Metodický pokyn č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1

Čj. MV-171396-1/AS-2022

Odbor archivní správy a spisové služby v souladu s pověřením v § 44 písm. a) a b) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, kterým mu byla svěřena působnost v oblasti řízení výkonu státní správy v oblasti archivnictví a zpracování koncepce rozvoje archivnictví, vydává nová Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (dále jen ZP 3.1). Text ZP ver. 3.1 včetně příloh je nedílnou součástí tohoto metodického pokynu.

Základní pravidla

Přílohy

Čl. 1 Úvodní ustanovení

Vydání ZP ver. 3.1 má za cíl:

  1. Upravit podmínky pro další implementaci Základních pravidel platných v plném rozsahu od 30. září 2022.

  2. Kodifikovat částečné upřesnění, dílčí změny a revize ustanovení, které nastaly v souvislosti s vytvořením všech softwarových nástrojů sloužících k implementaci doposud platných Základních pravidel (dále jen ZP ver. 3.0) [1], z jejichž textu v kapitolách č. 2, 3, 4, 5 a 14 přímo vychází.

  3. Reflektovat upřesnění a opravy v oblasti sdíleného a kooperativně vytvářeného popisu archivních autoritních záznamů spojeného s implementací IS CAM vytvořeného v součinnosti Ministerstva vnitra a Technologické agentury České republiky a provozovaného Národním archivem spojenou s úpravou kapitol 6 až 13 ZP ver. 3.0.

  4. Reflektovat ustavení „Pracovního kolegia pro CAM a metodiku záznamů archivních entit” (dále jen Kolegium), které vzniklo na základě „Memoranda o shodě” Národního archivu a sedmi státních oblastních archivů ze dne 3. prosince 2018 (dále jen „Kolegium“) a vymezit jeho působnost.

Čl. 2 Postup zavedení Základních pravidel pro zpracování archiválií do praxe

ZP 3.1 budou zaváděna v souladu s těmito pravidly:

  1. ZP 3.1 nemají v oblasti archivního zpracování retrospektivní platnost. Předpokládá se, že se využijí při práci s archiváliemi dosud nezpracovanými, případně při reinventarizaci archivních souborů zpracovaných podle starších pravidel a metodik.

  2. O reinventarizaci a úpravě starších pomůcek do podoby kodifikované aktuální verzí ZP 3.1 rozhoduje ředitel nebo vedoucí archivu, případně kulturně vědecké instituce (dále jen KVI).

  3. V oblasti zápisu a oprav archivních autoritních záznamů se jejich zápis řídí ZP ver. 3.1 a u stávajících zápisů archivních autoritních záznamů se jejich úprava provede nejpozději před jejich synchronizací s IS CAM.

  4. Ředitel nebo vedoucí archivu nebo KVI rozhoduje rovněž o harmonogramu, organizaci, použitých softwarových nástrojích a všech dalších otázkách aplikace ZP 3.1, a to podle konkrétních podmínek archivu nebo KVI.

  5. Rozpracované archivní pomůcky vytvářené před vydáním ZP 1.0 budou dokončeny v souladu se ZP z r. 1958, nerozhodne-li vedoucí archivu nebo KVI jinak. Rovněž pomůcky vytvářené v souladu se ZP 1.0 nebo ZP 2.0 nebo ZP 3.0 budou dokončeny v souladu s těmito pravidly, nerozhodne-li vedoucí archivu nebo KVI jinak.

  6. Při implementaci ZP se doporučuje využít softwarů vytvořených pro archivní popis v souladu se Základními pravidly pro zpracování archiválií.

  7. Při implementaci ZP se doporučuje uplatňovat postup upravený „Metodikou implementace pořádacího software ELZA v paměťových institucích“, kterou certifikovalo Ministerstvo vnitra 2. ledna 2017 a která je dostupná na webových stránkách Ministerstva vnitra - https://www.mvcr.cz/clanek/software- elza.aspx. Tuto metodiku mohou využít i ty instituce, které nepoužívají jako nástroj archivního popisu software ELZA.

Čl. 3 Správa dat a jejich přenos

  1. Archivní pomůcky v elektronické podobě se ukládají v IS PEvA II, jako součást základní evidence Národního archivního dědictví podle schématu SUZAP a nově EAD3 zveřejněného Ministerstvem vnitra na webové stránce https://www.mvcr.cz/clanek/archivni-standardy.aspx. Schéma na základě EAD3 je nedílnou součástí ZP 3.1. Stejnopisy archivních pomůcek v papírové podobě vytvářené podle ZP 3.1 a papírové archivní pomůcky vzniklé podle starších pravidel a dokončené po 30. září 2022 budou zasílány do druhotné a ústřední evidence tak, jako doposud.

  2. Sdílené záznamy archivních entit, které jsou vytvářeny v souladu s aktuálními ZP, se ukládají v informačním systému „Centrální archivní modul pro tvorbu a správu záznamů entit“ (dále jen „IS CAM“). Tyto záznamy vznikají v referenčním klientovi IS CAM, v systému „Evidence Národního archivního dědictví na Národním archivním portálu“ (dále jen „IS PEvA II”) a v externích aplikacích archivů a vybraných kulturně vědeckých institucí, které mají ve své péči archiválie. Externími aplikacemi jsou míněny zejména ty, které slouží ke zpracování nebo prezentaci archiválií. Předávání záznamů a komunikace mezi všemi těmito systémy probíhá za podmínek stanovených jinými předpisy, a to hlavně provozním řádem IS CAM https://cam.nacr.cz/info/ .

  3. Při importu dat z informačního systému, který používá jiná pravidla než ZP (například knihovnické autority), do systémů vytvořených podle ZP, musí dojít k transformaci záznamů podle ZP.

Čl. 4 Odpovědnost za další rozvoj ZP a metodickou pomoc

  1. Za metodiku upravenou v kapitolách 1 až 5 a 14 ZP 3.1, její výklad a rozvoj odpovídá ministerstvo.

  2. Za metodiku upravenou v kapitolách 6 až 13 ZP 3.1, její výklad a rozvoj odpovídá Kolegium, které plní následující úkoly:

    1. navrhuje Ministerstvu vnitra metodiku pro vytváření a správu záznamů entit,

    2. ve spolupráci s Ministerstvem vnitra řeší udržitelnost a další rozvoj systému IS CAM,

    3. definuje role, práva a požadavky na uživatele při vytváření a správě záznamů entit a stanovuje způsob školení uživatelů,

    4. rozhoduje o vkládání záznamů entit v systému IS CAM, které nejsou vytvářeny v rámci evidence nebo zpracování archiválií,

    5. rozhoduje spory v oblasti správy záznamů entit v IS CAM,

    6. poskytuje metodickou pomoc archivům v oblasti implementace kapitol č. 6 až 13.

Dotazy týkající se problematiky archivních autoritních záznamů a jejich aplikace se zasílají e-mailem na adresu – cam@ceskearchivy.cz.

Čl. 5 Zrušovací ustanovení

Tento Metodický pokyn ruší Metodický návod č. 1/2021 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.0 (č. j. MV- 23313-5/AS-2021).

Čl. 6 Účinnost

Metodický návod nabývá účinnosti dnem 17. října 2022.

PhDr. Daniel Doležal, Ph.D. ředitel odboru archivní správy a spisové služby MV V Praze 4. října 2022

!!! summary “Citace zdroje - soubory ke stažení”

- [Metodický pokyn č. 4/2022 odboru archivní správy a spisové služby, kterým se vydávají Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (č. j. MV-171396-1/AS-2022)](attachments/Metodicky_pokyn_AS_c_4-2022_Zakladni_pravidla_pro_zpracovani_archivalii_v3-1_-_20221006.pdf) (pdf, 222 kB)
- [Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1 (příloha metodického pokynu č. 4/2022)](attachments/Priloha_k_Metodickemu_pokynu_AS_c_4-2022_Zakladni_pravidla_pro_zpracovani_archivalii_v3-1_-_20221006.pdf) (pdf, 7,4 MB)
- plus další přílohy ke stažení na [https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d](https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d)