3. POPIS ARCHIVÁLIÍ
Tato kapitola definuje úrovně archivního popisu a stanovuje jeho obecné principy. V kapitole je určena závazná hloubka popisu pro jednotlivé druhy archivních pomůcek.
3.1. Zásady popisu
Tvorba archivního popisu představuje zásadní činnost pro zpřístupnění archiválií. Při pořádání dochází k fyzickému a logickému uspořádání archiválií podle příslušného pořádacího schématu a následně k jejich ukládání do zakládacích obalů. Výsledkem tohoto uspořádání je archivní popis, který vznikl završením procesu „vytváření přesného vyjádření jednotek popisu a jejich částí (jsou-li nějaké) podchycením, analyzováním, uspořádáním a zaznamenáním informací, které slouží k identifikaci, správě, lokalizaci a vysvětlení archiválií, jejich souvislostí a systému správy dokumentů, ve kterém archiválie vznikly“. [1]
Archivní popis (v současném pojetí založeném na využívání moderních informačních technologií) je výsledkem zpracování veškerých dostupných informací o archivním souboru do podoby informačního systému, který umožňuje zpřístupnění archiválií v reálném nebo virtuálním (digitálním) prostředí. Jedná se o informační celek, který se v průběhu jednotlivých archivních činností, jako jsou evidence, zpracování, inventarizace a katalogizace archiválií, neustále doplňuje, opravuje a prohlubuje v závislosti na tom, jak jsou zpřesňovány informace o příslušných archiváliích. V postupných krocích jsou při výše uvedených činnostech pořizovány analogové pomůcky (viz kapitolu 2.10), které zachycují daný stav zpřístupnění, mají trvanlivější charakter a slouží ke zpřístupnění archiválií plnohodnotně i bez informačních a komunikačních prostředků (blíže viz kapitolu 3.4).
Záměrem je sdílení mnoha dílčích informací v rámci komplexního archivního popisu. Výsledný celek vzniká propojením popisu archiválií, který zpřístupňuje jejich obsah, s informacemi o původcích, které dokumentují jejich vývoj a existenci v souvislostech, dále s připojením rejstříkových hesel a přístupových bodů, které jsou navázané na popis archiválie nebo popis původce a udržovány v podobě archivních autoritních záznamů v IS CAM, [2] a konečně spojením s detailním popisem instituce, která o archiválie pečuje. Přehledně jsou tyto vztahy vyjádřeny následujícím schématem:
3.2. Základní principy víceúrovňového popisu
Obecně lze uvést, že při uplatnění víceúrovňového popisu se archiválie popisují jednotně od shora dolů, přičemž se udržuje neustálá vazba s archivním souborem jako celkem, jehož popis se dále upřesňuje.
3.2.1. Popis od obecného ke specifickému
Archivní soubor se popisuje podle logických celků od celku nejvyššího (archivního fondu nebo sbírky) přes podřízené celky nižší (série a nižší série, složky a podsložky) až k jednotlivým archiváliím, nebo jejich částem (jednotlivosti a části jednotlivostí). Těmto rovinám popisu se říká úrovně (viz podrobněji 3.3). Archiválie (popř. jejich části) nebo skupiny archiválií pojímané jako celek, které jsou vyjádřeny záznamem v informačním systému archivní pomůcky, se nazývají jednotkami popisu. Uplatněním tohoto pravidla dochází k postupnému popisování archivního souboru, přičemž se informace uváděné na jednotlivých nižších úrovních neustále konkretizují, a to v souvislosti s postupným zpřesňováním znalostí o zpřístupňovaných archiváliích.
Pokud je popis prohlubován v rámci části jedné úrovně popisu, není povinné prohlubovat popis i v ostatních částech této úrovně.
3.2.2. Informace odpovídající úrovni popisu
Na každé úrovni archivního popisu se zaznamenávají jen takové informace, které přísluší dané jednotce popisu. Tyto obecné informace musí být společné pro všechny nižší úrovně a nikoli jen pro část z nich. Např. pokud je jednotkou popisu série, neuvádí se na její úrovni výčet konkrétních obsahů jednotlivostí. Jestliže je naopak popisována jednotlivost, nezaznamenávají se u ní informace o původci, který je společný pro všechny jednotlivosti patřící do stejné série. Taková informace bude uvedena jen na té vyšší úrovni, která odpovídá všem jednotlivostem.
3.2.3. Propojení popisů
Pro každou jednotku popisu se určuje přesné místo v celé hierarchii popisu. Označením jednotky popisu příslušnou úrovní archivního popisu se zdůrazňují souvislosti ve vertikální ose archivního popisu a míra konkretizace popisu. Používané úrovně popisu jsou uvedeny v kapitole 3.3 Úrovně popisu.
3.2.4. Neopakování informací
Popis z vyšších úrovní popisu se automaticky dědí na nižší úrovně, což znamená, že informace uvedené u vyšších jednotek popisu nemusí být znovu explicitně opakovány u jednotek nižších. Jejich působnost na nižších úrovních je zaručena dědičností. Na nižších úrovních se tak popis obohacuje jen o informace, které jsou aktuální pro danou jednotku popisu a které nebyly aktuální (společné) pro úroveň vyšší ve smyslu druhého pravidla.
3.3. Úrovně popisu
3.3.1. Archivní soubor
Archivní soubor jako jednotka popisu je podle archivní legislativy archivní fond nebo archivní sbírka. K vymezení archivního souboru podrobněji viz kapitolu 2.6. Může se dělit na části archivního souboru (dílčí listy v evidenci NAD).
3.3.2. Série
Série je jednotka popisu, která vyjadřuje souvislosti mezi skupinami archiválií v rámci archivního souboru. Série jsou zpravidla tvořeny buď na základě původní spisové manipulace (například podle manipulačního období, organizačního členění původce, způsobu shromažďování a správy dokumentů) nebo na základě umělého pořádacího schématu, věcné (agendové) souvislosti, formální nebo obsahové příbuznosti. V případě, že si vnitřní uspořádání celku vyžaduje další členění, obsahuje každá série tolik nižších sérií (2. až n úrovně), kolik je potřeba k vyjádření všech úrovní hierarchické struktury této činnosti či uspořádání. Nejnižší série obsahuje složky a jednotlivosti. Katalog tvoří sérii, pokud neprohlubuje popis série zaznamenané inventářem.
3.3.3. Složka
Složka je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované prostřednictvím evidenčních jednotek karton, fascikl, digitální archivní jednotka (například spisy a typové spisy, korespondence, účty) a soubory jednotlivostí (např. soubor fotografií). Pokud jsou věcně související archiválie uloženy ve více evidenčních jednotkách (karton, fascikl, DAJ), [3] nebo pokud je třeba vyjádřit souvislosti mezi částmi jedné složky, [4] vytvoří se podsložky (1. až n úrovně). Podsložky se tedy tvoří z důvodu konkrétní manipulační situace či věcných souvislostí, přičemž tato pojetí se mohou v jednom popisu dle potřeby kombinovat. [5] V případě spisu s částí digitální i analogovou se nemusí tyto podsložky tvořit, pokud jsou archiválie v dané složce uloženy v jednom kartonu a jedné digitální archivní jednotce. Minimální rozsah složky nebo podsložky tvoří dvě jednotlivosti. Zvláštním případem složky je „složka manipulačního seznamu“. Pouze v ní je možné popsat více druhů evidenčních jednotek (s výjimkou výše uvedené složky obsahující analogovou i digitální část) a její popis nelze prohloubit (viz kapitolu 3.4.1). V rámci implementace složky v příslušných softwarech je možné určit více typů složek vzhledem k jejich specifickému použití. [6] Příklady použití složek jsou uvedeny v příloze č. 1.
3.3.4. Jednotlivost
Jednotlivost je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované prostřednictvím evidenčních (resp. dílčích evidenčních) jednotek. Jedná se o listiny (do roku 1850 i po roce 1850), úřední knihy, rukopisy, podací protokoly/deníky, indexy, elenchy a repertáře, kartotéky, pečetidla, razítka, samostatné pečeti a odlitky pečetí a otisky typářů, mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby, fotografie na papírové podložce, fotografické desky, listové filmy, svitkové filmy, kinofilmy, mikrofilmy, mikrofiše, fotoalba, kinematografická díla a záznamy, zvuková díla a záznamy, tisky (do roku 1800 a po roce 1800), pohlednice, plakáty, cenné papíry, štočky, předměty numismatické povahy, předměty faleristické povahy, jiné. Jednotlivosti se v případě potřeby dále dělí na části jednotlivosti (1. až n úrovně). Jednotlivostí, resp. částí jednotlivosti, jsou rovněž archiválie nebo jejich části na nejnižší úrovni v rámci složek a podsložek (např. protokol ve spisu, fotografie ve spisu, jedna sekce mapy apod.), případně v rámci nejnižší série (pokud se v ní nachází spis obsahující právě jediný protokol či záznam, stanovy spolku v jediné brožuře, celek korespondence o jediné poštovní celině apod.). Jednotlivosti jsou tedy takovými jednotkami popisu, jejichž další fyzické dělení na části by zpravidla vedlo k narušení jejich integrity. [7] Např. jednotlivý dopis, dopisnice, poštovní známka, celistvost, celina, dokument zakládající právní akt uvedený v primárním registru, zhostný list, zachovací list, výuční list, tovaryšský list, cechovní osvědčení, osobní doklad, diplom, stanovy spolku, cechovní statuta, soudní nebo notářský dokument, výstřižek z periodického tisku, jednotlivá hudební partitura, účet, technická příručka, separátní otisk článku, kramářský tisk, modlitební knížka, almanach, pamětní tisk, tiskem vydaná výroční zpráva, zpravodaj, věstník, memorandum, prohlášení, petice, projev, přednáška, pozvánka, program akce, novoročenka, jízdenka, vstupenka, navštívenka, jednotlivý propagační materiál, katalog výstavy, katalog zboží, ceník, inzertní leták, inzertní magazín, jízdní řád, zpěvník, divadelní hra, kalendář, adresář, taneční pořádek, los, jídelní lístek, výzkumná zpráva, technická zpráva, nálezová zpráva, zpráva o stavu, vysokoškolská kvalifikační práce (bakalářská, magisterská, rigorózní, disertační, habilitační), pracovní nebo studijní materiál, konferenční materiál (sborník z konference, prezentace, poster, program), jednotlivý kus firemní literatury, vzorník, analogová reprodukce dokumentu prohlášená za archiválii, rukopisy článků, drobných statí, referáty, záložky do knih apod.
Jednotlivost nebo část jednotlivosti, která je součástí organicky vzniklého evidenčního celku a z tohoto důvodu nebyla určena dle pravidel evidence Národního archivního dědictví jako samostatná evidenční jednotlivina, přestože její povaha by takové určení umožňovala (např. tisk, technický výkres či mapa ve spisu, fotografie či předmět numismatické povahy vlepené do kroniky apod.), je v případě, že je popisována jako samostatná jednotka popisu v rámci prohloubení popisu daného celku, opatřena stejným popisem a stejnými povinnými prvky popisu v kontextu daného typu archivní pomůcky jako v případě jejího vykazování jako příslušné evidenční jednotliviny a samostatného popisu na úrovni jednotlivost.
Úrovně popisu jednotlivost, složka a série se vážou na příslušné vyšší úrovně popisu (jednotlivost na složku nebo sérii, složka na sérii, série na archivní soubor). Každý archivní soubor obsahuje minimálně jednu sérii, a to i v případě, že se skládá z jedné jednotlivosti, resp. z jedné evidenční jednotky.
3.4. Závazná hloubka popisu a její rozšiřování v rámci archivních pomůcek
3.4.1. Manipulační seznam
U manipulačního seznamu je závazná hloubka popisu na úrovni složka. Pouze v případě manipulačního seznamu může úroveň složka obsahovat více druhů evidenčních jednotek (jedná se o tzv. složku manipulačního seznamu, viz kapitolu 3.3.3). Popis takové složky nelze dále prohlubovat. V případě, že zpracovatel manipulačního seznamu potřebuje prohloubit popis pod úroveň složky, nebo pokud je rozsah archiválií ve složce manipulačního seznamu větší než jeden karton, jeden DAJ, jeden fascikl, nebo jiná takovému množství odpovídající jednotka s přihlédnutím ke způsobu předkládání, kdy popis prohloubit musí, postupuje již dle pravidel pro inventář a katalog. Vytvoří pak složky samostatně pro každý druh evidenční jednotky, resp. dílčí evidenční jednotky. Úroveň jednotlivosti je požadována pouze v případě, že je popisována kartotéka, nebo se v sérii nachází pouze jedna jednotlivost jednoho druhu evidenční jednotky (v sérii se vyskytuje pouze jeden podací deník, jedna kartotéka, jedno fotoalbum apod.).
3.4.2. Inventář (dílčí inventář)
U inventáře (dílčího inventáře) je závazná hloubka popisu na úrovni složka a následujících jednotlivostí, které nesmí být sloučeny do složek: listiny (do roku 1850 i po roce 1850), úřední knihy, podací protokoly/deníky, indexy, elenchy a repertáře, kartotéky, [8] pečetidla, mapová díla, atlasy, fotoalba, tisky do roku 1800. Mapové dílo se v případě, že fyzicky přesahuje uvedený rozsah požadovaný pravidlem 3.4.1, rozepisuje na části jednotlivosti (např. na jednotlivé mapovnice, kartotéční zásuvky).
Ostatní jednotlivosti lze sloučit do složky (maximální rozsah je 1 karton, 1 DAJ nebo jiná takovému množství odpovídající jednotka s přihlédnutím ke způsobu předkládání).
3.4.3. Katalog
U katalogu je závazná hloubka popisu na úrovni složka a jednotlivost. Jednotlivosti nelze sloučit do složek.
Hlubší popis není u kterékoliv z uvedených pomůcek vyloučen.
Závazná hloubka popisu definovaná u jednotlivých druhů archivních pomůcek hraje stejnou úlohu jako dříve používaná inventární jednotka.
Všechny archivní pomůcky k jednomu archivnímu souboru tvoří v elektronické podobě jeden kompaktní celek (například jednu databázi). Inventář (dílčí inventář) a katalog, nebo části těchto pomůcek tak mohou být dle potřeby průběžně doplňovány (například z důvodu delimitace, přírůstku apod.) a prohlubovány (například z důvodu ochrany archiválií, správních potřeb, zvýšené nahlédací agendy, digitalizace apod.). [9] Nová jednotka popisu se do archivní pomůcky vkládá na místo, kam logicky náleží. Pokud jsou všechny příslušné jednotky popisu v inventáři prohloubeny do úrovně závazné pro katalog, je inventář nahrazen jako celek katalogem.
Nahrazování původní vytištěné archivní pomůcky se při opravování, doplňování a částečném prohlubování řídí potřebami a možnostmi archivu. V případě tisku vznikne pomůcka s novým evidenčním číslem, která nahradí původní. V případě, že došlo k opravě jednotek popisu v pomůcce nebo k jejímu prohloubení hlubším popisem stávajících jednotek popisu bez tisku nové verze pomůcky, bude dodatek vložen do stávajícího výtisku pomůcky a zaznamenán v evidenci archivních pomůcek v systému NAD.
3.4.4. Příklady použití sérií a nižších sérií, složek, podsložek, jednotlivostí a částí jednotlivostí v části fondu korporace a ve sbírce
Vysvětlivky:
Série 1. až 3. úrovně by mohly být zachyceny i v manipulačním seznamu, tento příklad však vychází ze skutečnosti, že je již známa hierarchie fondu, což u manipulačního seznamu nemusí být pravidlem.
Legenda – závazná hloubka popisu u manipulačního seznamu a u inventáře normálním písmem, kurzíva u katalogu.
Další příklady pro jednotlivé evidenční jednotky jsou uvedeny v příloze č. 1.
Příklad 1 – fond korporace:
Úroveň popisu |
JP [10] |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
Archivní soubor |
Organizace X |
||||||||
Série 1. úrovně |
Manipulace č. 1 |
||||||||
Série 2. úrovně |
Referát č. 1 |
||||||||
Série 3. úrovně |
Agenda č. 1 |
||||||||
Složka |
Typový spis |
||||||||
Podsložka |
Správní řízení |
||||||||
Podsložka |
Soubor technické dokumentace |
||||||||
Jednotlivost |
Technický výkres č. 1 |
||||||||
Jednotlivost |
Technický výkres č. 2 |
||||||||
Jednotlivost |
Úřední kniha |
||||||||
Jednotlivost |
Listina |
||||||||
Složka |
Spisy č. 1 - 100 |
||||||||
Podsložka |
Spisy č. 1-10 |
||||||||
Podsložka 2. úrovně |
Spis č. 1… |
||||||||
Jednotlivost |
Podání |
||||||||
Část jednotlivosti |
Příloha podání - fotografie |
||||||||
Jednotlivost |
Rozhodnutí |
||||||||
Série 1. úrovně |
Organizační složka netovřící fond |
||||||||
Série 2. úrovně |
Manipulace organizační složky č. 1 |
||||||||
Jednotlivost |
Úřední kniha |
||||||||
Jednotlivost |
Razítko |
||||||||
Jednotlivost |
Index |
||||||||
Složka |
Spisy č. 1 - 10 |
||||||||
Podsložka |
Spis č. 1… |
||||||||
Složka |
5 kusů tisků |
||||||||
Jednotlivost |
Tisk č. 1 |
||||||||
Část jednotlivosti |
Veduta |
Příklad 2 – sbírka:
Úroveň popisu |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
JP |
Archivní soubor |
Sbírka soudobé dokumentace |
||||||
Série 1. úrovně |
Regionální události |
||||||
Série 2. úrovně |
Region č. 1 |
||||||
Série 3. úrovně |
Obor činnosti č. 1 |
||||||
Série 4. úrovně |
Událost č. 1 |
||||||
Složka |
Karton |
||||||
Jednotlivost |
Pozvánka č. 1… |
||||||
Složka |
Fascikl |
||||||
Jednotlivost |
Plakát |
||||||
Jednotlivost |
Kniha podpisů |
||||||
Série 4. úrovně |
Událost č. 2 |
||||||
Složka |
Karton |
||||||
Jednotlivost |
Pozvánka č. 1… |
||||||
Série 1. úrovně |
Regionální korporace netvořící fond |
||||||
Série 2. úrovně |
Typ korporace č. 1 |
||||||
Složka |
Korporace č. 1 |
||||||
Podsložka |
Fotografie č. 1-10 |
||||||
Jednotlivost |
Fotografie č. 1, která nese známky poštovní korespondence |
||||||
Část jednotlivosti |
Poštovní známka |
3.4.5. Příklad použití sérií a nižších sérií, složek, podsložek, jednotlivostí a částí jednotlivostí v manipulačním seznamu k fondu, u něhož není dosud známa úplná hierarchie:
Úroveň popisu |
Jednotka popisu |
Jednotka popisu |
Jednotka popisu |
Jednotka popisu |
Jednotka popisu |
Archivní soubor |
Organizace X |
||||
Série 1. úrovně |
Referát č. 1 |
||||
Série 2. úrovně |
Agenda č. 1 |
||||
Složka |
Agenda č. 1 za rok X (obsahuje 2 úřední knihy a spisy v kartonu) |
||||
Složka |
Agenda č. 1 za rok Y (obsahuje 1 fotoalbum a spisy v kartonu) |
||||
Série 2. úrovně |
Agenda č. 2 |
||||
Složka |
Agenda č. 2 za rok X v 1. kartonu |
||||
Složka |
Agenda č. 2 za rok X v 2. kartonu |
||||
Složka |
Agenda č. 2 za rok X ve fasciklu (obsahuje technickou dokumentaci a spisy) |
||||
Jednotlivost |
Kartotéka [11] |
||||
Část jednotlivosti |
Kartotéční zásuvka č. 1 |
||||
Část jednotlivosti |
Kartotéční zásuvka č. 2 |
||||