2. Řídící část

Řídící část, element <control> slouží k popisu metadat o archivní pomůcce, informací o času vytvoření a aplikaci, v níž byl export vytvořen, zachycení částí úvodu a tiráže.

2.1. control/recordid

Povinný identifikátor datového souboru. Pečující archiv je garantem jedinečnosti identifikátoru datového souboru. Jako identifikátor výstupu se uvede pro něj vytvořené UUID.

2.2. control/otherrecordid

Pokud se EAD používá pro uložení finální pomůcky použije se povinně element <otherrecordid> pro uložení jejího čísla ze základní evidence Národního archivního dědictví. V atributu localtype se uvádí CZ_MVCR_FINDING_AID_ID a jako hodnota se uvede číslo pomůcky.

Příklad - archivní pomůcka číslo 426:

<ead:control>
  <ead:recordid>9dfd1217-2e59-46d8-9a59-0791d32fb31a</ead:recordid>
  <ead:otherrecordid localtype="CZ_MVCR_FINDING_AID_ID">426</ead:otherrecordid>
  ...
</ead:control>

Volitelně je možné přidat interní kód výstupu (např. kód revize pomůcky) umožňující blíže identifikovat výstup. Pro uložení interního kódu se uvádí v atributu localtype hodnota INTERNAL_REV_ID.

<ead:control>
  <ead:recordid>9dfd1217-2e59-46d8-9a59-0791d32fb31a</ead:recordid>
  <ead:otherrecordid localtype="CZ_MVCR_FINDING_AID_ID">426</ead:otherrecordid>
  <ead:otherrecordid localtype="INTERNAL_REV_ID">REV_XY</ead:otherrecordid>
  ...
</ead:control>

2.3. control/filedesc

Element control/filedesc obsahuje základní převážně bibliografické informace o archivní pomůcce v souboru uložené. Povinně obsahuje podřízený element titlestmt, kde je uvedeno jméno archivního souboru (element <titleproper>). Pokud se jedná o předání dokončené archivní pomůcky uvede se její název povinně pomocí elementu <subtitle>. V ostatních případech se element <subtitle> uvádí volitelně a obsahuje uživatelské pojmenování zapsaného archivního popisu.

Atribut encodinganalog povinně obsahuje číslo archivního souboru ze základní evidence Národního archivního dědictví.

Část je dále určena pro uložení informací nacházejících se na titulním listu, v úvodu a tiráži archivní pomůcky. Podrobněji viz Uložení úvodu a prvků popisu tiráže.

2.4. control/maintenancestatus

Povinný element <maintenancestatus> obsahuje informaci o stavu publikace archivní pomůcky. Pro archivní popis vzniklý exportem z pořádacích aplikací se uvede atribut value="DERIVED".

2.5. control/maintenanceagency

Element <maintenanceagency> je určen k zápisu instituce, která pečuje o archiválie popsané pomůckou. Uvádí se identifikátor archivu z registru institucí (archivů) národního portálu (hodnota externího identifikátoru číslo archivu ze systému CAM) a jméno archivu. Jméno archivu se uvádí primárně v podobě shodné s označením v registru archivů v nezkrácené podobě.

Na úrovni elementu <maintenanceagency> se uvádí povinně atribut countrycode="CZ".

Element agencycode obsahuje kód archivu a atribut localtype s hodnotou CZ_MVCR_INSTITUTION_ID.

Příklad:

<ead:maintenanceagency countrycode="CZ">
  <!-- Identifikátor z číselníku archivů -->
  <ead:agencycode localtype="CZ_MVCR_INSTITUTION_ID">225101010</ead:agencycode>
  <!-- Jméno archivu -->
  <ead:agencyname>Státní okresní archiv Hradec Králové</ead:agencyname>
</ead:maintenanceagency>

2.6. control/localcontrol

Druh archivní pomůcky se uvádí v elementu <localcontrol> s uvedením atributu localtype="FINDING_AID_TYPE", vlastní hodnota se zapisuje do elementu <term> doplněným o atribut identifier= s konstantou určující typ pomůcky.

Pokud se nejedná o uložení dat pomůcky, element se neuvede.

Druhy pomůcek a uváděné hodnoty:

Druh pomůcky	Atribut `identifier`
prozatimní inventární seznam	`PROZ_INV_SEZNAM`
manipulační seznam	`MANIP_SEZNAM`
inventář	`INVENTAR`
katalog	`KATALOG`

2.6.1. Pravidla tvorby archivního popisu

Pomocí shodného elementu se také uvádí informace o použitých pravidlech pro zpracování archivního popisu s uvedením atributu localtype="RULES". Vlastní hodnota se zapisuje do elementu <term> doplněným o atribut identifier= s konstantou určující konkrétní pravidla.

Tabulka povolených hodnot pro uvedení pravidel archivního popisu:

Pravidla	Atribut `identifier`
základní pravidla z roku 1958	`CZ_ZP1958`
základní pravidla od roku 2013	`CZ_ZP2013`

Druh pomůcky musí odpovídat uvedeným pravidlům dle nichž byl popis vytvořen a která jsou deklarována. Například prozatimní inventární seznam se vytvářel dle pravidel z roku 1958.

Příklad - jméno, číslo a druh archivní pomůcky:

<ead:control>
  <ead:recordid>9dfd1217-2e59-46d8-9a59-0791d32fb31a</ead:recordid>
  <!-- 426 - číslo archivní pomůcky -->
  <ead:otherrecordid localtype="CZ_MVCR_FINDING_AID_ID">426</ead:otherrecordid>
  <!-- 1612 - číslo listu NAD -->
  <ead:filedesc encodinganalog="1612">
    <ead:titlestmt>
      <!-- Jméno archivního souboru -->
      <ead:titleproper>A. Schramm, Praha, závod Poštorná</ead:titleproper>
      <!-- Název archivní pomůcky -->
      <ead:subtitle>A. Schramm, Praha, závod Poštorná 1833-1945</ead:subtitle>
    </ead:titlestmt>
  </ead:filedesc>
  ...
  <!-- Druh pomůcky -->
  <ead:localcontrol localtype="FINDING_AID_TYPE">
    <ead:term identifier="INVENTAR">inventář</ead:term>
  </ead:localcontrol>
  <ead:localcontrol localtype="RULES">
    <ead:term identifier="CZ_ZP2013">základní pravidla od roku 2013</ead:term>
  </ead:localcontrol>
  <ead:localcontrol localtype="CZ_FINDING_AID_EAD_PROFILE">
    <ead:term identifier="CZ_EAD3_PROFILE_20230601">profil platný od června 2023</ead:term>
  </ead:localcontrol>
  ...
</ead:control>

2.6.2. Verze profilu EAD

Export do formátu EAD musí odpovídat konkrétní revizi těchto pravidel. Uplatněná revize se zapisuje pomocí elementu <localcontrol> s uvedením atributu localtype="CZ_FINDING_AID_EAD_PROFILE". Každý export dle tohoto profilu musí mít uvedenu verzi profilu.

Vlastní hodnota se zapisuje do elementu <term> doplněným o atribut identifier= s konstantou určující konkrétní verzi profilu.

Tabulka povolených hodnot pro verzi profilu

Pravidla	Atribut `identifier`
profil platný od června 2023 do února 2024	`CZ_EAD3_PROFILE_20230601`
profil platný od března 2024	`CZ_EAD3_PROFILE_20240301`

2.7. control/maintenancehistory

Povinná část je určena pro zaznamenání informací o historii instance dat. Povinně se uvádí elementy:

eventtype s hodnotou atributu value: created

eventdatetime s časem vytvoření

agenttype s hodnotou atributu value: machine

agent obsahuje jméno zdrojového systému a jeho verzi

<ead:maintenancehistory>
  <ead:maintenanceevent>
    <ead:eventtype value="created"></ead:eventtype>
    <ead:eventdatetime standarddatetime="2022-02-07T01:31:59.835+01:00">2022-02-07T01:31:59.835+01:00</ead:eventdatetime>
    <!-- Typ vytvoření popisu machine|human -->
    <ead:agenttype value="machine"></ead:agenttype>
    <!-- Jméno agenta -->
    <ead:agent>ELZA 2.3.9</ead:agent>
  </ead:maintenanceevent>
</ead:maintenancehistory>