.. _zp_inst: POPIS INSTITUCE SPRAVUJÍCÍ ARCHIVÁLIE: ARCHIVNÍ PRŮVODCE ============================================================ Tato kapitola je věnována popisu archivů a kulturně vědeckých institucí (muzea, knihovny, galerie, památníky, veřejné výzkumné instituce a vysoké školy), které uchovávají archiválie. Popis institucí, které v souladu s legislativními předpisy uchovávají archiválie a pečují o ně, je na mezinárodní úrovni specifikován standardem ISDIAH – International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Mezinárodní standard pro popis institucí uchovávajících archiválie). Tato norma podává praktický návod, jak sestavit jednotný popis institucí, který je možné využít k vytvoření podrobného adresáře archivů a kulturně vědeckých institucí na národní úrovni. Účel adresáře spočívá v možnosti poskytnout veřejnosti na jednom místě základní informace o příslušných institucích doplněné o nejrůznější kontakty tak, aby se potencionální zájemci o výzkum snadno zorientovali v síti archivů a dalších paměťových institucí pečujících o archiválie. Popis instituce podle standardu ISDIAH je členěn do šesti základních oblastí obsahujících celkem 31 popisných elementů. Informace zaznamenávané v popisu se týkají vždy identifikace instituce (označení, současného názvu, dobových názvů, právních předchůdců, typu instituce), kontaktních údajů (adresy instituce, kontaktů na příslušné osoby), popisu působnosti, historie a organizačního členění instituce, přístupnosti pro veřejnost (otevíracích hodin v podatelně/studovně, omezení přístupnosti), poskytovaných služeb (v oblasti bádání a reprodukcí archiválií a dalších dostupných služeb) a správy příslušného popisu (informací o vytvoření a úpravě popisu instituce). Na závěr definuje standard ISDIAH pomocí čtyř elementů vztahy mezi popisem institucí na jedné straně a popisem archiválií a původců na straně druhé. V kontextu návrhu nových Základních pravidel byl na základě uvedené struktury nejprve vytvořen obecný návrh popisu instituce. V diskusi, která proběhla nad jejich tvorbou, bylo mj. rozhodnuto, že specializované a soukromé archivy, které jsou (s výjimkou Národního filmového archivu) organizačními součástmi svých zřizovatelů, zde budou vystupovat samostatně. Popis instituce byl přizpůsoben českému prostředí, doplněny byly některé údaje vyplývající výhradně z české legislativy (údaje o akreditaci, údaje o zřizovateli, směřování evidence NAD do druhotné evidence, zasílání výročních zpráv, oprávnění k provozování digitálního archivu apod.). Níže uvedená tabulka uvádí v prvním sloupci seznam elementů popisu. Druhý sloupec uvádí případnou podrobnější charakteristiku těchto prvků. Třetí sloupec ukazuje, které prvky jsou převzaty ze standardu ISDIAH (číslo prvku v ISDIAH) a které jsou naopak české, tj. domácí provenience (D). Čtvrtý sloupec uvádí, které prvky jsou povinné (P), případně za jakých podmínek, a které volitelné (V). Popis institucí, které uchovávají archiválie, lze využít v několika oblastech. Popsaná struktura může být použita k vytvoření a udržování registru těchto institucí, usnadnit tak orientaci badatelské veřejnosti a umožnit tak vytváření stále aktuálních adresářů v reálném čase. Registr je jednoduchou webovou aplikací, do které může vkládat údaje jak správní orgán na úseku archivnictví, tak zástupci jednotlivých archivů, kteří pak odpovídají za jejich aktualizaci. Zmíněný registr je zároveň možno využít jako základní vrstvu pro napojení archivních pomůcek v digitální podobě k institucím, čímž by vznikl celostátní „průvodce po archivech a kulturně vědeckých institucích“ v digitální podobě. Registr lze využít i jako zdroj informací pro úřady i pro jednotlivé archiváře. V tomto ohledu může navázat na některé již existující, avšak pouze interně využívané registry, např. číselník archivů, správních archivů a kulturně vědeckých institucí udržovaný odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Konkrétní podoba a možnosti využití registrů budou nepochybně v budoucnu ještě předmětem diskuse mezi archiváři. Z širšího pohledu lze z navržené struktury čerpat rovněž při tvorbě webových stránek archivů, případně dalších podob prezentace jednotlivých archivů. Údaje mohou rovněž tvořit základ pro referenční pomůcku průvodce po archivu. Funkčnost těchto nástrojů je nicméně vždy podmíněna aktuálností informací, které obsahují. +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **Popis instituce – | **Podrobnější charakteristika | | | **Prvek ISDIAH** | **Závaznost** | | elementy popisu** | elementu popisu** | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.1 Oblasti | | | | **5.1** | **P** | | identity** | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.1.1 Identifikátor | | | | 5.1.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.1.2 Autorizovaná | | | | 5.1.2 | P | | forma názvu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.1.3 Jiná/Paralelní | | | | 5.1.3 | V | | forma(y) názvu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.1.4 Odkazy viz též | Názvy předchůdců archivu | | | 5.1.4 | V | | – názvy | s odkazem na databázi CAM | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.1.5 Typ instituce | | | | 5.1.5 | P | | s archiváliemi | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.2 Oblast | | | | **5.2** | **P** | | kontaktů** | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1 Typ adresy | Poštovní adresa/sídlo/druhá | | | 5.2.1 | P | | a její pořadí | badatelna apod. | | | | | | (opakuje se podle | | | | | | | počtu adres, pořadí | | | | | | | adresy vyznačuje | | | | | | | předposlední číslice) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.1 Ulice | | | | 5.2.1 | P (pokud | | | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.2 Číslo | | | | 5.2.1 | P (pokud | | popisné | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.3 Číslo | | | | 5.2.1 | P (pokud | | orientační | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.4 PSČ | | | | 5.2.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.5 Lokalita | | | | 5.2.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.6 Část | | | | 5.2.1 | P | | lokality/Okres | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.1.1.7 Poštovní | | | | 5.2.1 | P (pokud | | přihrádka | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2 Spojení | | | | 5.2.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2.1 Telefon | | | | 5.2.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2.2 Fax | | | | 5.2.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2.3 E-mail | | | | 5.2.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2.4 URL | | | | 5.2.2 | P (pokud | | | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.2.5 ID datové | | | | D | P (pokud) | | schránky | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3 Kontaktní osoby | Jméno (s aktuálními tituly) | E-mail | Název funkce | 5.2.3 | P | | | | | (uvádí se pouze | | | | | | | v případě jiné | | | | | | | funkce) | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3.1 | | | | 5.2.3 | P | | Ředitel/vedoucí/jiná | | | | | | | funkce | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3.2 Badatelna | | | | 5.2.3 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3.3 Podatelna | | | | 5.2.3 | P (pokud | | | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3.4 Spisová | | | | 5.2.3 | P (pokud | | služba a předarchivní | | | | | vykonává | | péče | | | | | zvlášť | | | | | | | určená osoba) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.2.3.5. Evidence NAD | | | | D | P (pokud | | | | | | | vykonává | | | | | | | zvlášť | | | | | | | určená osoba) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.3 Oblast popisu** | | | | **5.3** | **P** | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.1 Dějiny | | | | 5.3.1 | P | | instituce, její | | | | | | | předchůdci a jejich | | | | | | | historické vazby | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.2 Mandáty/Zdroje | | | | 5.3.3 | P | | autority (Uvádí se | | | | | | | zdroje, ze kterých | | | | | | | vyplývají, pravomoci, | | | | | | | věcná i teritoriální | | | | | | | působnost atd. | | | | | | | Zpravidla je uváděna | | | | | | | příslušná legislativa | | | | | | | nebo dokumenty, ve | | | | | | | kterých jsou | | | | | | | předmětné | | | | | | | charakteristiky | | | | | | | uvedeny.) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.3 Administrativní | | | | 5.3.4 | V | | struktura a začlenění | | | | | | | uvnitř instituce | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.4 Dohled nad | | | | 5.3.5 | P | | spisovou službou | | | | | | | původce a akviziční | | | | | | | politika | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.5 Budova(y) | | | | 5.3.6 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.6 Archiválie | | | | 5.3.7 | P | | a jiné zdroje | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.7.1 Průvodce | | | | 5.3.8 | P (pokud | | | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.7.2 Publikace | | | | 5.3.8 | P (pokud | | o archivu | | | | | existuje) | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.3.7.3 Informační | | | | D | V | | systém | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.4 Oblast | | | | **5.4** | **P** | | přístupnosti** | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.1 Otevírací | | | | 5.4.1 | P | | hodiny (1.4.1 - | | | | | | | opakuje se podle | | | | | | | počtu badatelen) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.2 Data uzavření | | | | 5.4.1 | P | | badatelny | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.3 Podmínky | Občanský průkaz či jiný průkaz | | | 5.4.2 | P | | a požadavky na | totožnosti, na jehož základě lze | | | | | | přístup a využití | vystavit badatelský list. (Tato | | | | | | | věta je zde vždy) + doplňující | | | | | | | charakteristika. | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.4 Dostupnost | | | | 5.4.3 | **P** | | (Popis cesty | | | | | | | k instituci, která | | | | | | | pečuje o archiválie, | | | | | | | charakteristika | | | | | | | budovy, její vybavení | | | | | | | ve vztahu | | | | | | | k dostupnosti | | | | | | | (parkoviště, výtah, | | | | | | | dopravník pro osoby | | | | | | | s fyzickým postižením | | | | | | | apod.) Údaj byl po | | | | | | | diskusi rozdělen do | | | | | | | bodů 1.4.4.1, | | | | | | | 1.4.4.2, 1.4.4.3.) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.4.1 Popis cesty | | | | 5.4.3 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.4.2 GPS | | | | 5.4.3 | V | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.4.4.3 Mapa | | | | 5.4.3 | V | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.5 Oblast služeb** | | | | 5.5 | **P** | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1 Badatelské | | | | 5.5.1 | P | | služby | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.1 Předkládání | Okamžitě/Ve lhůtě | | | 5.5.1 | P | | archiválií | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.2 Nutnost | Ano/Ne | | | 5.5.1 | P | | objednat místo | | | | | | | dopředu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.3 Formuláře ke | | | | 5.5.1 | V | | stažení | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4 Vybavení | | | | 5.5.1 | P | | badatelny | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.1 Počítač | Ano/Ne | | | 5.5.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.2 Čtečka | Ano/Ne | | | 5.5.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.3 Možnost | Ano/Ne | | | 5.5.1 | P | | připojení notebooku | | | | | | | do elektrické sítě | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.4 Možnost | Ano/Ne + charakteristika | | | 5.5.1 | P | | připojení k internetu | připojení (např. Wifi) | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.5 Možnost | Ano/Ne/Jaké | | | 5.5.1 | P | | použít vlastní | | | | | | | reprodukční zařízení | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.6 Filmování | Ano/Ne/Podmínky | | | 5.5.1 | P | | archiválií | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.7 Rešerše | Ano/Ne/Podmínky | | | 5.5.1 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.8 Omezení | Fyzický stav archiválií | | | 5.5.1 | P | | přístupu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.1.4.9 Další | Povolení vlastníka | | | 5.5.1 | V | | podmínky nutné | | | | | | | k zpřístupnění | | | | | | | archiválií | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2 Reprodukční | | | | 5.5.2 | **P** | | služby | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.1 Kopírka | Ano/Ne | | | 5.5.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.2 Kopie | Ano/Ne | | | 5.5.2 | P | | z mikrofilmu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.3 Digitální | Ano/Ne | | | 5.5.2 | P | | reprodukce | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.4 Mikrofilm | Ano/Ne | | | 5.5.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.5 Termín | | | | 5.5.2 | V | | vyhotovení reprodukcí | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.2.6 Ceník služeb | odkaz na URL | | | 5.5.2 | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.5.3 Veřejné oblasti | Badatelna archivu je umístěna | | | 5.5.3 | V | | (unifikovaný příklad) | v druhém patře bez výtahu. Do | | | | | | | budovy je bezbariérový přístup, | | | | | | | na schodišti do vyšších pater je | | | | | | | výtah pro vozíčkáře. Před budovou | | | | | | | archivu je placené parkoviště. | | | | | | | V archivu se nachází bufet | | | | | | | a sociální zařízení. Na vyžádání | | | | | | | je možno zakoupit publikace | | | | | | | z produkce archivů a odboru | | | | | | | archivní správy a spisové služby | | | | | | | MV. Archiv pravidelně pořádá | | | | | | | výstavy s regionální tématikou. | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.6 Oblast | | | | **5.6** | **P** | | kontroly** (uváděny | | | | | | | jsou údaje nezbytné | | | | | | | pro identifikaci | | | | | | | záznamu na místní | | | | | | | a lokální úrovni) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.1 Identifikátor | | | | 5.6.1 | P | | popisu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.2 Identifikátor | | | | 5.6.2 | P | | instituce | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.3 Použitá | | | | 5.6.3 | P | | pravidla nebo | | | | | | | konvence | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.4 Status | | | | 5.6.4 | P | | | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.5 Úroveň vnoření | | | | 5.6.5 | P | | | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.6 Data vytvoření, | | | | 5.6.6 | P | | opravy nebo vymazání | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.7 Jazyk(y) | | | | 5.6.7 | P | | a písmo(a) | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.8 Zdroje | | | | 5.6.8 | V | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.6.9 Udržovací | | | | 5.6.9 | V | | poznámky | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | **1.7 Oblast | | | | **D** | **P** | | akreditace a vztahů** | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.1 Typ akreditace | ze zákona/udělením | | | D | P | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.2 Datum udělení | | | | D | P | | akreditace | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.3 Datum vstupu | | | | D | P | | akreditace v platnost | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.4 Datum | | | | D | P | | odnětí/odevzdání | | | | | | | akreditace | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.5 Zřizovatel, | Ministerstvo vnitra | | | D | P | | resp. instituce | | | | | | | plnící funkci | | | | | | | zřizovatele | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.6 Příslušný | OASS MV/NA/příslušné SOA | | | D | P | | správní úřad | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.7 Nadřízený | OASS MV/NA/příslušné SOA | | | D | P | | kontrolní orgán | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.8 Adresát výroční | OASS MV/příslušné SOA | | | D | P | | zprávy | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.9 Povinnost | Ano/Ne + zkratka archivu, který | | | D | P | | zasílat do druhotné | vede druhotnou evidenci, | | | | | | evidence NAD | v případě volby Ano. | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.10 Udělení | ze zákona/udělením | | | D | P | | oprávnění | | | | | | | k provozování | | | | | | | digitálního archivu | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.11 Datum udělení | | | | D | P | | oprávnění | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.12 Datum vstupu | | | | D | P | | oprávnění v platnost | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+ | 1.7.13 Datum | | | | D | P | | odnětí/odevzdání | | | | | | | oprávnění | | | | | | +-----------------------+-----------------------------------+--------+-----------------+-------------------+---------------+