Příloha č. 9 Porovnání prvků popisu a pravidel ZP (IS CAM) a IS PEvA

Do základní evidence NAD jsou pomocí IS PEvA zapisovány entity, které vystupují v roli původců archivních souborů. Znamená to, že klasifikace povinnosti vyplnění v ZP, resp. v IS CAM „povinný PP“ a „povinný PP u původců…“ splývají v IS PEvA v případě záznamů původců do kategorie povinný údaj.

Metodika pro zápis původců a geografických entit v IS PEvA akceptuje ZP v rozsahu, jaký je umožněn úrovní implementace popisu původce a geografické entity v IS PEvA. Rozsah implementace je zřejmý ze sekce IS PEvA ve sloupci „Implementováno“ v příslušných tabulkách této přílohy. Pokud určitý PP, který je obsažen v ZP (IS CAM), není v dané tabulce zapsán (např. „dějiny“, „funkce korporace“ a další), znamená to, že v IS PEvA tento prvek implementován není.

Povinnost vyplnit prvek popisu je v samostatném souboru a je vyznačena v sekci IS PEvA ve sloupcích:

1. „Povinné“. Hodnota „ano“ znamená, že povinnost vyplnit PP platí vždy; bez vyplnění také nelze archivní autoritní záznam entity v systému IS PEvA uložit. Vyplněním těchto PP je zabezpečena jednoznačná určitelnost (definovatelnost) a rozlišitelnost entity na celostátní úrovni.

2. „Povinné s výjimkou“. Hodnota „ano“ znamená, že PP je povinný pouze za určitých okolností stanovených ZP. Vyplnění zajistí soulad mezi záznamy téže entity v IS PEvA a v IS CAM. Druhý možný případ pro nastavení této výjimky je situace, kdy v okamžiku popisu entity není PP znám. Četnost takových výjimek je ale omezena tak, aby byla zaručena jednoznačná určitelnost (definovatelnost) a rozlišitelnost entity na celostátní úrovni.

Tato klasifikace povinností musí být dodržována všemi subjekty, které vedou evidenci NAD. Evidence původců a geografických entit je v IS PEvA sdílena všemi těmito subjekty. Na druhou stranu je nutné v IS PEvA připustit i zápis takových entit, které ZP sice plně nesplňují (v rámci omezení daného rozsahem implementace), jsou však dostatečně určeny tak, aby nemohlo dojít k jejich záměně s jinou entitou. Ne vždy musí být všechny potřebné údaje v okamžiku zápisu do IS PEvA zpracovateli známy. Tato situace nastává zvláště u původců nezpracovaných archivních souborů (viz též kapitolu 6.2.1).

Podrobnější informace o transformaci ZP do IS PEvA viz v souboru stažitelném na stránce https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx.