obvykle odehrává na nějakém místě, za přítomnosti různých osob, v průběhu času, s přičiněním různých entit apod. Událost se zapisuje pomocí prvků popisu datace, poznámka, případně dalších (typ vzniku/zániku) a dále s pomocí vztahů k dalším entitám. Každá událost má určený typ (např. vznik, zánik, studium, manželství).

Událost je vytvořena pouze v případě, kdy je vyplněna alespoň jedna z následujících informací:

  1. datace začátku/konce události (nepovinný PP),

  2. poznámka k události (nepovinný PP),

  3. vztahy spojené s událostí (nepovinné).

Strukturu vztahu viz níže.

Skladba události:

Událost

  1. Prvky popisu události:

    • datace události,

    • poznámka k události,

    • další možné prvky popisu.

  2. Vztahy navázané na událost:

    • vztah 1 (specifikace vztahu + připojená entita + datace vztahu + poznámka ke vztahu),

    • vztah 2 (specifikace vztahu + připojená entita + datace vztahu + poznámka ke vztahu),

    • vztah x (specifikace vztahu + připojená entita + datace vztahu + poznámka ke vztahu).

U události vznik se rozlišují tyto způsoby vzniku:

  1. narození / vznik / narození prvního známého člena rodu/rodiny / začátek / začátek platnosti. Tento způsob vzniku se používá, pokud je známa datace uvedených událostí.

  2. působnost od / první písemná zmínka. Tento způsob vzniku se používá, pokud není známa datace událostí uvedených v bodu a).

Analogicky se postupuje u události zánik.

Vztah

Rozlišují se dva typy vztahů:

  1. vztahy spojené s událostí,

  2. související entity (vztahy mimo událost).

Vztahy s jinými entitami jsou definovány vždy specifikací vztahu a připojenou entitou.

Vytváření hierarchických vztahů se provádí propojením zdola nahoru, tj. připojováním k nadřazené entitě; v tomto případě se reciproční vztah nevytváří.

Například u popisu korporace nebude vloženo, jaké má/měla členy (tzn. se shora dolů), nýbrž vytvoří se pouze vztah, v jakých organizacích je/byla popisovaná korporace členem nebo organizační částí (tj. zezdola nahoru). Nebo např. u otce/matky se nezapisuje, jaké měl/a syny/dcery, avšak u syna/dcery pomocí vztahů se vloží informace, jaké měl/a rodiče.

Všechny vztahy jsou asymetrické; archivní autoritní záznamy se automaticky nepropojují. Znamená to, že je-li například na archivní autoritní záznam entity A (např. „sestra Jana“) napojen archivní autoritní záznam entity B (např. „Janin bratr Václav“), nevytvoří se automaticky v záznamu o entitě B („bratr Václav“) reciproční vztah k záznamu o entitě A („sestra Jana“).

Doporučuje se vytvářet vztahy vždy, pokud jsou autorovi záznamu o entitě známy (z archiválií, literatury či dalších zdrojů).

U vztahů se vyplňuje:

  1. specifikace vztahu (povinná součást vztahu) – určuje vztah entit; roli, v jaké vystupuje připojená entita k popisované entitě,

  2. připojená entita (povinná součást vztahu),

  3. datum začátku/konce vztahu (nepovinná součást vztahu),

  4. poznámka ke vztahu (nepovinná součást vztahu). Vyplňuje se pouze za účelem sdělení dalších informací k vytvořenému vztahu, popřípadě k napojené entitě.

V případě potřeby je možno vytvářet více vztahů se stejnou specifikací, které se ale musí lišit alespoň v jednom z dílčích prvků popisu. Vztahy se stejnou specifikací, které následují po sobě, se vždy rozlišují datací, např. u přesunu sídla z Prahy do Brna: u Prahy se doplní datace „1999-2019“, u Brna „2019-“.

6.3.9. Poznámka

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla: jedná se o poznámku k celé entitě.

6.3.10. Služební poznámka

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla: Jedná se o interní neveřejnou poznámku k celé entitě. Umožňuje se přenášení mezi systémy pro zpracování archiválií, ale nepublikuje se směrem k veřejnosti.

6.3.11. Souřadnice

Povinnost: povinná část archivního autoritního záznamu dle jednotlivých tříd.

Pravidla:

Způsob zápisu souřadnic je závislý na implementaci v konkrétním systému/pořádací aplikaci. Obecně se skládá z následujících částí:

  1. údaje souřadnic,

  2. typ souřadnic (bod, lineární útvar, polygon a jejich možné kombinace),

  3. poznámka.

Souřadnice se ukládají v geodetickém standardu WGS84.

Typy souřadnic:

  1. Bod, tzn. vymezení jedním bodem (tzv. definiční bod) = centrum oblasti, u lineárních útvarů (řeky, trasy) počáteční bod (minimální počet souřadnic).

  2. Linie = neomezený počet bodů pro přesné určení lineárních útvarů (řeky, trasy) s určeným pořadím.

  3. Polygon = neomezený počet bodů na obvodu s určeným pořadím. Patří sem i geografická oblast, případně geografická oblast s vnitřním výřezem, tj. s prostorem, který do dané oblasti nepatří.

Souřadnice se zapisují pomocí následujících prvků popisu:

  1. Definiční bod

    Akceptuje pouze typ „bod“, je neopakovatelný.

  2. Hranice

    Akceptuje všechny typy (bod, linie, polygon) a jejich možné kombinace.

6.3.12. Kódované údaje (identifikátory)

Povinnost: povinnost za určitých okolností dle jednotlivých tříd. Identifikátor INTERPI je doporučený identifikátor (viz odkaz v příloze č. 13).

Pravidla:

Struktura prvku je následující:

  1. zdroj externího identifikátoru – informace identifikující kód (výběr z číselníku),

  2. hodnota externího identifikátoru,

  3. platnost externího identifikátoru od,

  4. platnost externího identifikátoru do.

Zdroje externích identifikátorů jsou uvedeny v technické dokumentaci IS CAM: https://cam.nacr.cz/doc/ontology/itemtypes/idents/idn_type.html.

6.3.13. Zdroje informací

Povinnost: povinný PP u původců, v ostatních případech doporučený.

Pravidla: citace nejdůležitějších zdrojů použitých k tvorbě záznamu. Údaje v prvku popisu Odkaz na zdroje informací (viz kap. 6.3.14) jsou chápány jako druh informačního zdroje, a nemusí se proto již v prvku popisu Zdroje informací uvádět.

6.3.14. Odkaz na zdroje informací

Povinnost: nepovinný PP.

Pravidla: Slouží k zaznamenání odkazů formou linků/permalinku. Zapisuje se jako specifikace odkazu (titulek) a vlastní odkaz ve formě URL včetně použitého protokolu. Např. pro webový odkaz: https://cs.wikipedia.org/w/index.php?title=Praha&oldid=17444977