Metodický pokyn č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1
Čj. MV-171396-1/AS-2022
Odbor archivní správy a spisové služby v souladu s pověřením v § 44 písm. a) a b) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, kterým mu byla svěřena působnost v oblasti řízení výkonu státní správy v oblasti archivnictví a zpracování koncepce rozvoje archivnictví, vydává nová Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (dále jen ZP 3.1). Text ZP ver. 3.1 včetně příloh je nedílnou součástí tohoto metodického pokynu.
Základní pravidla
- 1. ÚVOD
- 2. ARCHIVNÍ ZPRACOVÁNÍ
- 2.1. Obecné vymezení archiválie
- 2.2. Dvě současná pojetí archiválie z hlediska oboru archivnictví
- 2.3. Paměťové instituce
- 2.4. Specifické vlastnosti archiválie
- 2.5. Akvizice archiválií
- 2.6. Vymezení archivního souboru
- 2.7. Pořádání archivního souboru
- 2.8. Vyřazení z důvodu přehodnocení významu, přesun a převedení archiválií do péče jiného archivu
- 2.9. Evidenční jednotky
- 2.10. Archivní pomůcky
- 3. POPIS ARCHIVÁLIÍ
- 4. PRVKY POPISU ARCHIVÁLIÍ
- 4.1. Úvod
- 4.2. Univerzální prvky popisu – oblast identifikačních informací
- 4.3. Univerzální prvky popisu – oblast kontextu a struktury
- 4.4. Univerzální prvky popisu – oblast podmínek přístupnosti a využití
- 4.5. Univerzální prvky popisu – oblast doplňujících materiálů
- 4.6. Univerzální prvky popisu – oblast poznámek
- 4.7. Univerzální prvky popisu – oblast kontroly popisu
- 5. ROZŠÍŘENÝ POPIS ARCHIVÁLIÍ
- 5.1. Úvod
- 5.2. Univerzální prvky rozšířeného popisu
- 5.3. Listiny do roku 1850 a po roce 1850
- 5.4. Úřední knihy, registraturní pomůcky, kartotéky
- 5.5. Rukopisy
- 5.6. Hudebniny
- 5.7. Typáře a jejich otisky
- 5.8. Archiválie evidované výhradně prostřednictvím množstevních evidenčních jednotek (kromě technické dokumentace)
- 5.9. Mapy, mapová díla, atlasy
- 5.10. Technické výkresy
- 5.11. Grafické listy, kresby
- 5.12. Fotografické archiválie
- 5.13. Kinematografické filmy
- 5.14. Zvukové archiválie
- 5.15. Tisky do roku 1800 a po roce 1800
- 5.16. Pohlednice
- 5.17. Plakáty
- 5.18. Cenné papíry
- 5.19. Štočky
- 5.20. Digitální archivní jednotky
- 5.21. Numizmatické předměty
- 5.22. Faleristické předměty
- 5.23. Jiné
- 6. ARCHIVNÍ AUTORITNÍ ZÁZNAMY
- 7. TŘÍDA OSOBA/BYTOST
- 8. TŘÍDA ROD/RODINA
- 9. TŘÍDA KORPORACE
- 10. TŘÍDA UDÁLOST
- 11. TŘÍDA DÍLO/VÝTVOR
- 12. TŘÍDA GEOGRAFICKÝ OBJEKT
- 13. TŘÍDA OBECNÝ POJEM
- 14. POPIS INSTITUCE SPRAVUJÍCÍ ARCHIVÁLIE: ARCHIVNÍ PRŮVODCE
Přílohy
- Příloha č. 1 Příklady jednotek popisu a úrovní popisu
- Příloha č. 2 Jazyky jednotky popisu
- Příloha č. 3 Převodník prvků standardu pro popis matrik narozených, oddaných a zemřelých
- Příloha č. 4 Převodník prvků celostátního soupisu pečetí
- Příloha č. 5 Převodník prvků celostátního soupisu vedut
- Příloha č. 6 Schéma XML pro ukládání a zasílání archivních pomůcek podle ZP
- Příloha č. 7 Základní pravidla správy archivních autoritních záznamů
- Příloha č. 8 Seznam tříd a podtříd entit
- Příloha č. 9 Porovnání prvků popisu a pravidel ZP (IS CAM) a IS PEvA
- Příloha č. 10 Příklady entit dle jednotlivých tříd
- Příloha č. 11 Příklady jurisdikcí
- Příloha č. 12 Archivní taxonomické kategorie
- Příloha č. 13 Doporučené zdroje informací o entitách
- Příloha č. 14 Závazné příklady popisu původců a entit v ostatních rolích
- Příloha č. 15 Seznam zkratek
- AUTOŘI
Čl. 1 Úvodní ustanovení
Vydání ZP ver. 3.1 má za cíl:
Upravit podmínky pro další implementaci Základních pravidel platných v plném rozsahu od 30. září 2022.
Kodifikovat částečné upřesnění, dílčí změny a revize ustanovení, které nastaly v souvislosti s vytvořením všech softwarových nástrojů sloužících k implementaci doposud platných Základních pravidel (dále jen ZP ver. 3.0) [1], z jejichž textu v kapitolách č. 2, 3, 4, 5 a 14 přímo vychází.
Reflektovat upřesnění a opravy v oblasti sdíleného a kooperativně vytvářeného popisu archivních autoritních záznamů spojeného s implementací IS CAM vytvořeného v součinnosti Ministerstva vnitra a Technologické agentury České republiky a provozovaného Národním archivem spojenou s úpravou kapitol 6 až 13 ZP ver. 3.0.
Reflektovat ustavení „Pracovního kolegia pro CAM a metodiku záznamů archivních entit” (dále jen Kolegium), které vzniklo na základě „Memoranda o shodě” Národního archivu a sedmi státních oblastních archivů ze dne 3. prosince 2018 (dále jen „Kolegium“) a vymezit jeho působnost.
Čl. 2 Postup zavedení Základních pravidel pro zpracování archiválií do praxe
ZP 3.1 budou zaváděna v souladu s těmito pravidly:
ZP 3.1 nemají v oblasti archivního zpracování retrospektivní platnost. Předpokládá se, že se využijí při práci s archiváliemi dosud nezpracovanými, případně při reinventarizaci archivních souborů zpracovaných podle starších pravidel a metodik.
O reinventarizaci a úpravě starších pomůcek do podoby kodifikované aktuální verzí ZP 3.1 rozhoduje ředitel nebo vedoucí archivu, případně kulturně vědecké instituce (dále jen KVI).
V oblasti zápisu a oprav archivních autoritních záznamů se jejich zápis řídí ZP ver. 3.1 a u stávajících zápisů archivních autoritních záznamů se jejich úprava provede nejpozději před jejich synchronizací s IS CAM.
Ředitel nebo vedoucí archivu nebo KVI rozhoduje rovněž o harmonogramu, organizaci, použitých softwarových nástrojích a všech dalších otázkách aplikace ZP 3.1, a to podle konkrétních podmínek archivu nebo KVI.
Rozpracované archivní pomůcky vytvářené před vydáním ZP 1.0 budou dokončeny v souladu se ZP z r. 1958, nerozhodne-li vedoucí archivu nebo KVI jinak. Rovněž pomůcky vytvářené v souladu se ZP 1.0 nebo ZP 2.0 nebo ZP 3.0 budou dokončeny v souladu s těmito pravidly, nerozhodne-li vedoucí archivu nebo KVI jinak.
Při implementaci ZP se doporučuje využít softwarů vytvořených pro archivní popis v souladu se Základními pravidly pro zpracování archiválií.
Při implementaci ZP se doporučuje uplatňovat postup upravený „Metodikou implementace pořádacího software ELZA v paměťových institucích“, kterou certifikovalo Ministerstvo vnitra 2. ledna 2017 a která je dostupná na webových stránkách Ministerstva vnitra - https://www.mvcr.cz/clanek/software- elza.aspx. Tuto metodiku mohou využít i ty instituce, které nepoužívají jako nástroj archivního popisu software ELZA.
Čl. 3 Správa dat a jejich přenos
Archivní pomůcky v elektronické podobě se ukládají v IS PEvA II, jako součást základní evidence Národního archivního dědictví podle schématu SUZAP a nově EAD3 zveřejněného Ministerstvem vnitra na webové stránce https://www.mvcr.cz/clanek/archivni-standardy.aspx. Schéma na základě EAD3 je nedílnou součástí ZP 3.1. Stejnopisy archivních pomůcek v papírové podobě vytvářené podle ZP 3.1 a papírové archivní pomůcky vzniklé podle starších pravidel a dokončené po 30. září 2022 budou zasílány do druhotné a ústřední evidence tak, jako doposud.
Sdílené záznamy archivních entit, které jsou vytvářeny v souladu s aktuálními ZP, se ukládají v informačním systému „Centrální archivní modul pro tvorbu a správu záznamů entit“ (dále jen „IS CAM“). Tyto záznamy vznikají v referenčním klientovi IS CAM, v systému „Evidence Národního archivního dědictví na Národním archivním portálu“ (dále jen „IS PEvA II”) a v externích aplikacích archivů a vybraných kulturně vědeckých institucí, které mají ve své péči archiválie. Externími aplikacemi jsou míněny zejména ty, které slouží ke zpracování nebo prezentaci archiválií. Předávání záznamů a komunikace mezi všemi těmito systémy probíhá za podmínek stanovených jinými předpisy, a to hlavně provozním řádem IS CAM https://cam.nacr.cz/info/ .
Při importu dat z informačního systému, který používá jiná pravidla než ZP (například knihovnické autority), do systémů vytvořených podle ZP, musí dojít k transformaci záznamů podle ZP.
Čl. 4 Odpovědnost za další rozvoj ZP a metodickou pomoc
Za metodiku upravenou v kapitolách 1 až 5 a 14 ZP 3.1, její výklad a rozvoj odpovídá ministerstvo.
Za metodiku upravenou v kapitolách 6 až 13 ZP 3.1, její výklad a rozvoj odpovídá Kolegium, které plní následující úkoly:
navrhuje Ministerstvu vnitra metodiku pro vytváření a správu záznamů entit,
ve spolupráci s Ministerstvem vnitra řeší udržitelnost a další rozvoj systému IS CAM,
definuje role, práva a požadavky na uživatele při vytváření a správě záznamů entit a stanovuje způsob školení uživatelů,
rozhoduje o vkládání záznamů entit v systému IS CAM, které nejsou vytvářeny v rámci evidence nebo zpracování archiválií,
rozhoduje spory v oblasti správy záznamů entit v IS CAM,
poskytuje metodickou pomoc archivům v oblasti implementace kapitol č. 6 až 13.
Dotazy týkající se problematiky archivních autoritních záznamů a jejich aplikace se zasílají e-mailem na adresu – cam@ceskearchivy.cz.
Čl. 5 Zrušovací ustanovení
Tento Metodický pokyn ruší Metodický návod č. 1/2021 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.0 (č. j. MV- 23313-5/AS-2021).
Čl. 6 Účinnost
Metodický návod nabývá účinnosti dnem 17. října 2022.
PhDr. Daniel Doležal, Ph.D. ředitel odboru archivní správy a spisové služby MV V Praze 4. října 2022
!!! summary “Citace zdroje - soubory ke stažení”
- [Metodický pokyn č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (č. j. MV-171396-1/AS-2022)](attachments/Metodicky_pokyn_AS_c_4-2022_Zakladni_pravidla_pro_zpracovani_archivalii_v3-1_-_20221006.pdf) (pdf, 222 kB)
- [Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (příloha metodického pokynu č. 4/2022)](attachments/Priloha_k_Metodickemu_pokynu_AS_c_4-2022_Zakladni_pravidla_pro_zpracovani_archivalii_v3-1_-_20221006.pdf) (pdf, 7,4 MB)
- plus další přílohy ke stažení na [https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d](https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d)